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团队会议记录与行动计划制定指南

引言

团队会议是推动工作协同、明确目标方向、解决问题的关键场景。一份清晰、规范的会议记录与行动计划，不仅能避免信息遗漏，更能保证会议成果有效落地。本指南从实际工作场景出发，提供全流程操作方法、实用模板及关键注意事项，帮助团队提升会议效率与执行效果。

一、何时需要这份指南

无论是常规工作推进还是专项问题解决，以下场景均适用本指南：

常规例会：如周会、月度总结会，用于同步进度、协调资源、规划下一步工作；

项目推进会：如项目启动会、阶段复盘会，聚焦目标拆解、风险排查、任务分配；

问题解决会：如突发故障处理、流程优化讨论，需明确问题根源、解决方案及责任人；

跨部门协作会：如资源协调会、需求对接会，需统一认知、明确接口人及交付标准。

二、如何高效使用：从会前到行动的完整流程

（一）会前：让会议“有备而来”

目标：保证会议聚焦主题、参与人员明确、材料准备充分，避免“无目的讨论”。

明确会议核心目标

根据会议类型，用“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）定义目标。

示例：项目启动会目标为“明确项目3个核心阶段的交付物、负责人及时间节点”；周例会目标为“同步上周任务完成情况，解决当前推进中的2个卡点问题”。

梳理并提前分发会议议程

议程需包含：会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人、主持人、各议题时长、讨论重点。

提前1-2天通过团队协作工具（如企业钉钉）发送议程，提醒参会人提前准备相关材料（如数据报告、方案初稿）。

确认参会人及角色分工

必参会人：与议题直接相关的决策者、执行者（如项目推进会需包含项目经理、核心模块负责人）；

可选参会人：提供支持或需同步信息的协作方（如技术支持、行政保障）；

明确主持人（控场、引导讨论）、记录人（负责记录关键内容，建议提前指定）。

（二）会中：让记录“清晰全面”

目标：客观呈现讨论过程、决议结果及待办事项，避免“会后各记各的账”。

记录会议基本信息

至少包含：会议时间（精确到分钟）、地点/会议、参会人（含缺席人员及原因）、主持人、记录人、会议主题。

按议程记录讨论内容

议题+讨论要点：记录每个议题的核心争议点、不同观点（标注发言人，如“*提出：建议优先开发A功能，因用户反馈需求占比60%”）、最终共识（如“一致同意：优先开发A功能，B功能延后至下阶段”）。

数据支撑：关键结论需附带数据或依据（如“根据*提供的Q2销售数据，华东地区销售额占比35%，需增加2名地推人员”）。

突出决议事项与待办任务

决议事项：明确“做什么”“为什么做”（如“决议：调整原定上线时间，因测试环节发觉3个高风险bug，需延期3天上线”）；

待办任务：需包含“任务描述”“负责人”“截止时间”“优先级”（如“任务：修复高风险bug；负责人：*；截止时间：X月X日17:00前；优先级：高”）。

（三）会后：让成果“落地有痕”

目标：保证会议结论被准确传达，待办任务被有效跟踪。

整理并确认会议记录

记录人需在会后24小时内整理初稿，重点核对：决议事项是否清晰、待办任务是否明确（避免“尽快”“协调相关部门”等模糊表述）。

将初稿发给参会人确认，标注“如有异议请在X月X日前反馈，无异议则视为默认”。

分发正式会议纪要与行动计划

纪要需包含：会议基本信息、议程讨论摘要、决议事项、待办清单（表格化呈现，便于查阅）；

行动计划需单独列出，明确每个任务的“负责人-起止时间-交付物-所需支持”，同步给所有相关人员（含协作部门）。

（四）行动跟踪：让任务“闭环管理”

目标：避免“议而不决、决而不行”，保证任务按节点推进。

明确跟踪机制

日常任务：负责人每日更新进度（如通过协作工具标记“进行中/已完成”）；

关键任务：每周在周例会上同步进展，遇到风险及时上报（如“负责的模块因外部接口延迟，需协调提前介入”）。

任务完成验收标准

每个任务需定义“完成标志”（如“需求文档评审通过并签字”“功能模块上线且无严重bug”），避免“自我感觉完成”与“实际要求”偏差。

三、实用工具：会议记录与行动计划模板

（一）团队会议记录表

会议基本信息

会议主题

会议时间

年月日时分-时分

会议地点/

主持人

记录人

应到/实到人数

/人（缺席：）

会议议程与讨论内容

议程编号/主题

时长

讨论要点（含发言人观点）

决议事项

待办任务（任务描述/负责人/截止时间/优先级）

1.同步Q3销售目标进度

30分钟

：Q2销售额完成85%，落后目标10%，主因是大客户订单延迟；：建议Q3重点攻坚3家意向客户，预计可提升15%销售额

决议：Q3前拿下3家意向客户，优先级高于常规客户拓展

任务：制定大客户攻坚方案；负责人：*；截止时间：X月X日；优先级：高

2.讨论中秋活动策划

20分钟

：活动预算5万元，侧重线上