企业内外部沟通联络记录表.docVIP

企业内外部沟通联络记录表工具指南

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，内外部沟通的高效性与规范性直接影响协作效率与信息准确性。本工具适用于以下场景，帮助企业实现沟通全流程可追溯、责任可明确：

内部协同：跨部门项目推进、资源协调、工作指令传达（如市场部与技术部对接产品需求、人力资源部组织跨部门会议等）；

外部联络：客户需求沟通、供应商合作对接、第三方机构事务办理（如与客户确认合同细节、与供应商协商交付周期、与合作方洽谈联合活动等）；

问题处理：紧急事件反馈、投诉响应、异常情况跟进（如客户投诉处理、生产设备故障协调、项目风险预警等）；

信息同步：重要决策传达、进度汇报、会议纪要分发（如向全员通知公司政策变更、向管理层汇报项目阶段性成果等）。

通过系统记录沟通内容，可避免信息遗漏、责任推诿，同时为后续复盘、审计、决策提供依据。

二、规范操作流程

为保证沟通记录的完整性与有效性，建议按以下步骤操作，每一步需严格把控细节：

第一步：明确沟通基础信息

在沟通前或沟通启动时，需先记录核心基础信息，为后续内容梳理奠定基础：

日期与时间：精确到“年/月/日时:分”，如“2023/10/2614:30”，区分沟通发起时间与实际沟通时长（如沟通持续1小时，可备注“14:30-15:30”）；

沟通类型：勾选“内部沟通”（部门/同事间）或“外部沟通”（客户/供应商/合作方等），便于后续分类统计；

沟通对象：

内部沟通：填写部门全称（如“技术研发部”）及参与人姓名（如“经理”“专员”），若涉及多人，可列出主要对接人；

外部沟通：填写单位/客户全称（如“科技有限公司”“客户A公司”）及联系人姓名、职务（如“总监”“经理”），保证可准确识别对方身份；

沟通方式：勾选“电话”“视频会议”“面对面会议”“邮件”“即时通讯工具（如企业/钉钉）”“其他”等，不同方式需备注关键凭证（如“邮件主题：关于项目需求确认”“会议：X”）。

第二步：详实记录沟通核心内容

沟通过程中需客观、准确记录关键信息，避免主观表述或遗漏细节，重点包括：

沟通主题：用简练语言概括沟通核心事由，如“2024年Q1产品上线进度协调”“客户B订单交期变更确认”；

沟通背景与目的：简要说明沟通前因及期望达成的目标（如“因客户C提出新增功能需求，需与技术部评估开发周期”“为推进项目落地，需协调市场部与设计部分工”）；

关键讨论事项：按沟通流程分点记录核心议题，如“客户提出需在原功能基础上增加数据导出模块”“技术部评估开发需10个工作日，需额外增加2人”；

参与人观点与反馈：客观记录各方意见，避免倾向性描述，如“市场部经理建议优先满足Top3客户需求”“供应商代表表示因原材料短缺，原定交付日期需延后3天”；

达成的共识/结论：明确沟通后形成的共同决定，如“确认分两阶段交付：基础功能11月15日前上线，新增模块11月30日前完成”“同意将客户B订单交期调整为2023/11/10”。

第三步：梳理后续跟进事项

沟通结束前，需明确未完成事项的责任人与时间节点，保证沟通成果落地：

待办事项清单：列出需后续行动的具体任务，每项需包含“事项描述”“负责人”（内部填写姓名/部门，外部填写对接单位及联系人）、“截止时间”（精确到日期）、“优先级”（高/中/低，按紧急程度标注）；

示例：“事项描述：完成新增模块技术方案设计；负责人：技术研发部*工程师；截止时间：2023/11/5；优先级：高”；

风险与依赖：如存在潜在风险（如“供应商原材料供应可能受天气影响”）或需其他方配合（如“需财务部确认预算审批进度”），需单独备注，提前预警。

第四步：记录归档与更新

沟通记录完成后，需及时整理并归档，保证信息可追溯：

填写完整记录：将上述信息填入统一模板（见第三部分），保证无遗漏项，关键信息（如日期、责任人、截止时间）需核对准确；

分发与共享：根据沟通性质，将记录同步至相关方（如内部项目成员抄送项目负责人，外部沟通发送正式邮件确认），重要沟通需经双方（尤其外部方）确认无误；

定期归档：按月/季度将记录分类整理（内部沟通按部门归档，外部沟通按客户/单位归档），电子版备份至指定服务器，纸质版装订存档，保存期限根据企业规定执行（一般建议至少1年）。

三、模板表格及填写说明

企业内外部沟通联络记录表

基础信息

内容

记录编号

（自动/按规则填写，如“BG001”）

日期

年/月/日

时间

时:分-时:分（沟通时长）

沟通类型

□内部沟通□外部沟通

沟通对象（内部）

部门：_________________参与人：_________________

沟通对象（外部）

单位/客户：_________________联系人：___________职务：___________

沟通方式

□电话□视频会议□面