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办公室文秘工作规范及文件管理办法

一、总则

办公室作为单位运转的中枢核心，其工作效能直接关系到整体工作的顺畅与高效。文秘工作是办公室工作的重要组成部分，承担着参谋助手、综合协调、服务保障等关键职能。为进一步规范办公室文秘工作流程，明确工作职责，提升文件管理科学化、规范化水平，确保信息传递准确、高效、安全，特制定本规范及办法。本规范及办法适用于单位内部所有涉及文秘工作的人员及文件管理活动，旨在通过标准化操作，减少工作疏漏，提高工作质量与效率，为单位各项事业的稳健发展提供坚实保障。

二、办公室文秘工作规范

（一）日常工作行为规范

1.职业素养：文秘人员应具备高度的政治觉悟和责任心，恪守职业道德，严守工作纪律和必威体育官网网址规定。工作中需保持严谨细致、认真负责的态度，做到忠诚担当、廉洁自律。

2.仪容仪表：在工作场合应着装得体、整洁大方，展现良好的职业风貌。

3.言谈举止：语言文明，举止得体，待人热情周到，树立服务型文秘形象。接听电话应首先主动报出单位或部门名称，通话时语气温和、表述清晰。

4.工作环境：保持办公区域整洁有序，办公用品摆放规范，营造高效、舒适的工作氛围。

（二）公文处理规范

1.公文拟制：

*内容要求：公文内容必须符合国家法律法规、方针政策及单位相关规定，做到主题鲜明、观点正确、理由充分、数据准确、条理清晰、文字精炼。

*格式规范：严格按照国家及单位公文格式标准执行，包括眉首、主体、版记等各部分要素的规范使用，字体、字号、行距、页码等排版要求。

*审核把关：拟稿人应对公文内容的真实性、准确性负责。公文在发出前，须按规定程序报请相关领导审核签发。文秘人员负责对公文格式、文字表述、标点符号等进行初步核校。

2.公文流转：

*收文处理：收到外来文件后，应及时清点、登记，检查信封有无破损、文件是否齐全。根据文件内容和性质，提出拟办意见，报请相关领导阅批，并按照批示意见及时分办、传阅。

*发文处理：公文经审核签发后，应进行编号、排版、校对。校对务必认真细致，确保无错漏。正式印发前需再次复核，无误后按规定用印、装订，准确及时发送。

*传阅管理：严格按照领导批示和文件传阅范围进行传阅，做到不横传、不积压、不延误。传阅过程中，应提醒阅文人注意必威体育官网网址，及时收回传阅文件，防止丢失。

（三）会议服务规范

1.会前筹备：

*根据会议需求，协助拟定会议方案，明确会议主题、时间、地点、参会人员、主要议程等。

*及时下发会议通知，确保通知到位。

*负责会场布置，包括座位安排、会标悬挂、音响设备调试、投影设备准备、茶水供应等，确保符合会议要求。

*准备会议所需材料，如议程、汇报材料、背景资料等，按参会人数准备齐全，并提前分发或置于会场。

2.会中服务：

*提前到达会场，做好签到引导、资料分发、设备运行保障等工作。

*认真做好会议记录，准确捕捉会议要点、讨论情况及决定事项。

*协助维护会场秩序，及时处理会议过程中出现的突发情况。

3.会后工作：

*及时整理会议纪要，经审核后按规定分发、存档。

*清理会场，回收剩余材料，整理会议文件。

*对会议决定事项进行跟踪督办，确保落实到位。

（四）信息沟通与协调

1.信息报送：确保信息报送的及时性、准确性和真实性。重要信息应第一时间上报，不得迟报、漏报、瞒报。

2.内外协调：积极做好单位内部各部门之间、以及与外部单位的沟通协调工作，确保工作顺畅衔接，提高整体工作效率。

3.事务办理：高效、稳妥地办理领导交办的各项事务，及时反馈办理结果。对于职责范围内的工作，应主动担当，积极完成；对于超出职责范围的，应及时请示汇报。

（五）印章与档案管理辅助

1.印章管理：严格遵守单位印章管理规定，协助做好印章的保管和使用。用印前需审核用印依据，经批准后方可用印，并做好用印登记。严禁违规用印、滥用印章。

2.档案辅助：协助档案管理部门做好文件材料的收集、整理、归档前的初步分类等工作，确保应归档材料的完整性和规范性。

三、文件管理办法

（一）文件管理基本原则

1.统一管理原则：单位各类文件应由办公室统一负责接收、登记、分发、归档和销毁，确保管理的集中与规范。

2.规范有序原则：文件处理全过程应遵循规定程序，做到流转有序、手续完备、责任明确。

3.安全必威体育官网网址原则：严格执行必威体育官网网址规定，确保涉密文件和敏感信息的安全，防止失泄密事件发生。

4.便于利用原则：文件整理归档应科学合理，便于日后查阅和利用，发挥文件的历史凭证和参考作用。

（二）文件的接收与登记

1.所有外来文件（包括纸质文件和电子文件）均应由办公室指定人员统一接收。接收时应检查文件是否完好、齐全，核对发文单位、文号、份数等信息