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文件控制与档案管理培训试题及答案

一、单项选择题

1.以下哪种文件不属于受控文件的范畴？()

A.公司的质量手册

B.临时起草的会议纪要

C.产品的工艺文件

D.国家相关法规标准

答案：B解析：受控文件是指需要对其发放、使用、更改、作废等环节进行严格控制的文件，通常是与组织的管理、生产、质量等重要方面相关的文件。公司的质量手册、产品的工艺文件和国家相关法规标准都对公司的运营和管理有着重要的指导作用，需要进行严格控制。而临时起草的会议纪要通常只是对会议内容的记录，不具有普遍的指导意义和严格的控制要求，不属于受控文件的范畴。

2.文件的编号应遵循的原则不包括以下哪一项？()

A.唯一性

B.随意性

C.系统性

D.可追溯性

答案：B解析：文件编号需要具有唯一性，这样才能准确识别每一个文件，避免混淆；具有系统性，便于对文件进行分类和管理；具有可追溯性，方便在需要时查找和追踪文件的相关信息。而随意性会导致文件编号混乱，不利于文件的管理和使用，所以文件编号不应遵循随意性原则。

3.档案的保管期限分为永久、长期和短期，其中长期是指档案保管期限为()。

A.5-10年

B.10-15年

C.15-50年

D.50-100年

答案：C解析：档案保管期限的划分是有明确规定的，长期保管的档案期限一般是15-50年，这个期限内的档案对组织的历史、业务等方面有一定的参考价值，需要妥善保存较长时间。

4.在文件发放过程中，以下做法正确的是()。

A.直接将文件发放给所有员工，不做任何记录

B.只发放文件的复印件，不发放原件

C.按照文件发放清单进行发放，并做好发放记录

D.随意发放文件，不考虑文件的适用范围

答案：C解析：在文件发放过程中，为了确保文件能够准确发放到需要的人员手中，并且便于对文件的发放情况进行追溯和管理，应该按照文件发放清单进行发放，并做好发放记录。直接将文件发放给所有员工而不做记录，无法准确掌握文件的发放情况；只发放复印件不发放原件可能会影响某些工作的开展；随意发放文件不考虑适用范围会导致文件使用的混乱。

5.以下哪种档案分类方法是按照档案的形成时间进行分类的？()

A.年度分类法

B.组织机构分类法

C.问题分类法

D.保管期限分类法

答案：A解析：年度分类法是按照档案形成的年度来对档案进行分类的，这种分类方法能够清晰地反映出档案形成的时间顺序，便于对不同年份的档案进行管理和查找。组织机构分类法是按照档案形成的组织机构进行分类；问题分类法是按照档案所反映的问题进行分类；保管期限分类法是按照档案的保管期限进行分类。

6.当文件需要更改时，首先应该()。

A.直接在文件上进行修改

B.提出文件更改申请

C.通知相关人员文件要更改

D.对更改后的文件进行发放

答案：B解析：文件更改是一个严肃的过程，需要遵循一定的程序。首先应该提出文件更改申请，说明更改的原因、内容等信息，经过相关部门和人员的审批后，才能进行后续的更改操作。直接在文件上修改不符合文件管理的规范；通知相关人员文件要更改应该在更改申请获批并完成更改操作之后；对更改后的文件进行发放也是后续的步骤。

7.档案库房的温度应控制在()范围内较为适宜。

A.5-10℃

B.10-15℃

C.14-24℃

D.25-30℃

答案：C解析：档案库房的温度对档案的保存质量有着重要影响。温度过高会加速档案纸张的老化和变质，温度过低则可能导致档案材料变脆。将温度控制在14-24℃的范围内，能够较好地保证档案的保存环境，延长档案的使用寿命。

8.以下关于电子文件的说法，错误的是()。

A.电子文件可以长期保存，不会丢失

B.电子文件需要进行定期备份

C.电子文件的存储介质需要妥善保管

D.电子文件的格式可能会随着技术的发展而不兼容

答案：A解析：虽然电子文件具有存储方便、易于检索等优点，但它并不是可以长期保存且不会丢失的。电子文件可能会因为存储介质损坏、计算机病毒、系统故障等原因而丢失。因此，电子文件需要进行定期备份，存储介质也需要妥善保管。同时，随着技术的发展，电子文件的格式可能会出现不兼容的情况，需要进行相应的处理。

9.文件的版本号通常用于()。

A.区分文件的不同修改状态

B.表示文件的重要程度

C.标识文件的发放部门

D.记录文件的发放数量

答案：A解析：文件的版本号主要是用于区分文件在不同时间的修改状态，通过版本号可以清楚地知道文件经历了哪些修改，当前使用的是哪个版本的文件。文件的版本号与文件的重要程度、发放部门和发放数量没有直接关系。

10.在档案整理过程中，对档案进行装订的主要目的是()。

A.使档案看起来更美观