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合同管理标准化模板及审批工具使用指南

一、前言

合同是企业经营活动中明确双方权利义务、控制法律风险的核心文件。为规范合同全生命周期管理，提高审批效率，降低合规风险，特制定本标准化模板及审批工具。本指南适用于企业各类经济合同（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的管理场景，覆盖合同发起、起草、审核、审批、签署、归档全流程，旨在为企业合同管理提供标准化、流程化、工具化的操作指引。

二、适用场景与业务范围

（一）适用业务场景

采购类合同：原材料采购、设备采购、办公用品采购等；

销售类合同：产品销售、服务交付、定制开发等；

服务类合同：咨询服务、技术服务、外包服务、运维服务等；

合作类合同：联营合作、代理合作、项目合作等；

其他类合同：租赁合同、借款合同、必威体育官网网址协议等。

（二）适用对象

企业各部门合同管理人员、业务经办人、法务审核人员、财务审批人员、分管领导及最终审批负责人。

三、标准化操作流程

（一）合同发起与申请

发起条件

业务需求明确，已完成前期调研（如供应商评估、客户洽谈等）；

涉及金额、履行期限、违约责任等核心条款已初步确定。

发起操作

登录企业合同管理系统（或OA系统），选择“合同管理”模块，“新建合同申请”；

填写《合同审批单》（模板见第四章），明确合同类型、对方主体信息、合同金额、主要履行内容等关键信息；

附件：如合作意向书、报价单、技术规格书、对方主体资格证明（营业执照复印件等）等支撑材料。

责任主体：业务部门经办人（某）发起，部门负责人（某）初审通过后流转至下一环节。

（二）合同起草与模板调用

模板选择

根据合同类型（如采购合同、服务合同），从合同管理系统中调用对应的标准化模板（模板见第四章）；

若无完全匹配模板，需在“特殊说明”中标注，并经法务部门审核同意后使用自定义模板。

内容填写规范

合同编号：按“年份-合同类型简称-部门代码-序号”规则编制（如2024-CG-CW-001）；

主体信息：甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话）、乙方（对方全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话），保证与营业执照信息一致；

核心条款：

标的物：名称、规格型号、数量（或服务内容、范围）需明确具体；

价款及支付方式：含税总价、大写金额、支付条件（如预付款比例到货款比例质保金比例）、账户信息（户名、开户行、账号）；

履行期限：起始/结束日期、交付地点/方式、验收标准；

违约责任：明确违约情形及对应的违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；

争议解决：优先约定“甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼管辖”，避免约定“由仲裁委员会仲裁”unless必要。

责任主体：业务部门经办人（某）起草，部门负责人（某）对内容真实性、完整性初审。

（三）合同审核（多环节并行）

法务审核

审核重点：主体合法性（对方是否具备履约资质）、条款合法性（是否符合《民法典》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决条款合规性；

审核时限：收到合同后2个工作日内完成，出具《法务审核意见表》，标注“同意”“修改后同意”或“不同意”（需说明具体理由）。

业务审核

审核重点：合同内容是否与业务需求一致、标的物/服务质量标准是否明确、履行期限是否合理、对方履约能力（如历史合作记录、资质证书）是否匹配；

审核时限：收到合同后1个工作日内完成，在《合同审批单》上签署意见。

财务审核

审核重点：合同金额是否符合预算、付款方式与财务制度是否兼容、发票类型（如增值税专用发票）及税率约定是否清晰、成本核算是否合理；

审核时限：收到合同后1个工作日内完成，在《合同审批单》上签署意见。

特殊审核

涉及安全生产、知识产权、数据合规等特殊领域的合同，需对应部门（如安全部、研发部、信息部）专项审核，出具书面意见。

（四）合同审批（分级授权）

根据合同金额及类型，实行分级审批制度：

合同类型

金额范围（元）

审批人

日常采购/服务

＜50,000

部门负责人+分管副总（某）

日常采购/服务

50,000-200,000

部门负责人+财务总监+总经理（某）

日常采购/服务

≥200,000

部门负责人+财务总监+总经理+董事长（某）

重大销售/合作

＞100,000（或标的特殊）

总经理+董事长+董事会（如需）

审批要求：

审批人需在《合同审批单》上明确签署“同意”“不同意”或“需补充材料”意见，不得仅签名不表态；

对“不同意”的合同，需注明具体原因，退回业务部门修改；修改后需重新履行审核审批流程。

（五）合同签署与用印

签署准备

审批通过后，业务部门从合同管理系统最终版合同PDF版，打印一式两份（或三份，根据需要）；

核对合同内容与审批版本是否一致，保证无修改、无涂改（若有修改需双方盖章确认）。

用印申请

登录合同管理系统，提交“合同用印申请”