行政管理文件归档与文档管理制度.docVIP

行政管理文件归档与文档管理制度

一、制度目的与适用范围

为规范公司行政管理文件的归档、保管及利用工作，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，防范文件丢失、泄密等风险，特制定本制度。本制度适用于公司总部及各部门在行政管理活动中形成、处理和保存的各类纸质文件、电子文件及声像资料，涵盖文件从形成到归档、保管、利用、销毁的全生命周期管理。

二、职责分工

（一）行政部

负责本制度的制定、修订、解释及监督执行；

统筹公司行政管理文件的归档指导、检查与验收工作；

负责公司层面重要行政管理档案（如年度工作计划、规章制度、对外合同等）的集中保管与利用服务；

组织开展档案管理培训，提升各部门档案管理意识与能力。

（二）各部门

各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，需指定专人（兼职档案管理员*专员）负责本部门文件的收集、整理、归档工作；

严格按照本制度规定的归档范围、分类标准及流程操作，保证文件归档及时、准确、完整；

配合行政部开展档案检查与培训，对发觉的问题及时整改。

（三）档案管理员（行政部）

负责对接各部门的档案移交工作，核对归档文件的完整性、规范性；

对归档档案进行分类、编目、登记、入库保管，建立档案台账；

提供档案查阅、复制服务，严格执行档案利用与必威体育官网网址规定；

定期对档案保管情况进行检查，保证档案安全（如防火、防潮、防虫等）。

三、文件归档范围与分类标准

（一）归档范围

行政管理文件包括但不限于以下类型：

综合管理类：公司年度/季度/月度工作计划、总结、请示、报告；会议纪要、通知、通报、函件；公司章程、内部管理制度、流程文件；印章使用申请与登记表；证照（营业执照、资质证书等）复印件及年检资料。

人事管理类：员工入职/离职手续、劳动合同、人事任免文件、奖惩记录、培训档案、薪酬福利相关文件（如薪酬方案、社保缴纳明细）。

财务管理类：行政费用预算、报销凭证、采购合同（非生产类）、固定资产台账、审计报告（行政管理部分）。

后勤保障类：办公用房租赁/装修合同、车辆管理文件、办公用品采购清单及验收单、安全保卫记录、后勤服务协议。

对外往来类：与部门、合作单位的往来函件、合作协议、项目申报材料及批复；客户投诉处理记录。

特殊载体类：反映公司重要活动的照片、录音、录像（如年会、重要会议）、电子文档（含邮件、OA系统审批记录等）。

（二）分类标准

一级分类：按年度划分，如“2023年度”“2024年度”；

二级分类：按部门划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”；

三级分类：按文件类型划分，如“综合管理类-会议纪要”“人事管理类-劳动合同”；

四级分类：按文件重要性或保管期限划分，如“永久”“长期（10年）”“短期（5年）”。

四、文件归档操作流程

步骤一：文件形成与收集（责任部门：各部门）

各部门在文件形成过程中，需保证内容真实、格式规范（如标题明确、编号完整、签字齐全），纸质文件使用A4纸打印，电子文件采用通用格式（如PDF、Word）。

部门兼职档案管理员*专员于每月25日前收集本部门当月形成的各类行政管理文件，核对文件完整性（如正件、附件是否齐全），对缺失文件及时补充。

步骤二：分类整理与编目（责任部门：各部门→行政部）

分类排序：按“一级分类-二级分类-三级分类-四级分类”标准对文件排序，例如“2024年度-行政部-综合管理类-会议纪要-永久”。

编页装订：纸质文件以“件”为单位装订（左上角装订或使用夹子固定），每份文件编写页码（正面右下角、背面左下角），空白页不编页码；超过50页的文件需加装封面、卷内目录、备考表。

填写归档清单：按《行政管理文件归档移交清单》（模板见附件1）逐项填写文件题名、文号、形成日期、页数、保管期限等信息，保证与实际文件一致。

步骤三：价值鉴定与期限确定（责任部门：各部门→行政部）

部门负责人组织对文件进行价值鉴定，根据文件重要性、参考价值及法规要求确定保管期限：

永久：公司章程、年度工作总结/计划、重要合同、审计报告、任免文件等；

长期（10年）：会议纪要、规章制度、薪酬方案、证照年检资料等；

短期（5年）：日常通知、报销凭证、办公用品采购清单等。

对保管期限不确定的文件，由行政部组织相关部门会商后确定。

步骤四：归档移交与接收（责任部门：各部门→行政部档案管理员）

每月28日前，部门兼职档案管理员*专员将整理好的纸质档案及电子档案（刻录光盘或至指定档案管理系统）移交至行政部档案管理员；

行政部档案管理员核对档案数量、分类、编目及保管期限，确认无误后在《行政管理文件归档移交清单》上签字接收，双方各执一份备查；

电子档案需同时提交《电子档案移交清单》（格式参照纸质清单，增加“文件大小、存储路径”字段），并保证电子文件与纸质文件内容一致。

步骤五：入库保管与维护（责任部门：行政部）

纸质档案入库前，行