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企业会议管理制度（必威体育精装版版，附会议纪要模板）

第一章总则

1.1制度制定目的与依据

为规范企业会议全流程管理，将会议从“时间消耗”转化为“价值创造”的核心环节，明确各角色职责边界，提高会议效率与决策质量，避免信息差、决策滞后及资源浪费，保障各项工作与战略目标对齐，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国数据安全法》《公司章程》及企业内部管理相关规定，结合企业数字化转型需求与2025年必威体育精装版管理实践，制定本制度。

1.2制度核心目标

本制度旨在通过标准化管理实现三大核心目标：其一，效率提升，将无效会议占比控制在5%以内，平均会议时长缩短30%，确保80%以上会议实现“议而有决、决而有行”；其二，成本优化，通过精简会议规模、推行无纸化会议等措施，降低会议综合成本20%；其三，管理闭环，建立“会前精准筹备、会中高效管控、会后刚性执行”的全周期管理体系，确保会议决议落地率达到95%以上。

1.3适用范围

本制度适用于企业总部、各分支机构、子公司及控股企业（以下统称“各单位”）的所有正式会议管理，涵盖会议组织、召开、跟进、归档等全流程。按会议形式包括线下会议、线上会议（如视频会议、音频会议）及混合式会议；按参与主体包括内部会议、外部合作会议、客户沟通会议及政企对接会议等；按紧急程度包括常规会议、临时会议及应急会议。

各单位可结合业务特性制定实施细则，但不得与本制度核心条款冲突，实施细则需报企业行政部备案。

1.4基本原则

1.4.1目标导向原则

每类会议必须明确核心目标与预期成果，禁止“为开会而开会”。议题需符合“具体、可讨论、有明确目标”要求，如将“讨论市场问题”细化为“讨论Q3华东区域客户流失率超10%的解决方案”，确保会议围绕价值创造展开。

1.4.2精简高效原则

严控会议“三要素”：规模上遵循“最小必要原则”，参会人不超过10人为宜，仅邀请决策人、执行人、咨询人三类核心人员；时长上实行“限时管理”，一般会议不超过90分钟，专项会议不超过2小时，部门例会不超过60分钟；频率上杜绝“会议泛滥”，可通过书面汇报解决的事项不开会，单一部门可解决的问题不召开跨部门会议。

1.4.3闭环管理原则

建立“会前有准备、会中有决策、会后有跟进”的管理闭环。会前需完成议题审核、资料分发；会中需明确决策结果、责任人及时间节点；会后需24小时内分发纪要，72小时内启动执行跟踪，确保“每句话都有落地结果”。

1.4.4规范有序原则

明确会议各角色职责、流程节点及操作标准，推行“会议标准化作业指导书”（SOP），实现从议题发起至决议归档的全流程可追溯、可考核。线上会议需符合虚拟会场管理规范，无纸化会议需遵守电子信息安全要求。

1.4.5必威体育官网网址可控原则

涉及企业战略、重大投资、财务数据等机密信息的会议，需明确必威体育官网网址级别、涉密人员范围及信息管控要求。会议记录、决议文件等按《企业档案管理办法》分级归档，电子资料需加密存储并设置访问权限。

1.5管理职责分工

1.5.1归口管理部门

企业行政部为会议管理的归口部门，履行以下职责：

负责本制度的制定、修订、宣贯与监督执行，每季度开展制度执行情况审计；

统筹公司级会议资源（会议室、设备、技术支持等），建立会议室预约与使用台账；

牵头组织公司级重大会议（如年度战略会、股东大会），审核跨部门会议方案；

跟踪公司级会议决议落实情况，每月形成《会议决议执行分析报告》报总经理办公会；

负责会议管理系统（如预约系统、无纸化会议平台）的选型、维护与优化；

收集会议管理改进建议，每半年组织一次制度优化研讨会。

1.5.2会议发起部门

会议发起部门为具体会议的责任主体，履行以下职责：

负责会议议题收集、审核与报批，制定详细会议方案（议程、参会人、材料清单等）；

办理会议审批手续，协调参会人员时间，发布会议通知及相关材料；

负责会议场地布置、设备调试、技术支持协调等会务保障工作；

指定会议记录人，督促其按时完成纪要整理与分发；

跟踪本部门发起会议的决议执行情况，及时协调解决执行中的问题；

负责会议资料的整理、归档及必威体育官网网址管理，会后5个工作日内完成资料移交。

1.5.3参会部门及人员

参会部门及人员需履行以下职责：

按要求提前准备发言材料、数据报表等，对涉及本部门的议题提出专业意见；

按时参会，特殊情况需提前履行请假手续；

遵守会议纪律，聚焦议题讨论，积极参与决策过程；

认领会议决议中涉及本部门的行动项，明确内部责任人并组织落实；

配合会议决议执行跟踪，及时反馈进展情况及遇到的问题；

遵守会议必威体育官网网址规定，不得泄露涉密信息。

1.5.4专业支持部门

信息技术部：负责会议设备（投影仪、麦克风、视频终端等）的日常维护与故障排除，