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物料采购监控规定

一、总则

物料采购监控是确保采购活动合规、高效、透明的重要环节。本规定旨在明确采购监控的范围、流程、职责及要求，以规范物料采购行为，降低采购风险，提升采购效率。

（一）适用范围

1.本规定适用于公司所有物料的采购活动，包括原材料、辅助材料、设备、服务等。

2.监控范围涵盖采购需求提出、供应商选择、合同签订、物料交付、质量验收等全过程。

（二）基本原则

1.合规性：采购活动必须符合公司内部管理制度及行业规范。

2.透明性：采购流程公开透明，关键节点可追溯。

3.效率性：优化采购流程，缩短采购周期，降低采购成本。

4.风险控制：识别并防范采购过程中的潜在风险。

二、采购监控流程

（一）需求监控

1.需求提报：各部门按标准格式提交物料采购申请，注明用途、数量、预算等。

2.需求审核：采购部对需求合理性、必要性进行审核，必要时与需求部门沟通确认。

（二）供应商监控

1.供应商选择：遵循“公平、公正、公开”原则，通过比价、招标等方式确定供应商。

2.供应商评估：定期对供应商资质、履约能力、质量表现进行评估，建立供应商档案。

3.供应商管理：动态调整供应商名单，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。

（三）合同监控

1.合同签订：采购部与供应商签订正式合同，明确价格、交付时间、质量标准等。

2.合同履行：监控供应商按合同约定交付物料，确保数量、质量符合要求。

（四）交付与验收监控

1.到货检查：仓库或使用部门对到货物料进行核对，检查型号、数量、外观等。

2.质量验收：按技术标准进行抽检或全检，不合格物料及时退回供应商。

3.记录归档：验收合格后，填写验收单并归档，作为付款依据。

（五）付款监控

1.发票审核：财务部核对发票与合同、验收单一致性。

2.付款执行：确认无误后按流程支付货款，避免超期付款。

三、职责分工

（一）采购部

1.负责采购全流程监控，包括需求确认、供应商管理、合同执行等。

2.定期汇总采购数据，分析成本、效率等指标。

（二）仓库管理部

1.负责到货物料的接收、存储及发放管理。

2.记录物料出入库信息，确保账实相符。

（三）质量部

1.负责物料的质量检验，出具检验报告。

2.处理质量异议，协调供应商整改。

（四）财务部

1.负责采购款项的审核与支付。

2.监控采购预算执行情况。

四、监控措施

（一）信息化监控

1.建立电子采购系统，实现需求提报、审批、监控全流程线上管理。

2.系统自动预警异常情况，如超预算采购、延迟交付等。

（二）定期审计

1.每季度对采购活动进行内部审计，检查合规性、合理性。

2.审计结果用于改进采购流程，降低风险。

（三）绩效考核

1.将采购监控指标纳入相关部门及人员的绩效考核。

2.考核内容包括采购成本控制、交付及时率、供应商满意度等。

五、附则

1.本规定由采购部负责解释，并根据实际情况修订。

2.各部门应严格遵守本规定，确保采购活动高效、合规。

二、采购监控流程

（一）需求监控

1.需求提报：

(1)各部门在发生物料消耗或新增配置需求时，需使用公司统一印制的《物料采购申请单》或通过电子采购系统提交采购申请。

(2)申请单内容必须完整，包括：物料名称、规格型号、预计使用量、计划使用日期、用途说明、参考市场价格（如有）、预算金额等。

(3)对于紧急采购需求，需在申请单中注明“紧急”字样，并说明原因，按权限审批流程加快处理。

2.需求审核：

(1)采购部收到申请单后，应在2个工作日内完成初审，核对需求是否符合公司年度采购计划及预算安排。

(2)审核要点包括：

-物料是否为必需品，是否存在替代方案（如通用性强、性价比高的物料可优先选用）。

-用途说明是否清晰，需求量是否准确（需结合历史消耗数据或技术参数）。

-预算金额是否合理，是否超出了部门年度预算额度。

(3)对于初审不通过的申请，采购部需及时与需求部门沟通，要求补充说明或调整需求。初审通过的申请提交至相应层级的管理者或决策者进行审批。

（二）供应商监控

1.供应商选择：

(1)合格供应商名录管理：

-采购部维护公司《合格供应商名录》，名录应至少包含供应商名称、联系方式、营业执照副本、相关资质证书（如生产许可证、质量管理体系认证等）、主要业绩、评估等级等信息。

-新供应商入名录需经过资质审核、样品测试、价格比价、合同模拟履行等环节，确保其满足公司质量、服务、价格要求。

-名录至少每年更新一次，淘汰不合格供应商，引入优质新供应商。

(2)采购方式选择：

-比价采购：适用于通用性强、市场供应充分的物料，通过向至少3家合格供应商询价，选择性价比最优者。采购部需记录各供应商报价、交期承诺等信息，并形成比价报告。

-招标采购：适用于金额较大（