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企业文件档案管理流程与目录模板
一、适用范围与管理目标
本模板适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）的文件档案管理工作，覆盖行政、人事、财务、项目、合同、研发等全类型文件。旨在通过标准化流程实现档案的“完整收集、规范分类、安全保管、高效利用”，保证档案资料的真实性、可追溯性，满足企业运营、审计、法律纠纷及历史存档需求。
二、档案管理全流程操作指南
（一）档案收集：明确责任与范围
操作要点：
责任划分：各部门指定档案联络员（如行政部负责行政文件，人力资源部*负责人事文件），负责本部门文件的形成、初步整理及定期移交。
收集范围：涵盖企业经营管理中具有保存价值的各类文件，包括但不限于：
行政类：制度文件、会议纪要、工作报告、对外函件；
人事类：劳动合同、员工档案、培训记录、奖惩文件；
财务类：凭证、账簿、报表、税务文件、审计报告；
业务类：合同协议、招投标文件、客户资料、项目方案；
其他：研发图纸、专利文件、资质证书、重要影像资料。
收集时限：
日常文件：形成后3个工作日内提交至档案管理员*；
项目文件：项目结束后10个工作日内完成整理并移交；
年度文件：次年1月15日前完成上年度文件汇总。
（二）档案分类：科学划分层级
操作要点：
采用“一级类别+二级类别+三级类别”的三级分类法，保证逻辑清晰、不重不漏。
一级类别：按部门或文件性质划分（如行政、人事、财务、业务、综合）；
二级类别：按文件功能或流程划分（如行政类下设“制度”“会议”“办公”等）；
三级类别：按文件具体类型或时间划分（如“制度”下设“人事制度”“财务制度”，“会议”下设“年度会议”“专题会议”）。
示例：
业务-合同-销售合同、财务-报表-月度报表、人事-档案-在职员工。
（三）档案编号：统一规则与标识
操作要点：
采用“部门代码-年份-流水号”的编号规则，保证唯一性和可检索性。
部门代码：用2位字母或数字表示（如“行政部”为“XZ”，“人力资源部”为“RL”）；
年份：文件形成年份（如2024年为“24”）；
流水号：按类别从001开始连续编制，每年重新编号。
示例：
XZ-24-001（行政部2024年第1号文件，如《2024年度行政管理制度》）、RL-24-015（人力资源部2024年第15号文件，如《员工培训记录》）。
特殊文件处理：密级文件（如绝密、机密）需在编号后标注密级，如“HT-24-008（机密）”。
（四）档案归档：规范移交与交接
操作要点：
整理要求：移交前需对文件进行排序、装订（去除金属夹）、修补破损文件，并填写《档案移交清单》（见模板），注明文件编号、名称、份数、页数等信息。
移交流程：
档案联络员与档案管理员共同核对《档案移交清单》，确认无误后双方签字；
档案管理员*将档案存入指定档案柜（或电子档案系统），并在移交清单上标注归档日期；
移交清单一式两份，部门与档案室各留存一份。
（五）档案保管：安全存储与维护
操作要点：
实体档案保管：
档案柜需统一编号，存放区域保持通风、干燥、防潮、防火、防盗、防虫；
定期检查档案状况（每季度至少1次），对破损、褪色文件及时修复或复制；
密级档案单独存放，由专人保管，access权限严格限制。
电子档案保管：
存储于企业专用服务器或加密云盘，定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；
电子文件命名规则与实体档案编号一致，便于关联检索；
定期进行病毒查杀和系统维护，保证数据安全。
（六）档案利用：规范借阅与归还
操作要点：
借阅权限：根据文件密级和借阅人岗位权限审批，普通文件需部门负责人签字，密级文件需分管副总签字。
借阅流程：
借阅人填写《档案借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅用途、归还期限；
档案管理员*审核后登记《档案借阅台账》，借阅人签字确认；
借阅期限一般不超过7天，到期需归还，如需续借需提前2天申请。
必威体育官网网址要求：借阅人不得复制、涂改、损坏档案，不得将档案带出指定区域（密级档案严禁带出档案室）。
（七）档案销毁：严格审批与记录
操作要点：
销毁范围：超过保管期限且无保存价值的档案（如普通合同保存10年，财务凭证保存30年，到期可销毁）。
销毁流程：
档案管理员*编制《档案销毁清单》，注明文件编号、名称、保管期限、销毁原因；
由档案管理负责人、法务专员、行政部共同审核签字，报总经理审批；
销毁时需两人以上在场，采用粉碎或焚烧等方式，保证信息无法恢复；
《档案销毁清单》及销毁过程记录需永久保存，以备追溯。
三、企业文件档案目录模板及填写说明
（一）档案总目录（年度）
序号
文件编号
文件名称
形成部门
密级
保管期限
存放位置
归档日期
备注
1
XZ-24-001
2024年度行政管理制度
行政部
普通
10年
A01-01
2024-01-05
含附件3份
2
RL-24-015
员工培
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