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标准化周例会通知模板及写作技巧

在日常的团队管理与项目推进中，周例会扮演着至关重要的角色，它是信息同步、问题研讨、决策制定以及任务追踪的核心平台。一份规范、清晰的周例会通知，不仅能够确保参会人员准确理解会议要求，提前做好准备，更能有效提升会议的效率与产出。作为一名长期与各类公文打交道的资深作者，我将结合实践经验，为大家提供一套标准化的周例会通知模板，并分享一些实用的写作技巧。

一、标准化周例会通知模板

以下模板旨在提供一个全面且通用的框架，您可以根据团队的具体需求和会议的实际目的进行灵活调整和删减。

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【周例会通知】[部门/项目名称]第X周工作例会

会议主题：[例如：X月第X周工作进展回顾与下周计划研讨/关于XX项目当前问题分析及解决方案探讨]

会议时间：[XXXX年X月X日]（星期X）[上/下/X午X点X分]（预计时长：XX分钟/小时）

会议地点：

*线下：[例如：公司X号会议室/X楼层洽谈区A]

*或线上线下结合

参会人员：

*主持人：[姓名]([职务])

*参会人员：[张三、李四、王五……或相关部门负责人、项目组成员等，请尽量列明具体姓名，或清晰界定范围]

*记录人：[姓名]([职务])

会议议程：

1.[时长]上周工作总结与进展通报（各相关负责人/接口人）

*[可进一步细化议题1.1：例如XX模块完成情况]

*[可进一步细化议题1.2：例如YY任务遇到的阻碍]

2.[时长]本周重点工作计划与资源协调（各相关负责人/接口人）

3.[时长]待解决问题研讨与决策（[可提前列出1-2个核心议题，如：关于XX方案的选择]）

4.[时长]信息同步与重要事项传达（主持人/相关领导）

5.[时长]其他需要讨论的事项/自由交流

6.[时长]会议总结与行动项分配（主持人）

会前准备：

1.请各位参会人员围绕上述议程，提前梳理个人/负责模块的工作进展、存在问题及本周计划。

2.涉及“上周工作总结”和“本周工作计划”的同事，请准备简明扼要的口头汇报，如需PPT，请提前[X小时/天]发送至[指定邮箱/共享文件夹]或会议开始前上传至会议系统。

3.针对“待解决问题研讨”中的议题，请相关人员提前思考可能的解决方案或建议。

4.请携带[必要的文件/资料/设备，如：笔记本、相关数据报表等]。

其他事项：

*请各位参会人员准时出席，如有特殊情况无法参会，请提前[X小时/天]向[主持人/记录人/部门助理]请假，并安排合适的同事代为参会或提交书面意见。

*会议期间请将手机调至静音或震动模式，保持良好秩序。

*会议结束后[X小时/天]内，记录人将整理会议纪要并分发至各位参会人员，请大家及时查阅并确认行动项。

联系人：[姓名]，联系方式：[内部分机号/企业微信/邮箱]

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二、周例会通知写作技巧

一份高质量的周例会通知，远不止信息的简单堆砌，它需要体现出专业性和对参会者的尊重。以下技巧将帮助您提升通知的质量：

1.信息准确是前提，要素完整是基础

通知的核心功能是传递信息，因此准确性是首要原则。时间、地点、参会人、议题等关键信息务必反复核对，避免差错。同时，要确保信息的完整性，一个规范的通知应包含“5W1H”的核心要素：Why（会议目的/主题）、When（时间）、Where（地点）、Who（参会人）、What（议程）、How（会前准备、注意事项）。上述模板已涵盖这些要素，写作时需逐项落实。

2.主题明确，直截了当

会议主题应清晰、具体，能够准确概括会议的核心内容和目的，让参会者一眼就能了解会议的重点。避免使用模糊、空泛的主题，如“周例会”、“工作会议”。例如，“XX项目第三季度进度复盘与风险评估会”就比单纯的“项目周会”更具指导意义。

3.议程清晰，逻辑严谨

议程是会议的“路线图”，其设计直接影响会议效率。

*条目化呈现：使用数字序号和项目符号，使议程条理分明，易于阅读。

*突出重点：将重要的、需要深入讨论的议题前置或给予较多时长。

*明确时长：为每个议题预估并标注时长，有助于主持人掌控节奏，参会人合理分配注意力。

*细化议题：对于复杂议题，可以适当细化子议题，引导讨论方向，避免跑题。

4.语言精炼，措辞得体

*简洁明了：避免冗余、口水话，用最精炼的语言表达清楚意思。商务沟通，时间宝贵。

*专业规范：使用正式、专业的书面语，避免口语化和网络流行语。

*语气得体：根据会议的性质和参会人员的层级，把握好语气。通常应保持客观、中立、尊重的态度。对于需要参会人配合的事项（如会前准备），可使用“请”、“烦请”等礼貌用语。

5.突出重点，提醒到位

对于会议的关键信息，如