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采购部内控程序

第一条合同执行管理

一、采购部人员必须熟知执行合同的相关条款。

二、对周期性供货物资的合同执行需进行定期和不定期的跟催、

了解。

三、对合同执行的下批物资需对供应商的生产、库存情况进行落

实。

四、执行一些大订单时注意，有些物资或多或少的固定成本差距

不是太大，尽量调整价格。确保质量后定价格。

五、在执行合同的过程中，每批物资建立到货、发票、资金承付

登记台账。

六、质量把关不仅仅是使用部门，采购部执行人员在合同执行过

程中，要把关质量，在不断执行合同的过程中应不断淘汰不合格的供

应商。

七、在合同执行过程中，要坚持保证质量的前提下，最大限度地

为公司降低成本为原则。

（注：后附表格）

第二条工程物资接口管理

一、供应商在材料到货前通知施工方准备收货场地落实进场路

线。

二、施工单位的收货人员必须是有施工单位书面授权确认的专职

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人员收货。

三、供应商货物送达施工现场，由施工单位签收一式叁份的销货

清单并加盖其公司有效章：一份由施工方留存、一份由供应商留存，

一份交由项目部转到采购部。

四、供应商材料送达后应由工程部专业工程师会同项目监理部门

和施工方对物资进行检验。

五、供应商和施工方对所供材料物资进行数量的确认，并出具双

方签字认可的确认函。

六、专业工程师在已确认的确认函上签属验收意见后，交至采购

部。

七、采购部对项目监理部提供的收货单及供应商和施工方提供的

确认函进行核对数量同时，施工方对已接受的物资数量和质量负责。

八、采购部确认数量无误、质量合格后按照合同条款进行付款。

第三条资金承付、结算、票据报销管理

一、电汇、支票、汇票承付：

1、业务经办人申请办理资金时，应以资金计划单为付款依据，

由相关会计根据发票报销和付款周期给予签字确认后，方可交部门经

理或其委托代理人审批。

2、资金计划单必须填写清晰、规范，若因资金计划单不清晰或

失误而造成资金流失或延误付款，由计划人承担由此造成的损失。

3、以支票形式付款时，支票必须填写完整的收款单位名称。

4、对于财务部门已办理好的支票、汇票、电汇，必须及时领取

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登记，并进行认真审核，经业务经办人同意后方可交于客户。

5、客户领取支、汇票时必须要出示身份证，单位委托书或证明

等相关证件，并办理相关的文字交接手续。

二、现金承付：

1、客户以现金结算货款时，必须填写规范的收款条为付款根据。

2、以借款条形式付款，必须由业务经办人、相关部门经理或其

委托代理人审批后报财务部。

3、客户领取现金必须持有该单位出具的委托书或证明，并持本

人身份证明或证明本人身份的相关证件。

4、现金必须在财务部当面点清。

5、在支付最后一批货款时，一定要与财务部核对后，方可全部

付清。

6、所有人员报销的票据需要支取现金或抽财务借条，必须经部

门经理或其委托人签字后方可办理。

三、结算：

物资进场验收合格后，采购部按采购合同或招标文件规定的结算

时间附供应商和施工单位的确认函等付款凭证，经采购部主管核准确

认后交财务部，财务部审核后报总经理审批后付款。

四、票据报销管理：

一、所有人员的票据必须妥善保管，否则出现票据丢失由其个人

承担一切后果。

二、必须清晰规范、准确无误填写封面报销单。

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三、报销办公用品发票须附办公室开具的入库单，方可报销。

四、报销工程材料发票须持入库单方可报销。

五、报销票据的粘贴顺序为：封面—发票—入库验收单—相关票

据。

六、报销的票据须经办人、部门领导、财务领导、总经理审核签

字后方可报销。

七、所有入库单必须妥善保管，如