SAP采购流程控制操作手册.docxVIP

SAP采购流程控制操作手册

引言

在现代企业管理中，采购流程的高效与合规是保障生产运营、控制成本、提升企业竞争力的关键环节。SAP系统作为集成化的企业资源规划平台，为采购流程提供了强大的支持与管控工具。本手册旨在结合SAP系统操作，详细阐述采购流程各环节的核心控制点与标准化操作，以期帮助相关业务人员规范作业，强化风险防范，确保采购活动在可控、高效的轨道上运行。本手册适用于企业内部参与采购业务的各级人员，包括但不限于采购专员、仓库管理员、财务人员及相关审批管理者。

一、采购流程控制的总体目标与原则

（一）总体目标

采购流程控制的核心目标在于确保企业以最优化的成本、在准确的时间获取符合质量要求的物资或服务，并保证整个过程的合规性、透明度与可追溯性。具体而言，包括：保障生产与运营的连续性、降低采购成本、防范采购风险、提升采购效率、确保信息真实准确。

（二）基本原则

1.合规性原则：所有采购活动必须严格遵守公司内部规章制度、国家法律法规及相关行业准则。SAP系统操作需符合预设的权限与流程规范。

2.不相容职责分离原则：关键岗位职责如请购、采购执行、收货、付款审批等应予以分离，形成相互监督与制约机制，例如请购人不应同时负责采购订单的下达。

3.经济性与效益性原则：在确保质量与服务的前提下，通过比价、议价、框架协议等方式追求采购成本的最优化，并考量整体采购周期与效率。

4.授权审批原则：采购业务的各关键环节，如请购单的提交与审批、采购订单的创建与下达、付款申请等，均需依据预设的权限矩阵进行必要的授权与审批。

5.信息必威体育官网网址原则：采购过程中涉及的供应商信息、价格信息、合同条款等商业敏感数据，相关操作人员需严格遵守必威体育官网网址规定。

二、核心采购流程各环节的控制要点与操作

（一）请购环节(PurchaseRequisition,PR)

请购是采购流程的起点，其准确性与合规性直接影响后续环节。

1.请购单的发起与提报

*控制要点：请购需求的真实性、必要性、合理性；请购物料/服务的规格型号、数量、质量要求、需求日期的准确性；请购部门及申请人的权限。

*操作要点：

*需求部门根据实际业务需求，在SAP系统中创建请购单。需准确填写物料编码（如为物料采购）或服务描述（如为服务采购）、数量、需求日期、期望价格（如有）、用途等关键信息。

*对于标准物料，请购时应尽可能使用系统中已维护的物料主数据，避免使用非物料项采购，以确保数据的规范性和后续分析的准确性。

*请购单创建后，系统应自动或手动触发审批流程。

2.请购单的审批与控制

*控制要点：审批流程的完整性、审批权限的适当性、审批依据的充分性。

*操作要点：

*SAP系统应配置符合企业权限矩阵的审批工作流。审批人需对请购单的合理性、必要性及预算可用性进行审核。

*对于超预算、超权限或特殊需求的请购，应触发更高级别的审批或专项审批流程。

（二）采购订单环节(PurchaseOrder,PO)

采购订单是与供应商达成的具有法律效力的书面协议，是执行采购的核心依据。

1.供应商选择与评估

*控制要点：供应商资质的合规性、履约能力、价格竞争力、信誉状况。

*操作要点：

*采购部门应基于请购需求，从经过认证的合格供应商名录中选择供应商。新供应商的准入需经过严格的评估与审批流程。

*在SAP系统中，供应商主数据应准确维护，包括基本信息、银行账户、付款条件、税务信息等。

2.采购订单的创建与维护

*控制要点：采购订单信息与请购单的一致性；价格、数量、交货期、付款条件、交货地点等条款的准确性；与供应商协商的条款的完整体现。

*操作要点：

*采购人员在SAP系统中创建采购订单，可参考已审批的请购单进行自动或手动转换。

*确保采购订单项目中的物料/服务描述、数量、价格、交货日期、供应商信息等与协商结果一致。对于有框架协议或合同的，应引用相关协议号。

*价格控制是此环节的重点。应优先采用已维护的采购信息记录价格或框架协议价格。如为新价格，需提供充分的价格依据（如报价单、比价记录）。

3.采购订单的审批与下达

*控制要点：审批流程的合规性，确保采购订单在正式下达前经过必要的授权。

*操作要点：

*采购订单创建完成后，需提交审批。SAP工作流将根据预设条件（如金额、物料组、供应商等）自动路由至相应审批人。

*审批人需重点审核价格、供应商选择及订单条款的合理性。审批通过后，采购订单方可正式下达给供应商。系统可配置自动发送订单给供应商的功能。

（三）收货与检验环节(GoodsReceipt,GR)

收货是对供应商履约情况的直接验证，是确保所购物资符合订单要求的