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合同管理与文档存档规范工具指南

一、工具概述

本工具旨在为企业合同全生命周期管理及文档存档提供标准化流程与规范化模板，通过明确各环节职责、操作要求及管理规则，保证合同签订合规、履行可追溯、文档存储安全有序，降低企业运营风险，提升管理效率。适用于企业采购、销售、人力资源、法务、财务等部门的合同管理及文档存档工作。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本工具适用于企业各类合同的起草、审批、签署、履行、变更、终止及归档全流程管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、必威体育官网网址协议等。同时适用于纸质文档与电子文档的规范化存档管理。

（二）典型应用场景

采购部门：管理供应商采购合同，跟踪订单交付、验收及付款进度，保证采购流程合规、成本可控。

销售部门：规范客户销售合同审批与签署，记录回款情况，防范客户违约风险。

人力资源部门：管理劳动合同、必威体育官网网址协议、竞业限制协议等，保障员工与企业双方权益，规避劳动纠纷。

法务部门：审核合同条款合法性，处理合同履行中的争议，监督合同归档完整性。

财务部门：依据合同条款进行付款审批与账务处理，保证资金支付与合同约定一致。

三、合同全生命周期管理操作流程

（一）第一步：合同起草与要素确认

发起需求：业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、招聘员工等），明确合同主体、标的、数量、价格、履行期限等核心要素，填写《合同起草需求表》（见表1）。

起草合同：业务部门参照企业标准合同模板或根据需求定制起草合同文本，保证条款清晰、无歧义，重点约定双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心内容。

要素校验：起草完成后，业务负责人对照《合同关键要素清单》（见表2）进行初步校验，保证无遗漏、无矛盾。

（二）第二步：多级审批流程推进

线上提交审批：通过企业OA系统或指定审批平台，合同草案及《合同起草需求表》，按审批层级发起流程（一般顺序：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管领导→总经理）。

部门审核：

业务部门负责人：审核合同内容是否符合业务需求、条款是否合理。

法务部门：审核合同合法性、合规性，排查法律风险（如条款是否违反法律法规、是否存在权利义务不对等）。

财务部门：审核合同金额、付款方式、税费承担等财务相关条款是否符合企业财务制度。

领导审批：分管领导及总经理根据合同金额、重要性等最终审批，重大合同（如金额超过万元）需提交总经理办公会审议。

审批意见反馈：审批过程中若需修改，审批人需注明具体意见，业务部门根据意见修订后重新提交审批，直至全部通过。

（三）第三步：合同签署与用印管理

签署准备：审批通过后，业务部门根据合同类型（纸质/电子）准备签署文本，保证份数满足存档及各方需求（纸质合同一式X份，电子合同需加盖电子签章）。

用印申请：通过审批系统提交《合同用印申请表》，注明合同编号、用印份数、用印人等信息，经授权领导审批后，至行政部门加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。

正式签署：

纸质合同：各方签署人需核对合同内容无误后签字盖章，签署日期需统一（建议以最后一方签署日期为准）。

电子合同：通过第三方电子签章平台完成签署，保证电子签章合法有效，同步保存签署过程日志。

（四）第四步：合同履行与动态跟踪

履行交底：业务部门向相关部门（如采购、仓储、财务）及合作方进行合同履行交底，明确交付标准、时间节点、验收流程等。

进度记录：业务部门建立《合同履行跟踪表》（见表3），实时记录合同履行进度（如物料交付日期、服务完成情况、付款节点等），关键节点需留存书面凭证（如验收单、发票、往来函件）。

风险预警：若发觉可能无法按约履行或对方存在违约风险（如延迟交货、拖欠款项），业务部门需及时上报分管领导，并与对方沟通协商解决方案，必要时启动违约处理程序。

（五）第五步：合同变更、终止与归档

变更管理：合同履行中若需变更（如调整金额、履行期限），需由双方协商一致并签订《合同变更协议》，参照原审批流程完成审批后签署，变更协议作为原合同补充文件一并归档。

终止处理：合同因履行完毕、协商解除或法定原因终止的，业务部门需确认终止状态，清理未了结事项（如尾款结算、资料移交），并签订《合同终止协议》（若适用）。

归档移交：

整理资料：业务部门将合同文本（含变更/终止协议）、审批文件、履行凭证（验收单、发票等）、签署函件等资料整理齐全，按“一合同一档”原则编号。

移交存档：填写《合同归档移交清单》（见表4），与档案管理部门办理交接，档案部门核对无误后签收，并录入档案管理系统，保证电子文档与纸质文档同步存储。

四、常用工具表格模板

表1：合同起草需求表

合同编号

需求部门

需求人

联系方式

合作方名称

合同类型

核心标的

预算金额

履行期限

备注

需求说明：

合作方背景（如合作年限、信用等级等）：____________