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非生产性物资管理规范文件

非生产性物资管理规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司非生产性物资（以下简称“非生产物资”）的采购、验收、入库、存储、领用、盘点及处置等环节的管理，降低运营成本，提高资源使用效率，杜绝浪费与流失，确保公司各项行政、办公及后勤保障工作的有序进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）在日常运营过程中所需的各类非生产性物资的管理活动。非生产物资特指不直接参与产品生产制造过程，主要用于行政办公、后勤服务、员工福利、市场营销及其他辅助性经营活动的物资。

1.3基本原则

非生产物资管理应遵循以下原则：

1.需求导向原则：物资采购与储备应以实际业务需求为出发点，避免盲目采购和过量库存。

2.勤俭节约原则：倡导绿色办公，优先选择性价比高、节能环保的物资，严格控制费用支出。

3.统一规范原则：建立统一的物资分类、编码、采购、领用及核算标准，确保管理流程规范化、标准化。

4.权责明晰原则：明确各部门及相关人员在物资管理各环节中的职责与权限，确保责任到人。

5.安全高效原则：保障物资存储安全，优化领用流程，提高物资周转效率和使用效益。

第二章管理机构与职责

2.1管理部门

公司指定某一职能部门（如行政部或综合管理部，以下统称“物资管理部门”）作为非生产物资的归口管理部门，全面负责非生产物资的统筹规划、制度制定、流程优化及监督检查工作。

2.2相关部门职责

1.物资管理部门：

*负责本规范的制定、修订、解释与推广执行。

*负责非生产物资的分类、编码体系的建立与维护。

*负责制定年度/季度非生产物资采购预算的汇总与初审。

*负责组织实施集中采购，或对分散采购进行指导与监督。

*负责合格供应商名录的建立、评估与管理。

*负责非生产物资的入库验收、仓储管理、库存监控及盘点组织。

*负责监督物资领用制度的执行，控制不合理消耗。

*负责废旧、闲置物资的处置管理。

2.各需求/使用部门：

*根据实际业务需求，提出物资采购申请，并对申请的真实性、合理性负责。

*参与相关物资的选型与供应商评估（如需）。

*负责本部门领用物资的合理使用、妥善保管和节约控制。

*配合物资管理部门进行库存盘点及废旧物资回收。

3.采购部门（若独立设置）：

*协助物资管理部门进行供应商的寻源、询价、比价、议价工作。

*负责采购合同的拟定、签订与执行。

*跟踪采购订单的履行，确保物资按时到货。

4.财务部门：

*负责非生产物资采购预算的审核与最终审批。

*负责采购款项的审核与支付。

*负责非生产物资的账务处理与核算，监督资金使用效益。

*参与大额物资采购的招标与合同评审（如需）。

5.仓库管理岗位（可设在物资管理部门下）：

*负责物资的入库、存储、保管、发放等日常操作。

*负责库存物资的台账登记与动态更新，确保账实相符。

*定期进行库存检查，及时上报库存异常情况及物资损耗。

*负责仓库的安全、整洁与防火防盗工作。

第三章物资分类与编码

3.1物资分类

根据非生产物资的用途、特性及管理需求，可将其划分为若干大类，例如：

1.办公文具类：各类纸张、笔、文件夹、订书机、计算器等日常办公消耗品。

2.办公设备及耗材类：打印机、复印机、电脑、投影仪等办公设备，以及墨盒、硒鼓、色带等耗材。

3.办公家具类：办公桌、椅、文件柜、沙发等。

4.IT及通讯耗材类：网线、U盘、鼠标、键盘、电话机等。

5.清洁与劳保用品类：清洁剂、扫帚、拖把、口罩、手套等。

6.后勤服务类：饮用水、茶叶、纸杯、绿植租赁及养护等。

7.市场营销物料类：宣传册、海报、礼品、展会用品等（若集中管理）。

8.其他类：未能归入以上类别，但属于非生产性用途的物资。

3.2物资编码

为便于物资的识别、追踪与信息化管理，应对每一种非生产物资赋予唯一的编码。编码规则应具有逻辑性、可扩展性和唯一性，可包含类别、品名、规格等关键信息。物资管理部门负责编码规则的制定与编码的分配。

第四章采购管理

4.1采购计划与预算

1.各使用部门应根据年度工作规划和实际需求，在规定时间内向物资管理部门提报非生产物资采购需求，并列明物资名称、规格型号、数量、预估单价、需求日期等信息。

2.物资管理部门汇总各部门需求，结合库存状况及历史消耗数据，编制年度/季度非生产物资采购预算草案，按审批流程报财务部门审核、公司领导审批后执行。

3.预算内采购应严格控制在预算额度内；预算外采购需单独履行报批手续。

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