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企业文档归档管理制度通用文件存储指南

一、前言

为规范企业文档的归档、存储与管理工作，保证文件信息的完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，防范信息泄露风险，特制定本指南。本指南适用于各类企业（含集团总部、子公司、分支机构）的文档归档管理流程，覆盖行政、人事、财务、业务等各部门的纸质与电子文件，为企业建立标准化、系统化的文件存储体系提供操作依据。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用主体

本指南适用于企业内部所有部门及员工，包括但不限于管理层、行政专员、档案管理员、业务骨干等，涉及文档的、审核、归档、借阅、销毁等全生命周期管理。

（二）核心应用场景

日常办公文档归档：如会议纪要、工作报告、通知公告、内部邮件等需长期保存的常规文件；

专项业务文档管理：如合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料等业务类核心文档；

人事财务档案存储：如员工劳动合同、薪资记录、财务凭证、审计报告等合规性文件；

历史档案数字化整理：对早期纸质档案进行扫描、分类、电子化存储，实现档案资源整合；

合规审计与查阅支持：应对内外部审计、检查时，快速提供准确、完整的档案资料。

三、文档归档全流程操作指引

（一）第一步：明确文件分类与编号规则

文件分类标准

按部门属性：行政类、人力资源类、财务类、市场营销类、研发类、法务类等；

按文件价值：核心文件（如合同、战略规划）、重要文件（如制度、报告）、一般文件（如通知、函件）；

按载体类型：纸质文件、电子文件（含文档、表格、图片、音视频等）。

文件编号规则

采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式，示例：

行政类会议纪要：XZ-HY-2024-001（XZ=行政，HY=会议纪要，2024=年份，001=流水号）；

财务类凭证：CW-PZ-2024-015（CW=财务，PZ=凭证，2024=年份，015=流水号）。

注：部门代码与文件类型代码需由企业统一制定并发布，保证全公司一致。

（二）第二步：界定归档范围与保管期限

归档范围

企业经营管理中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：上级来文、请示批复、规章制度、合同协议、会议记录、统计报表、审计报告、员工档案、项目资料等；

未列入归档范围但临时需保存的文件，由部门负责人确认后确定保管期限。

保管期限划分

永久：企业发展规划、年度总结、董事会决议、重大合同、核心知识产权文件等；

长期（10-30年）：财务凭证、审计报告、员工档案、重要项目资料等；

短期（1-10年）：日常通知、会议纪要、一般业务函件等。

注：保管期限到期需销毁的文件，须由档案管理员提出申请，经法务部门审核、总经理批准后方可执行。*

（三）第三步：文件整理与预处理

纸质文件整理

核对完整性：检查文件是否缺页、漏签，如有缺失需及时补充；

去除金属物：拆除文件夹、订书钉等金属装订物，避免锈蚀损坏纸张；

折叠规范：统一采用A4纸张规格，超大图纸需折叠为标准尺寸，避免折损字迹；

编写页码：用铅笔在右上角标注页码，双面文件需正反面连续编号。

电子文件整理

格式标准化：文档采用PDF或DOC格式，表格采用XLSX格式，图片采用JPG/PNG格式（分辨率不低于300DPI）；

命名规范化：按“文件名-日期-版本号”命名，示例：“2024年度销售计划V1.0”；

病毒查杀：归档前需通过企业杀毒软件扫描，保证文件无病毒、无恶意代码。

（四）第四步：存储介质选择与存放管理

存储介质选择

纸质文件：使用无酸档案盒存放，档案盒规格为30cm×21cm×3cm（符合A4纸张尺寸），盒面标注“部门-文件类型-年份-起止流水号”；

电子文件：存储于企业指定的服务器或云盘，严禁使用个人电脑、U盘等非授权设备存储；重要电子文件需刻录成光盘备份（一式两份，异地存放）。

存放环境要求

档案室：配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

文件柜：纸质档案按“部门-年份-流水号”顺序存放，柜面张贴索引标签；电子文件按文件夹层级分类存储（如“行政部-2024-会议纪要”）。

（五）第五步：归档登记与系统录入

纸质文件登记

填写《文件归档登记表》（详见模板一），登记内容包括：文件名称、编号、形成日期、页数、保管期限、存放位置、归档人、归档日期等信息，一式两份，档案室与归档部门各存一份。

电子文件录入

将电子文件信息录入企业档案管理系统，包括文件名称、编号、关键词、存储路径、访问权限等，支持按部门、日期、类型等多维度检索。

（六）第六步：借阅与使用管理

借阅权限

核心文件需经部门负责人及分管领导签字批准；

一般文件由部门负责人审批后，向档案管理员提交借阅申请。

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明借阅用途、归还期限；

档案管理员*核对审批手续后，提供文件复