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档案数字化安全管理自查报告

一、引言

为全面贯彻国家及行业关于档案数字化工作的各项安全管理规定，切实保障档案信息资源的真实性、完整性、可用性和必威体育官网网址性，我单位近期组织了针对档案数字化全流程的安全管理自查工作。本次自查旨在通过系统性的梳理与评估，及时发现潜在风险，查漏补缺，进一步规范管理，提升档案数字化工作的安全防护能力。自查范围涵盖档案数字化的组织管理、人员管理、数据安全、系统安全、设备环境、应急管理及审计追溯等关键环节。自查工作以相关法律法规为依据，结合我单位实际操作情况，力求客观、全面、深入，确保数字化档案资源在生命周期各阶段均处于可控、安全状态。

二、自查组织与范围

本次自查工作由单位档案管理部门牵头，信息技术部门、必威体育官网网址管理部门及相关业务部门协同参与，成立了专项自查工作小组。小组成员具备档案管理、信息安全、信息技术等相关专业背景及实践经验，确保了自查工作的专业性和权威性。

自查范围包括：

1.档案数字化项目立项、审批及管理制度建设情况；

2.参与档案数字化工作人员的背景审查、安全教育与管理情况；

3.档案数字化过程中，从档案接收、著录、扫描、图像处理、质检、数据挂接、存储、传输到利用等各环节的数据安全管理情况；

4.用于档案数字化的软硬件系统、网络环境的安全防护与管理情况；

5.档案数字化加工场所、存储介质的安全管理情况；

6.档案数字化安全事件应急预案制定与演练情况，以及数据备份与恢复机制；

7.档案数字化全过程的审计日志记录与追溯机制。

三、自查内容与发现

（一）组织与制度保障

自查内容与方法：重点核查了档案数字化安全管理相关的规章制度是否健全，责任是否明确到人；是否建立了有效的安全管理组织架构；项目实施过程中是否严格执行审批流程。通过查阅文件、会议纪要、访谈相关负责人等方式进行。

自查发现：

1.主要成效：已建立起较为完善的档案数字化管理制度体系，明确了各部门及人员的安全职责，成立了由单位分管领导牵头的档案数字化工作领导小组，对重大事项进行决策。项目立项与审批流程规范，能够确保数字化工作的合规性。

2.存在问题与不足：部分制度条款略显原则性，在具体操作指引层面不够细致，例如在数字化成果验收的安全标准方面，可操作性有待加强。跨部门间的安全协同机制在实际运行中，信息传递效率偶有滞后。

（二）人员安全管理

自查内容与方法：对参与档案数字化的所有人员（包括内部员工及外包服务人员）的背景审查记录、必威体育官网网址协议签订情况、安全必威体育官网网址教育培训记录进行了全面检查。通过抽查培训档案、协议文本、个别谈话等方式评估人员安全意识。

自查发现：

1.主要成效：对内部员工均进行了严格的背景审查，所有参与人员（含外包人员）均签订了符合要求的必威体育官网网址协议。定期组织开展档案安全与必威体育官网网址知识培训，并进行考核，员工的基本安全意识得到普及。

2.存在问题与不足：对外包服务团队的日常管理与行为监督仍有提升空间，个别外包人员在操作规范性上存在偶发性疏漏。针对不同岗位的差异化安全培训内容不够精准，培训形式略显单一。

（三）数据安全管理

自查内容与方法：围绕档案数据从产生到销毁的全生命周期，重点检查了数据采集的规范性、元数据著录的准确性、数据处理过程中的质量控制、数据存储的加密与备份策略、数据传输的加密措施以及数据销毁的合规性。通过技术检测、流程穿行测试等方法进行验证。

自查发现：

1.主要成效：严格执行档案著录规则，确保元数据的准确性与完整性。数字化扫描图像质量符合相关标准，并经过多环节质检。核心档案数据存储采用了加密技术，定期进行数据备份，备份介质异地存放。数据传输主要通过内部加密网络进行。

2.存在问题与不足：在数据脱敏处理方面，针对不同敏感级别档案的脱敏规则尚未完全细化。部分历史遗留的数字化数据，其备份版本管理略显混乱，存在少量冗余备份。数据销毁环节的记录不够详尽，缺乏统一的销毁登记台账。

（四）系统与网络安全管理

自查内容与方法：检查档案管理系统及数字化加工系统的访问控制机制、身份认证强度、权限分配合理性、安全审计功能启用情况；网络边界防护、防火墙策略、入侵检测/防御系统运行状态；恶意代码防范措施等。通过系统配置核查、漏洞扫描、日志分析等手段进行。

自查发现：

1.主要成效：档案管理系统及加工系统均实施了严格的用户身份认证和基于角色的权限控制。关键服务器和网络设备部署了防火墙和杀毒软件，定期进行病毒库更新和系统补丁升级。启用了系统操作日志审计功能。

2.存在问题与不足：部分终端计算机的屏幕保护程序启用及自动锁定时间设置未能完全统一和强制执行。内部网络区域划分的精细化程度不足，对不同安全级别的数据处理终端未能实现更严格的逻辑隔离。系统安全漏洞扫描的频率和深度有待加强。

（五）设备与环境安全管理

自查内容与方法：