办公设备维护申请及验收表.docVIP

办公设备维护申请及验收表使用指南

一、适用范围与使用情境

本工具适用于各类企事业单位、机关团体等组织内部办公设备的维护管理场景，涵盖电脑、打印机、复印机、投影仪、空调、碎纸机、扫描仪等常见办公设备。当设备出现故障（如无法开机、卡顿、异响、功能异常等）、功能下降（如打印模糊、速度变慢等）或需要定期保养（如清洁内部部件、更换耗材等）时，由设备使用人或部门发起维护申请，经审批后由专业维护人员处理，最终通过验收确认维护效果，形成完整的设备维护记录。

使用本工具可规范维护流程、明确责任分工、保证维修质量，同时为设备资产管理、故障统计分析提供数据支持。

二、全流程操作指引

（一）申请发起：填写维护需求

申请人准备：使用人或部门发觉设备异常后，首先确认设备基本信息（名称、型号、编号）及故障现象，可附照片或视频记录异常情况（如设备故障提示界面、零部件损坏状态等）。

填写申请表：向部门负责人或行政/IT管理部门领取《办公设备维护申请及验收表》（模板见第三部分），逐项填写以下信息：

个人及设备基础信息：申请人姓名、所属部门、联系电话、设备名称、设备编号（若有）、型号规格、购置日期（可选）；

故障/维护需求：详细描述设备当前问题（如“打印机开机后无反应，电源指示灯不亮”“电脑运行时频繁蓝屏，伴随卡顿”）、故障发生时间、是否尝试过自行处理（如重启、检查电源等）；

其他要求：如期望完成时间、是否需要备用设备（若有）等。

提交申请：填写完整的申请表提交至部门负责人审批（电子版或纸质版，根据单位规定）。

（二）部门审批：确认维护必要性

部门负责人审核：部门负责人收到申请后，核对设备使用权限（是否为部门内共用设备）、故障影响范围（是否影响日常办公）及维护必要性，重点判断：

是否属于人为损坏（如操作不当、外力碰撞等），需明确责任方；

是否可通过简单操作自行解决（如重新连接线路、更换耗材），避免不必要的专业维修；

维护成本是否过高（如设备老化严重，维修费用接近重置成本，建议报废处理）。

审批结果反馈：审核通过后，在申请表“部门负责人审批意见”栏签字确认，并注明“同意维护”；若不通过，需注明原因（如“建议先尝试重启设备”“建议申请报废”），并退回申请人。

（三）维护受理：专业部门对接

接收申请：行政管理部门或IT部门（根据单位职责划分）收到审批通过的申请表后，登记维护工单（编号、设备信息、申请人、期望完成时间等），并联系维护人员（内部IT人员或外部合作维修商）。

故障评估：维护人员根据申请表描述，初步判断故障类型（硬件故障/软件故障/耗材问题），若需现场检测，与申请人约定时间前往查看；若可远程处理（如软件调试、系统重装），可直接远程操作。

制定方案：明确故障原因后，制定维护方案（如“更换电源主板”“清理打印机硒鼓”“重装操作系统”），告知申请人预计维修时间、所需配件及费用（若涉及费用）。

（四）维修实施：专业处理

现场/远程维修：维护人员按约定时间或方案执行维护操作，全程记录维修过程：

硬件维修：更换的配件名称、规格、数量，故障部件处理方式（如维修/更换）；

软件维护：调试内容、系统版本、安装的软件/补丁；

清洁保养：清洁部位（如内部风扇、打印头）、使用的清洁剂/工具。

维修过程记录：在申请表“维修信息”栏填写维修人员姓名、维修开始/结束时间、故障原因分析、具体维修措施，并签字确认。

（五）验收确认：测试与反馈

功能测试：维修完成后，申请人或部门负责人现场测试设备主要功能是否恢复正常（如打印机需测试打印清晰度、是否卡纸；电脑需测试开机速度、运行稳定性），对照申请时的故障问题逐项确认。

验收结果反馈：

若设备恢复正常，在“验收信息”栏“验收结果”勾选“□恢复正常”，填写验收人姓名、验收时间，并签字；

若部分改善但仍存在问题（如故障解决但出现新异常），需勾选“□部分改善”，注明未解决事项，要求维护人员二次处理；

若仍无法使用，勾选“□仍需维修”，退回维护部门重新评估。

使用反馈：验收人可补充“设备使用情况反馈”（如“打印速度较之前有所提升”“操作界面更流畅”），供后续维护参考。

（六）归档备案：留存记录

维护部门将验收通过后的申请表（含电子扫描件）统一归档，作为设备维护档案，内容包括：设备基本信息、维护历史记录、故障类型统计、维修费用明细等，便于后续设备管理、warranty索赔或报废评估。

三、办公设备维护申请及验收表模板

办公设备维护申请及验收表

申请信息

申请人

联系电话

设备编号

购置日期

故障/维护需求描述（可附照片/说明页）（请详细说明设备异常现象、是否尝试过自行处理、期望完成时间等）

审批信息

部门负责人审批意见：□同意维护□不同意维护（原因：__________________________）签字：__________日期：____年__月