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项目资料归档与盖章管理规范

一、引言

项目资料是项目从立项、实施、监控到收尾全过程的真实记录，是项目成果的重要载体，亦是企业知识资产的核心组成部分。规范的项目资料归档与严谨的盖章管理，不仅是保障项目顺利交付、满足审计与合规要求的基础，更是企业实现精细化管理、促进经验传承与知识复用的关键环节。为确保项目资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，明确各环节职责，特制定本规范。

二、项目资料归档管理

（一）归档范围

项目资料归档范围应覆盖项目全生命周期，主要包括但不限于：

1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目任务书、初步设计方案及批复等。

2.项目策划阶段：项目管理计划（含范围、进度、成本、质量、资源、沟通、风险、采购等子计划）、项目团队组建文件、干系人登记册等。

3.项目实施与监控阶段：

*设计文件：各类设计图纸、技术规格说明书、设计变更文件及审批记录。

*采购文件：采购计划、招标文件、中标通知书、采购合同、物资验收单、供应商资质文件等。

*合同文件：与项目相关的各类主合同、分包合同、补充协议、合同评审记录、履约过程中的往来函件等。

*进度管理文件：进度计划、进度报告、里程碑验收报告、进度偏差分析及纠偏措施。

*质量管理文件：质量计划、检验批验收记录、分项分部工程验收记录、质量事故处理报告、质量整改记录、第三方检测报告等。

*成本管理文件：成本预算、费用报销凭证、工程款支付申请与批复、成本核算报告、变更洽商及费用确认文件。

*风险管理文件：风险识别清单、风险评估报告、风险应对计划、风险监控记录。

*沟通与协调文件：重要会议纪要、监理通知及回复、业主指令及回复、内部工作联系单、外部函件等。

*技术文件：技术交底记录、施工方案、工艺标准、技术核定单、测试记录、调试报告等。

4.项目收尾阶段：项目竣工图、竣工验收报告、竣工结算报告及审计报告、项目总结报告、项目后评价报告、用户手册、运维手册、资产移交清单、资料移交清单等。

5.其他文件：项目获得的荣誉证书、专利证书、重要媒体报道等与项目相关的有保存价值的文件材料。

（二）归档要求

1.真实性与准确性：归档资料必须真实反映项目实际情况，数据准确无误，签署手续完备。

2.完整性与系统性：归档资料应齐全完整，能系统反映项目的全过程。各阶段、各专业的资料应配套齐全，无缺漏。

3.规范性与有效性：资料格式、签署、编号等应符合相关标准和企业制度要求。文件的审批流程应完整有效。

4.载体要求：

*纸质资料：应使用符合归档要求的纸张，字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的书写材料。复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖复印单位印章。

*电子资料：应采用通用、稳定的文件格式，确保长期可读取。重要电子文件应同时备份纸质版本或进行双介质备份。涉密电子资料应按必威体育官网网址规定进行管理。

（三）整理与编目

1.分类：按照项目阶段、资料类别或专业进行分类，确保逻辑清晰。

2.编号：归档资料应进行统一编号，编号规则应具有唯一性和可追溯性，便于查找和管理。编号可包含项目代号、资料类别代号、顺序号等要素。

3.排序：同一类别的资料应按照形成时间或逻辑顺序排列。

4.编目：应编制详细的归档文件目录，包括文件编号、文件名称、形成日期、页数、责任人等信息。

（四）归档流程

1.收集：项目组指定专人（通常为项目秘书或资料管理员）负责在项目各阶段及时收集相关资料。

2.审核：项目负责人或其授权人对收集的资料进行完整性、准确性和规范性审核。

3.整理与编目：对审核通过的资料，按照本规范要求进行整理、分类、编号、排序和编目。

4.移交：项目竣工验收后或按规定的归档节点，项目组将整理完毕的项目资料向企业档案管理部门或指定机构办理正式移交手续，并填写《项目资料移交清单》，双方签字确认。

5.归档登记：档案管理部门对接收的项目资料进行验收、登记，并妥善保管。

（五）保管与利用

1.保管条件：档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的档案装具和设备。

2.保管期限：根据项目性质、重要程度及相关法规要求，确定项目资料的保管期限（永久、长期、短期）。

3.利用制度：建立健全档案利用制度，明确借阅、复制、归还等流程和审批权限。查阅档案时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

三、项目用印管理

（一）用印原则

1.必要原则：印章使用应以业务需要为前提，非必要文件不得用印。

2.审批原则：所有用印均需履行相应的审批程序，未经批准，严禁用印。

3.登记原则：所有用印均需进行详细登记，记录用印事由、文件名称、份数、批准人、用印人、用印日期