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物业管理公司货款结算操作指南

一、总则

1.1目的

为规范公司货款结算行为，确保资金支付的准确性、及时性与安全性，提高结算效率，防范财务风险，保障公司与供应商的合法权益，特制定本指南。

1.2适用范围

本指南适用于公司所有对外采购商品、服务（如工程维修、保洁物料、安保器材、绿化养护、办公用品等）所产生的货款结算业务。公司各部门及相关人员在办理货款结算时，均须遵守本指南规定。

1.3基本原则

合规性原则：结算业务必须符合国家法律法规、公司财务管理制度及相关合同约定。

预算控制原则：货款支付应在已批准的预算额度内执行。

三流合一原则：确保合同流、物流（或服务流）、资金流、发票流的一致性与完整性。

审批牵制原则：结算业务需经过规定的审批流程，实行分级授权、相互监督。

效率与安全平衡原则：在保证结算安全的前提下，优化流程，提升结算效率。

二、供应商管理与合同签订

2.1供应商准入与评估

采购部门负责对供应商进行初步筛选、资质审核（包括营业执照、相关许可证、信用状况等），建立合格供应商名录。对长期合作或大额采购的供应商，应进行实地考察和综合评估。

2.2合同签订

所有采购业务均应签订书面合同，明确采购标的、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、质量标准、验收方式、付款方式、付款期限、违约责任等关键条款。合同文本应经过法务部门或指定法律顾问审核，按公司合同审批流程签署后生效。合同原件由行政或档案管理部门存档，财务部门留存复印件或扫描件。

三、结算依据的收集与审核

3.1结算依据构成

有效的结算依据通常包括但不限于：

经审批生效的采购合同；

合法合规的增值税发票（或其他有效票据）；

符合合同约定的验收凭证（如入库单、验收单、服务确认单等，需由使用部门、采购部门相关负责人签字确认）；

采购订单、报价单等其他支撑性文件。

3.2发票管理

供应商应按合同约定及税务规定开具合规发票。发票抬头、税号、商品名称、规格、数量、金额等信息必须与实际采购内容及合同约定一致。

财务部门或指定接收人在收到发票后，应及时进行初步核验，包括发票真伪（可通过税务系统查询）、票面信息完整性与准确性。

3.3验收确认

商品或服务送达后，使用部门或指定验收人应根据合同约定的质量标准和数量要求进行验收。验收合格后，签署验收凭证，作为结算的重要依据。对验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商处理，不得办理结算。

四、结算申请与审批流程

4.1结算申请发起

采购部门或业务经办部门在收集齐全上述结算依据后，填写《付款申请单》（或类似表单），详细注明供应商名称、合同编号、发票号码、结算金额、付款方式、付款事由等信息，并将相关附件（合同复印件、发票、验收单等）整理齐全，一并提交审批。

4.2部门审核

申请部门负责人审核：对结算业务的真实性、必要性及申请金额的准确性进行审核。

财务部门审核：财务人员对结算依据的完整性、合规性（如发票合规性、合同条款符合性）、金额计算的准确性、是否符合预算等进行专业审核，并核实供应商往来账目情况。

4.3审批权限与层级

根据公司资金支付审批权限管理规定，不同金额的付款申请需由相应层级的领导进行审批。审批人应基于审核意见和自身职责，对付款申请的合理性和合规性进行最终决策。审批过程中，如有疑问，应及时向相关部门或人员核实。

五、货款支付

5.1支付安排

财务部门在收到审批通过的付款申请及完整附件后，应根据合同约定的付款期限和公司资金状况，合理安排资金支付计划。

5.2支付方式选择

根据合同约定及公司实际情况，可选择银行转账、电汇、支票、承兑汇票等支付方式。原则上应优先采用非现金支付方式，确保资金流向可追溯。

5.3支付操作与记录

出纳人员根据审批通过的付款指令和支付计划，办理具体支付手续。支付时，务必仔细核对收款人名称、银行账号、开户银行等信息，确保准确无误。

支付完成后，出纳人员应及时在财务系统中进行账务处理，并在《付款申请单》上标注支付日期、支付凭证号等信息。

5.4付款通知与凭证传递

支付完成后，财务部门可根据需要将付款信息通知采购部门或供应商。相关支付凭证（如银行回单）应作为会计凭证的附件，妥善保管。

六、结算档案管理

6.1档案归集

货款结算业务完成后，财务部门应将与该笔结算相关的所有资料，包括《付款申请单》、合同复印件、发票、验收单、银行回单等，整理齐全，作为会计凭证的附件进行装订归档。

6.2档案保管与查阅

结算档案应按照公司会计档案管理规定进行保管，确保其安全、完整、有序。档案查阅需履行必要的审批手续，严禁私自涂改、抽取或销毁档案资料。

七、监督与责任

7.1内部监督

公司财务部门及内部审计部门（如有）应定期或不定期对货款结算业务进行监督检查，重点检查结算流程的执行情况、审批的合规性、资金支付的安全性等，