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企业行政采购标准化操作流程便捷与高效版

一、适用场景与范围

本流程适用于企业日常行政类采购全场景，包括但不限于：办公用品及耗材采购（如文具、办公设备配件）、固定资产采购（如电脑、打印机、办公家具）、行政服务外包采购（如保洁、绿植养护、会务服务）、后勤物资采购（如饮用水、劳保用品）等。涵盖从需求发起、审批、供应商选择、采购执行到验收、付款、归档的全环节，旨在通过标准化操作提升采购效率、控制成本、防范风险，适用于企业行政部门、各业务部门及财务部门的协同工作。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批：明确需求，控制源头

流程目的：保证采购需求真实、合理，从源头控制预算及采购必要性。

责任部门：需求部门、行政部、财务部、相关审批人。

操作说明：

需求提报：需求部门根据实际工作需要，填写《行政采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，部门负责人*签字确认后提交至行政部。

行政部初审：行政部收到申请后，1个工作日内完成审核，重点核查：

需求是否符合行政采购范围（非生产、非销售类物资/服务）；

规格型号、数量是否合理，是否存在重复采购；

预算金额是否符合公司采购分级授权标准（如5000元以下部门负责人审批，5000-20000元行政总监审批，20000元以上总经理审批）。

初审不通过的，反馈需求部门补充或调整；通过的，提交至财务部。

财务部复核：财务部2个工作日内完成预算复核，重点核查：

预算是否在部门年度预算额度内；

预算测算依据是否充分（如单价、数量是否合理）。

复核通过后，按审批权限逐级报批（审批权限表详见模板一备注）；复核不通过的，反馈需求部门调整预算或说明理由。

审批生效：审批完成后，行政部留存审批表，启动后续采购流程。

输出成果：《行政采购需求申请表》（含完整审批流程）

时限要求：需求部门提报≤0.5个工作日，行政部初审≤1个工作日，财务部复核≤2个工作日，审批≤1个工作日（根据审批层级调整）。

（二）供应商选择与比价：货比三家，质优价廉

流程目的：通过公开、公平的供应商选择机制，保证采购性价比最优，防范廉政风险。

责任部门：行政部、需求部门、财务部。

操作说明：

供应商池筛选：行政部从公司《合格供应商名录》（定期更新，包含供应商资质、报价、服务评价等信息）中筛选符合条件的供应商，若名录无合适供应商，需通过公开渠道（如电商平台、行业展会）新增供应商，并收集其营业执照、相关资质证书（如3C认证、环保认证）、报价单等资料，纳入临时供应商库。

询价与比价：

对于标准化物品（如办公用品、耗材），行政部至少向3家供应商发出询价单（明确需求规格、数量、交付时间、付款方式），汇总《供应商比价表》（详见模板二）；

对于非标准化物品或服务（如定制家具、会务服务），行政部可组织需求部门、财务部共同参与供应商现场考察或商务谈判，明确服务细节及报价。

供应商确定：行政部根据“性价比优先、资质优先、服务优先”原则，结合《供应商比价表》及谈判结果，确定最终供应商，报行政负责人审批。若单一来源采购（如唯一供应商），需书面说明理由并经总经理审批。

输出成果：《供应商比价表》《供应商资质文件》《单一来源采购说明》（如适用）

时限要求：供应商筛选≤1个工作日，询价比价≤2个工作日，审批≤1个工作日。

（三）采购执行与合同签订：规范操作，保障权益

流程目的：明确采购双方权利义务，保证采购过程合规、交付及时。

责任部门：行政部、法务部（如需）、供应商。

操作说明：

下达采购订单：行政部根据审批结果，向供应商下达《采购订单》（模板三），明确：物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款，双方签字盖章确认。

合同签订（如需）：

单次采购金额≥10000元或服务期限≥3个月的，需签订正式《采购合同》（模板四），法务部审核合同条款（重点审核知识产权、违约责任、争议解决等），审核通过后由行政部与供应商签订；

金额＜10000元的，可凭《采购订单》执行，但需保留双方确认的书面/电子记录。

交付跟进：行政部负责跟进供应商备货及交付进度，保证按约定时间送达，交付时核对物品数量、外观是否与订单一致，签署《送货单》（供应商留存联）。

输出成果：《采购订单》《采购合同》（如需）《送货单》

时限要求：订单下达≤0.5个工作日，合同签订≤3个工作日（含法务审核），交付跟进≤约定交付日。

（四）验收与入库：严格把关，保证合规

流程目的：验证采购物品/服务是否符合需求标准，避免不合格物资流入企业。

责任部门：需求部门、行政部、财务部。

操作说明：

初步验收：需求部门收到物品后，1个工作日内完成验收，重点核查：

物品名称、规格型号、数量是否与订单一致；

外观是否完好、有无损