采购流程审批表单采购流程合规保障.docVIP

采购流程审批表单及合规保障工具模板

一、适用范围与业务场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的采购业务场景，涵盖日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如IT服务、咨询服务）、固定资产采购等多种类型。具体包括：

常规采购：预算内、金额较小的重复性采购（如办公用品、低值易耗品）；

专项采购：预算内、金额较大或涉及特定项目的采购（如设备购置、工程材料）；

紧急采购：因突发情况（如生产急需、设备故障）需快速实施的采购；

战略采购：长期合作框架下的批量采购或服务外包。

模板适用于采购业务全流程管理，涉及申请部门、采购部门、财务部门、审计部门及管理层等多角色协同，旨在通过标准化流程保证采购合规、透明、高效，同时满足内控管理、审计追溯及风险防控需求。

二、采购流程审批操作步骤详解

（一）采购申请发起

操作主体：申请部门采购专员或需求负责人

操作内容：

确认采购需求：根据部门业务计划或实际需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、用途及预计交付时间。

预算核对：通过财务系统或预算台账确认采购项目是否在预算范围内，若涉及超预算，需提前提交《预算调整申请表》并附说明。

填写《采购流程审批表》：

基础信息：填写申请单号（格式：CG-YYYYMMDD-X，X为当日序号）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：逐项填写采购物品/服务信息（含规格型号、技术参数、数量、单价预估、总价预估），并注明“是否为急需采购”“是否涉及招投标”等特殊标识；

附件：附《采购需求说明书》（需部门负责人签字）、供应商初步报价单（至少3家比价，紧急采购可附1家报价并说明原因）、相关审批文件（如项目立项批复、预算批复等）。

提交审批：通过OA系统或线下流程将《采购流程审批表》及附件提交至申请部门负责人审核。

（二）部门负责人审核

操作主体：申请部门负责人

审核要点：

需求合理性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划及业务实际需要，避免“过度采购”或“虚假采购”。

预算匹配性：核对采购金额是否在部门预算额度内，超预算项目需确认《预算调整申请表》是否已获批。

附件完整性：检查《采购需求说明书》、报价单等附件是否齐全、签字规范。

操作结果：

审核通过：在审批表“部门负责人意见”栏签字，流转至采购部门；

审核不通过：注明退回原因（如“需求不明确”“预算不足”），返回申请部门修改。

（三）采购部门专业审核

操作主体：采购部门负责人/采购专员

审核要点：

需求合规性：对照《采购管理办法》，确认采购项目是否属于集中采购目录范围（若有）、是否规避了应招标/比选的流程。

市场调研与供应商筛选：

常规采购：通过供应商库筛选3家及以上合格供应商，要求提供正式报价并填写《供应商比价表》；

专项/大额采购：启动招标或竞争性谈判流程，需附《招标文件》《中标通知书》等；

紧急采购：核实紧急原因（如生产停工、安全等），确认无法通过常规流程实施，需附《紧急采购情况说明》。

合规性审查：检查供应商资质（营业执照、相关行业许可证、信用记录等），保证供应商无失信记录、无法律纠纷。

操作结果：

审核通过：在审批表“采购部门意见”栏填写审核意见（如“建议按比价采购流程执行”“建议采用供应商”），附《供应商比价表》或招标文件，流转至财务部门；

审核不通过：注明原因（如“供应商资质不符”“未达到比价要求”），返回申请部门或重新组织供应商筛选。

（四）财务部门复核

操作主体：财务部门负责人/成本会计

复核要点：

预算控制：确认采购金额是否在已批复预算内，超预算项目需核对《预算调整申请表》审批状态。

价格合理性：对比历史采购价格、市场价格及供应商报价，判断单价、总价是否合理（如偏离均价超过10%需书面说明原因）。

付款方式与资金安排：审核付款条件（如预付款比例、质保金留存）是否符合财务制度，确认资金来源（如自有资金、专项拨款）是否落实。

票据合规性：要求供应商提供合规发票类型（如增值税专用发票），并明确发票开具要求（如项目名称、税率等）。

操作结果：

复核通过：在审批表“财务部门意见”栏签字，确认“预算匹配、价格合理”，流转至管理层审批；

复核不通过：注明原因（如“预算不足”“价格虚高”），退回采购部门重新议价或调整预算。

（五）管理层分级审批

操作主体：分管副总/总经理/董事会（根据采购金额及单位授权体系确定）

审批权限（示例，单位可根据实际调整）：

采购金额（人民币）

审批人

5,000元以下

部门负责人+采购经理

5,000元-50,000元

分管副总

50,000元-200,000元

总经理

200,000元以上

董事会/决策委员会

审批要点：

采购必要性：从战略层面确认采购项目是否为单位发展所需，是否符合成本效益原则。

流程合规性：检查前期审批环节是否完整