销售合同签订及审核标准化流程.docVIP

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销售合同签订及审核标准化流程工具模板

一、适用业务场景与主体

本标准化流程适用于企业销售部门与客户签订各类销售合同的全过程管理,涵盖产品销售、服务提供、定制开发等业务场景。涉及主体包括:销售代表(业务对接)、销售经理(业务审核)、法务专员(法律条款审核)、财务主管(财务条款审核)、客户方对接人(合同确认)及企业相关负责人(最终审批)。适用于新客户首次合作、老客户续签订单、大额/特殊条款合同等所有销售合同签订场景,保证合同条款合规、权责清晰,降低交易风险。

二、标准化操作流程详解

(一)需求对接与合同启动

明确客户需求

销售代表与客户方对接人(*经理)沟通,确认以下核心信息:

产品/服务名称、规格型号、数量、技术参数(如适用);

交付时间、地点、方式及验收标准;

付款方式(预付款、进度款、尾款比例及节点)、开票信息(名称、税号、地址、电话);

特殊要求(如定制化开发、售后服务、必威体育官网网址条款等)。

沟通后形成《业务需求确认单》(见附件1),由客户方对接人签字确认,作为合同起草依据。

内部启动合同流程

销售代表将《业务需求确认单》提交至销售经理,说明客户背景、合作意向及合同金额,申请启动合同签订流程。销售经理审核需求合理性(如价格是否符合政策、资源是否可匹配)后,签字同意流转至法务部门。

(二)合同起草

选择合同模板

法务专员根据业务类型(如标准产品销售合同、定制服务合同)从企业《合同模板库》中选取对应模板,避免使用过期或不适用的模板。

填写核心条款

销售代表与法务专员共同填写合同内容,保证以下条款准确无误:

双方主体信息:企业全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人;客户方全称、统一社会信用代码(企业客户)或身份证号(个人客户)、地址、联系人(需与营业执照/身份证一致)。

标的物信息:产品/服务名称、规格型号、数量、单价(含税/不含税)、总价(大小写一致);如为定制产品,需附技术协议作为附件。

交付与验收:交付时间(精确到日)、交付地点、运输方式及费用承担方;验收标准(如国标、行标或双方约定标准)、验收期限及异议处理流程。

付款条款:付款节点(如合同签订后X日内付预付款X%、交付后付进度款X%、验收合格后付尾款X%)、账户信息(企业对公账户,注明户名、账号、开户行)、逾期付款违约责任(如日万分之五违约金)。

违约责任:明确双方违约情形(如逾期交付、质量不达标、拖欠款项)及对应的违约金计算方式、合同解除条件。

争议解决:约定由企业所在地有管辖权的人民法院诉讼解决,或提交仲裁委员会仲裁(二选一)。

必威体育官网网址条款:明保证密信息范围(如技术资料、价格、客户信息)、必威体育官网网址期限(通常至合同终止后3-5年)及违约责任。

其他约定:如合同生效条件(双方签字盖章后生效)、不可抗力定义及处理方式、合同份数(通常一式X份,双方各执X份)。

内部初审

合同草案完成后,销售代表自行核对基本信息(如金额、数量、客户信息)是否与《业务需求确认单》一致,保证无遗漏或笔误。

(三)多部门联合审核

销售部门审核(业务条款)

销售经理重点审核:

产品/服务描述是否符合客户需求,数量、交付时间是否与销售计划匹配;

价格是否符合企业定价政策,是否有审批权限(如超权限价格需附《特殊价格审批单》);

付款方式、节点是否有利于企业资金安全(如预付款比例过低需补充担保措施)。

审核通过后签字,注明“业务条款审核通过”;不通过时退回销售代表修改,并明确修改意见。

法务部门审核(法律条款)

法务专员重点审核:

双方主体资格是否合法(如企业客户需核查营业执照复印件,个人客户需核查身份证复印件);

合同条款是否违反法律法规(如《民法典》《产品质量法》),是否存在歧义或漏洞;

违约责任、争议解决等条款是否公平合理,是否符合企业风险控制要求;

附件(如技术协议、质量标准)是否与主合同冲突。

审核通过后签字,注明“法律条款审核通过”;不通过时出具《合同审核意见表》(见附件2),列明修改条款及法律依据,销售代表需根据意见修改后重新提交审核。

财务部门审核(财务条款)

财务主管重点审核:

合同金额、付款方式、节点是否与企业财务制度一致,现金流是否可控;

开票信息(名称、税号、地址、电话)是否准确,避免因信息错误导致无法开票;

涉及保证金、质保金条款的,是否明确退还条件及时间;

大额合同(如超过万元)需评估客户付款能力,要求客户提供资信证明(如近期财务报表、银行资信证明)。

审核通过后签字,注明“财务条款审核通过”;不通过时退回销售代表,要求补充客户资信材料或修改付款条款。

(四)客户沟通与合同确认

提交客户审核

所有内部审核通过后,销售代表将合同正本(加盖企业合同章草稿)及《业务需求确认单》附件提交至客户方对接人(*经理),说明合同审核流程及主要条款,预留3-5个工作日供客户审核。

客户反馈与修改

客户如有

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