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合同管理标准化操作工具

一、适用场景与核心价值

在企业运营中，合同管理是连接业务与法律风险控制的核心环节。本工具适用于企业法务部门、采购部门、销售部门、项目组等涉及合同起草、审批、签署、履约、归档全流程的场景，尤其适合需要规范合同管理、降低履约风险、提升协作效率的中小型企业或大型集团分支机构。通过标准化操作，可解决合同条款混乱、审批流程冗长、履约跟踪缺失、归档资料不全等问题，保证合同管理“有章可循、有据可查、风险可控”。

二、标准化操作流程详解

（一）合同起草：明确需求，规范条款

操作目标：基于业务需求，形成内容完整、条款合规的合同初稿。

具体步骤：

需求收集与资料准备

业务部门发起合同需求时，需提供《合同需求明细表》（含合作方信息、交易标的、金额、履行期限、核心诉求等），并附上合作方营业执照复印件、法定代表人身份证明（或授权委托书）、项目可行性报告等背景资料。

法务部门或合同管理员根据需求资料，梳理合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同、必威体育官网网址协议等），匹配对应的标准合同模板（若无模板，需参考行业惯例及法律法规起草）。

条款设计与内容填充

合同主体：明确甲方（采购方/发包方）、乙方（销售方/承包方）的准确名称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表姓名及职务。

核心条款：

标的物/服务：详细描述名称、规格、型号、数量、质量标准（可引用国标行标或双方确认的技术参数）；

价款与支付：明确金额、币种、计价方式（固定单价/总价）、支付条件（如预付款比例、到货验收款、质保金比例）、支付账户（需与企业对公账户一致）；

履行期限与地点：约定具体起止时间、交付/服务地点（如“甲方办公地址位于市区路号”）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）对应的违约金计算方式（如“按逾期金额的0.05%/日支付违约金”）及赔偿范围；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）；

必威体育官网网址条款：明保证密范围（如技术资料、客户信息）、必威体育官网网址期限（如“合同履行完毕后3年”）。

其他条款：根据合同类型补充知识产权、不可抗力、合同解除等特殊条款。

内部初审

业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，金额、期限等关键数据是否准确；

法务部门审核条款合法性、合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等），避免歧义条款（如“乙方需尽快完成交付”改为“乙方应于X年X月X日前完成交付”）。

（二）合同审批：分层把关，控制风险

操作目标：通过多部门协同审批，保证合同内容合理、流程合规、风险可控。

具体步骤：

发起审批流程

合同管理员在OA系统或审批工具中创建审批流程，合同初稿、需求明细表、初审意见等附件，填写《合同审批表》（含合同编号、名称、金额、审批部门、审批人等）。

分级审批

部门级审批：业务部门负责人确认业务可行性，重点审核标的、金额、履约能力是否与业务计划匹配；

法务审批：法务部门审核法律风险，重点关注条款完整性、违约责任、争议解决等是否合规；

财务审批：财务部门审核金额准确性、支付条款是否符合财务制度（如大额支付是否需要分期、发票类型约定）；

管理层审批：根据合同金额分级（如10万元以下由部门总监审批，10-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批），最终审批人对合同整体风险承担决策责任。

审批反馈与修改

审批人需在1-3个工作日内完成审批，通过审批则流转至下一环节；驳回需明确修改意见（如“违约金比例过高，调整为0.03%/日”），合同管理员根据意见修改后重新发起审批。

（三）合同签署：规范签署，保证效力

操作目标：完成合同签署，保证合同法律效力，明确双方权利义务。

具体步骤：

签署前准备

核对合同文本：确认审批流程完成后无修改，合同份数满足双方需求（如一式两份，双方各执一份；多份合同需注明“每份具有同等法律效力”）；

审查签署人权限：乙方签署人需提供法定代表人身份证明或《授权委托书》（需载明授权范围、期限，并由法定代表人签字盖章），避免无权代理风险。

签署方式

纸质签署：双方在合同关键页（如首页、金额页、签字页）加盖公章或合同专用章（骑缝章），签字笔迹需与身份证件一致，签署日期填写实际签署日（不得早于审批日期）；

电子签署：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份认证、合同内容不可篡改，签署后电子合同文本（与纸质文本具有同等法律效力）。

签署后归档

合同管理员在签署后1个工作日内收回纸质合同原件（或电子合同文件），并在《合同台账》中更新签署状态、签署日期、合同份数等信息。

（四）履行跟踪：动态监控，保障履约

操作目标：实时跟踪合同履行进度，及时发觉并解决履约问题，保证合同目的实现。

具体步骤：

履行计划制定

业务部门根据合同条款制定《合同履行计划表》，明确