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技术文档编写规范流程指导手册

一、规范适用范围与核心目标

本规范适用于各类技术场景下的文档编写工作，包括但不限于软件项目开发、硬件产品设计、系统架构设计、技术方案评审、用户操作指南编写等。通过统一文档格式、明确编写流程、规范内容要求，保证技术文档的准确性、可读性和实用性，为跨团队协作、知识沉淀、项目交付及后续维护提供可靠依据。核心目标在于减少沟通成本、提高文档质量、保障技术信息传递的一致性。

二、技术文档全流程编写指南

（一）前期准备：明确文档定位与需求

确定文档目标与受众

与（产品经理）、（项目负责人）沟通，明确文档的核心目标（如指导开发、帮助用户理解、留存技术方案等）。

分析受众背景（如开发人员、测试人员、终端用户、运维人员等），根据受众调整技术深度与表达方式。例如面向用户的操作手册需避免专业术语堆砌，面向开发的设计文档需包含技术实现细节。

梳理文档类型与框架

根据项目阶段选择文档类型，如需求分析阶段编写《需求规格说明书》，设计阶段编写《系统设计文档》，测试阶段编写《测试报告》。

搭建文档基础框架，明确核心章节（如引言、总体设计、详细设计、测试方案、附录等），章节层级建议不超过三级，保证逻辑清晰。

（二）内容编写：规范结构与表达要求

章节内容规范

引言部分：说明文档编写目的、背景、范围、目标读者及术语定义（需单独列出“术语表”，避免歧义）。

主体部分：按逻辑顺序展开，如“总体设计”包含系统架构、模块划分、接口定义；“详细设计”包含核心算法流程、数据结构、关键代码逻辑（如需，可附伪代码或注释示例）。

图表使用：流程图、架构图、ER图等需使用统一工具（如Visio、Draw.io）绘制，保证图例清晰、标注完整，图表下方需注明“图X-X：图表名称”及简要说明。

文字表达要求

语言简洁准确，避免口语化、模糊表述（如“大概可能”“基本满足”），使用客观陈述句。

术语统一：全文中同一概念对应唯一术语，例如“用户端”与“客户端”需二选一，避免混用。

数据与引用：需验证数据的准确性（如版本号、功能指标），引用外部文档时需注明来源（如“依据《项目需求说明书》3.2节”）。

（三）审核与修订：多维度质量把控

自审阶段

编写者完成初稿后，对照“文档自查清单”（见附录1）逐项检查，重点核对内容完整性、术语一致性、图表准确性、逻辑连贯性。

交叉审核

邀请项目相关角色参与审核：开发人员核查技术实现细节，测试人员核查测试用例覆盖度，产品人员核查需求一致性。

审核意见需通过文档修订工具（如Word的“修订模式”或协作平台）标注，明确修改位置及理由，编写者需逐条响应并修订。

专家评审

对于关键文档（如系统架构设计、核心算法文档），需组织技术专家进行评审，重点评估方案的可行性、先进性及风险点，形成《专家评审意见表》（见附录2）。

（四）发布与归档：标准化管理

格式标准化

最终文档需统一格式：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，标题使用黑体（一级标题三号、二级标题四号、三级标题五号），宋体五号，行距1.5倍，页码居中显示。

电子文档命名规则：“项目名称-文档类型-版本号-日期”，例如“电商平台-需求规格说明书-V1.2。

版本管理与存档

使用版本控制工具（如Git、SVN）管理文档变更，记录每次修改的版本号、修改人、修改内容及修改日期，避免版本混乱。

文档发布后，需提交至项目知识库（如Confluence、SharePoint）归档，设置访问权限（如核心文档仅项目成员可查看），保证文档可追溯、可复用。

三、常用技术与表格示例

（一）《需求规格说明书》核心章节及表格

功能需求描述

需求ID

需求名称

需求描述

优先级

来源

状态

对应模块

FR-001

用户注册功能

支持用户通过手机号+验证码注册，手机号格式校验，密码需包含字母+数字，长度8-20位

高

产品需求

已完成

用户模块

FR-002

密码找回功能

支持通过注册手机号接收验证码重置密码，验证码有效期5分钟

中

用户反馈

测试中

用户模块

非功能需求

需求类型

指标要求

测试方法

功能需求

页面加载时间≤3s

使用JMeter模拟100并发用户访问，记录平均响应时间

安全需求

用户密码加密存储

采用AES-256加密算法，传输过程使用协议

（二）《系统设计文档》核心表格

模块接口定义

模块名称

接口名称

接口类型

输入参数

输出参数

功能描述

订单模块

createOrder

POST

userId,goodsList

orderId,status

创建订单，返回订单ID及状态

支付模块

payOrder

PUT

orderId,amount

paymentResult

支付订单，更新支付结果

数据库表设计

表名

字段名

数据类型

约束条件

描述

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