行政文件审批与流程化管理模板手册.docVIP

行政文件审批与流程化管理模板手册

一、前言

本手册旨在规范企业内部行政文件的审批流程，提升文件处理效率，保证行政事务有序推进。通过明确各环节职责、统一操作标准，减少流程冗余，保障文件的合规性与可追溯性，为企业日常行政管理提供标准化支撑。

二、适用范围与典型场景

本手册适用于企业内部各类行政文件的审批管理，涵盖但不限于以下场景：

日常事务类：办公用品采购申请、会议室使用申请、固定资产领用/报废申请等；

人事管理类：员工入职/离职手续办理、岗位调整申请、培训计划审批等；

费用支出类：行政费用报销、活动经费申请、供应商合同签订审批等；

制度规范类：行政管理制度修订、新流程试行方案审批等；

其他类：对外公函审批、印章使用申请、档案调阅申请等。

三、标准化审批流程操作指引

行政文件审批遵循“发起申请→部门初审→相关会签→领导审批→结果反馈→归档管理”的闭环流程，各环节具体操作

（一）文件发起与提交

发起人准备材料

明确文件审批事由，填写《行政文件审批单》（模板1），内容需包含：文件名称、申请部门/申请人、联系方式、文件类型、事由概述、具体需求（如采购数量、费用金额、会议时间等）、附件清单（如报价单、会议方案、合同草案等）。

保证附件材料完整、清晰，与审批事由直接相关（如采购申请需附至少3家供应商报价单，会议申请需附会议议程及参会人员名单）。

提交审批系统/线下渠道

企业已启用OA系统的，通过系统“行政审批”模块提交电子版审批单及附件，选择对应审批流程节点；

未启用系统的，将纸质版审批单及附件提交至行政部综合管理岗，由专人录入系统并流转。

（二）部门初审

初审职责：由申请人所在部门负责人担任初审人，重点审核文件内容的必要性、部门预算匹配度、附件完整性。

操作要求：

初审人需在收到申请后1个工作日内完成审核，在审批单“初审意见”栏填写明确意见（如“同意，提交下一步审核”“需补充材料后重审”“不同意，理由：”）；

对需补充材料的，退回申请人并说明补充要求，申请人修改后重新提交。

（三）相关会签（如需）

会签情形：文件内容涉及跨部门协作的（如采购申请需对接财务部审核预算，活动申请需对接市场部确认资源），需启动会签流程。

操作要求：

系统自动根据文件类型推送至相关部门会签人，或由初审人指定会签部门；

会签人需在1-2个工作日内反馈意见，重点审核本部门职责范围内的合规性（如财务部审核费用是否符合预算制度，法务部审核合同条款合法性）；

任一部门会签不同意，流程终止，由行政部反馈申请人调整方案。

（四）领导审批

审批层级划分：根据文件类型及金额确定审批权限（示例）：

一般行政事务（如办公用品采购≤1000元）：由行政部负责人审批；

重大事项（如固定资产购置≥5000元、跨部门活动经费≥10000元）：由分管副总经理/总经理审批。

操作要求：

审批人需在1个工作日内完成审批，在审批单“审批意见”栏签署“同意”“不同意”或“需补充说明”；

对“不同意”的，需注明具体理由，由行政部同步至申请人；对“需补充说明”的，可要求申请人提供额外材料或召开专题说明会。

（五）结果反馈与执行

结果通知：审批完成后，行政部通过系统或邮件向申请人反馈审批结果，并抄送相关部门；

执行要求：

审批通过的，申请人按审批意见执行（如采购申请联系供应商下单，会议申请发布会议通知）；

执行过程中需变更原审批内容的（如采购数量调整、会议时间变更），需重新提交审批。

（六）归档管理

归档范围：所有审批完成的文件（含审批单、附件、审批记录、执行结果等）；

归档要求：

电子文件：由行政部定期（每月末）从OA系统导出，按“文件类型-年份-月份”分类存储至服务器指定文件夹；

纸质文件：审批完成后3个工作日内，由行政部将纸质版审批单及附件整理装订，按年度归档至档案室，归档编号规则为“XZ-年份-文件类型流水号”（如“XZ-2023-采购-001”）。

四、常用模板表格示例

模板1：行政文件审批单

文件名称

申请部门

申请人

文件类型（□日常事务□人事□费用□制度□其他）

联系方式

申请日期

事由概述

具体需求（可附页）

附件清单（1.______2.______3.______）

初审意见（部门负责人）：

签字：

会签意见（1.部门：______意见：______签字：______日期：______2.部门：______意见：______签字：______日期：______）

审批意见（领导）：

签字：

执行结果（申请人填写）：

日期：

模板2：行政文件审批流程跟踪表

文件编号

文件名称

申请人

提交日期

当前节点

预计完成时间

责任人

跟踪记录

XZ-2023-001

办公室打印机采购申请

*

2023-10-09

领导审批

2023-10-11

*

10-09