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行政办公室财务报销流程说明

一、引言

为规范公司行政办公室各项费用的报销管理，明确报销流程及相关责任，提高工作效率，确保公司资金使用的合规性与合理性，特制定本流程说明。本流程适用于公司行政办公室所有人员因公务发生的费用报销事宜。全体相关人员应认真学习并严格遵照执行。

二、报销基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，相关原始凭证必须真实、合法、有效，严禁虚报、冒领、伪造票据。

2.合规性原则：报销范围、标准及审批程序必须符合公司财务管理制度及国家相关财经法规政策。

3.及时性原则：各项费用应在发生后及时办理报销手续，一般不应跨年度报销（特殊情况需书面说明并经审批）。

4.经济性原则：在符合业务需求的前提下，力求节约，降低费用成本。

三、原始凭证的基本要求

原始凭证是报销的唯一合法依据，必须符合以下基本要求：

1.发票类凭证：

*必须是国家税务部门监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费收据。

*发票抬头必须为公司法定全称，不得为个人或其他名称。

*发票内容应清晰完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格型号（如需）、数量、单价、金额（大小写必须一致且清晰）、开票单位发票专用章等要素。

*发票不得涂改、挖补，如有错误应由开票单位重开或出具书面说明并加盖公章。

*电子发票需打印清晰，确保二维码或验证码可识别，并注意防止重复报销。

2.非发票类凭证：如车票、机票行程单、船票等，应具有明确的旅客信息、出发到达地点、时间、金额等要素。

3.其他凭证：如付款凭证、合同协议复印件（关键页）、费用申请审批单等，作为发票的辅助证明材料。

4.所有原始凭证应保持整洁、完整，不得污损。

四、报销单的规范填写

报销人需使用公司统一格式的《费用报销单》，并按以下要求填写：

1.填写内容：包括报销部门、报销日期、报销人姓名、联系电话、费用所属项目（如有）、费用发生日期、费用事由（需简明扼要描述）、附件张数等。

2.费用明细：按费用性质（如差旅费、办公费、招待费、交通费等）分别列示，每一项费用应填写对应的原始凭证张数、金额。合计金额大小写必须一致。

3.粘贴要求：原始凭证应分类、整齐地粘贴在《费用报销单》或粘贴单上，粘贴范围不得超出粘贴单边缘，避免装订时遮盖票据内容。较小票据应均匀分布粘贴，防止脱落。

五、报销审批与付款流程

1.报销人提交：报销人将填写完整、粘贴规范的《费用报销单》及相关原始凭证，提交给本部门负责人进行初审。

2.部门负责人审核：部门负责人对报销费用的真实性、必要性、合规性及报销单填写的完整性进行审核，确认无误后签字。

3.行政部门审核：行政办公室指定专人（通常为行政主管或指定行政人员）对报销事项是否符合公司行政管理制度、费用标准（如招待标准、差旅标准等）进行审核，并对票据的规范性进行复核。

4.财务部门审核：行政部门审核通过后，报销单据提交至财务部门。财务人员对原始凭证的合法性、合规性、完整性，报销金额的准确性，以及报销流程的完整性进行专业审核。对不符合要求的单据，财务部门有权退回并要求报销人补充或更正。

5.审批人审批：根据公司授权审批权限规定，由相应层级的领导进行最终审批。

6.财务付款：经最终审批通过的报销单据，由财务部门根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付至报销人指定的公司员工个人账户。原则上，报销款项不支付现金。

7.凭证归档：财务部门付款后，对报销单据进行整理、编号、装订，作为会计档案妥善保管。

六、其他注意事项

1.费用预支：因公务需要预先支付款项的（如差旅费借款），需填写《借款单》，按审批流程报批后，到财务部门办理借款手续。借款应在公务结束后规定期限内及时报销冲账。

2.特殊情况处理：对于特殊或大额费用报销，建议事先与行政部门及财务部门沟通，确认报销要求及所需材料。如遇原始凭证遗失等特殊情况，需提供书面说明，并经部门负责人及相关领导审批确认，方可酌情处理，原则上无原始凭证不予报销。

3.责任追究：对于在报销过程中弄虚作假、虚报冒领、违规报销等行为，一经查实，公司将根据相关规定对责任人进行处理，情节严重者将追究法律责任。

4.咨询与沟通：报销人在报销过程中如有疑问，可随时向行政部门或财务部门咨询。

七、附则

1.本流程未尽事宜，参照公司财务管理制度及国家相关法律法规执行。

2.本流程由公司行政办公室及财务部门负责解释和修订。

3.本流程自发布之日起施行。

希望全体行政办公室人员认真学习并严格遵守本流程，共同维护公司良好的财务秩序。