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采购流程标准化工具包及审批模板

一、工具包概述与价值

在企业管理中，采购流程是连接资源与生产的核心环节，其规范性直接影响成本控制、效率提升及合规风险。本工具包旨在通过标准化流程设计、标准化模板工具及关键风险提示，帮助企业实现采购全流程的可控、可追溯、可优化，适用于生产制造、服务、商贸等各类企业的非生产性物料（如办公用品、服务外包）及生产性物料（如原材料、设备）采购场景，助力企业降低沟通成本、避免重复劳动、防范合规漏洞。

二、标准化操作流程（全环节拆解）

（一）需求发起：明确采购必要性与基础信息

操作目标：保证采购需求真实、必要，基础信息完整，避免无效采购。

责任人：需求部门专员/部门负责人*

操作步骤：

需求部门根据业务需求（如新增设备、耗材补充、服务外包等），填写《采购需求申请表》（模板见第四章），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息。

部门负责人*对需求的必要性（如是否为重复采购、是否有替代方案）及预算合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

输出文档：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）

（二）预算审核：保证采购金额可控

操作目标：验证采购需求是否符合年度预算，避免超预算采购。

责任人：财务部专员/财务负责人*

操作步骤：

采购部接收《采购需求申请表》后，提交至财务部进行预算匹配审核。

财务部专员核对申请金额与部门年度预算余额，若预算充足，直接签字确认；若预算不足，需需求部门提交《预算调整申请说明》，由财务负责人及总经理审批通过后，方可进入下一步。

输出文档：《预算审核意见表》（含财务负责人签字/预算调整审批单）

（三）供应商选择：保障采购质量与性价比

操作目标：通过合规方式选择合格供应商，保证物料/服务质量、价格合理。

责任人：采购部专员/采购经理*

操作步骤：

供应商寻源：根据采购需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标、询价比价（3家及以上供应商）、单一来源采购（仅适用于独家代理等特殊场景）等方式确定候选供应商。

供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、过往合作业绩等，采购部审核资质真实性并填写《供应商资质审核表》。

比价与评估：对候选供应商的价格、质量、交期、服务能力等进行综合评分，形成《供应商比价评估表》，选择最优供应商。

输出文档：《供应商资质审核表》《供应商比价评估表》《中标通知书》（适用招标场景）

（四）合同签订：明确权责，规避法律风险

操作目标：通过书面合同固化双方权利义务，减少纠纷。

责任人：采购部专员/法务专员/总经理*

操作步骤：

采购部根据与供应商协商结果，起草《采购合同》（模板见第四章），明确物品/服务规格、数量、单价、总金额、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决条款等。

法务专员（或指定法务负责人*）对合同条款的合法性、严谨性进行审核，重点检查违约责任、知识产权、必威体育官网网址条款等。

审核通过后，由采购经理及总经理签字，并加盖企业公章；供应商签字盖章后，合同正式生效。

输出文档：《采购合同》（双方签字盖章版）

（五）订单执行与交付：保证采购按时到位

操作目标：跟进供应商履约情况，保证物料/服务按时交付。

责任人：采购部专员/需求部门对接人*

操作步骤：

采购部根据签订的《采购合同》，向供应商发出《采购订单》，明确交付时间、地点、方式等细节。

供应商交付物料/服务时，需求部门对接人*根据订单信息核对交付数量、外观、规格等，确认无误后在《交付确认单》上签字；若存在差异，需当场记录并反馈至采购部协调处理。

输出文档：《采购订单》《交付确认单》

（六）验收与付款：闭环管理，保证合规

操作目标：验证采购物品/服务是否符合合同要求，完成合规付款。

责任人：需求部门/质检部/财务部

操作步骤：

质量验收：需求部门或质检部根据《采购合同》中的验收标准，对交付物品/服务进行全面验收（如功能测试、数量清点、服务成果核查），填写《验收报告》，明确“合格”“不合格”或“需整改”结论。

不合格处理：若验收不合格，采购部需联系供应商限期整改，整改后重新验收；若多次整改仍不合格，按合同违约条款处理（如终止合同、索赔）。

付款审批：验收合格后，采购部收集《采购合同》《验收报告》《发票》等资料，提交财务部审核；财务部核对无误后，按合同约定付款方式（如电汇、承兑汇票）办理付款，并填写《付款审批单》。

输出文档：《验收报告》《付款审批单》《发票》

三、标准化模板工具（可直接套用）

（一）采购需求申请表

字段名称

填写说明

申请部门

需求部门全称（如：行政部、生产一部）

申请人

需求部门专员姓名（*）

联系方式

申请人电话（*）

采购类型

□生产性物料□非生产性物料□服务外包

物品/服务名称

具体名称（如：A4打印机、年度保洁服