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通用采购合同范本与审批流程工具指南

一、采购合同与审批流程的适用场景

本工具适用于各类企业（含中小型企业、集团公司）的日常采购业务，覆盖原材料、办公用品、生产设备、服务外包（如IT运维、咨询服务）、工程物资等采购类型。具体场景包括：

常规采购：企业生产经营所需的重复性物料或服务采购（如每月办公用品采购）；

项目采购：为特定项目采购专属设备或服务（如新建生产线所需设备采购）；

紧急采购：因突发需求（如设备故障急需更换配件）导致的短期采购；

战略采购：年度框架协议下的批量采购（如与核心供应商签订年度原材料供应合同）。

涉及角色包括需求部门、采购部、财务部、法务部、分管领导及总经理（根据企业权限设置调整），保证采购流程合规、风险可控。

二、采购合同审批与签订全流程操作指南

采购合同从需求到签订需经历6个核心步骤，各环节责任人与输出成果明确，流程

（一）需求确认与提报：明确采购必要性

责任人：需求部门负责人、采购专员

操作说明：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》（见附表1），注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间及预算来源，部门负责人签字确认。

采购专员对接需求部门，核实采购需求的合理性（如是否在预算范围内、是否存在替代方案），确认无误后形成《采购需求确认单》。

输出成果：《采购需求申请表》《采购需求确认单》

（二）供应商选择与谈判：保证性价比最优

责任人：采购专员、需求部门代表、财务部（价格审核）

操作说明：

供应商寻源：根据采购标的性质，通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）、单一来源采购（如独家代理产品）等方式确定候选供应商。

资质审核：核查供应商营业执照、生产许可证（若涉及特殊行业）、相关资质证书（如ISO认证）、过往合作业绩等，保证供应商具备履约能力。

商务谈判：与供应商就价格、交付周期、付款方式、质量标准、售后服务等条款进行谈判，形成《谈判记录表》。

输出成果：《供应商资质审核表》《谈判记录表》《候选供应商名单》

（三）合同起草：规范核心条款内容

责任人：采购专员、法务部（审核）

操作说明：

采购专员根据《采购需求确认单》《谈判记录表》及供应商信息，使用《通用采购合同模板》（见第三章）起草合同，重点明确以下条款：

标的物：名称、规格型号、品牌、数量（附《采购明细表》）；

价格：含税单价、总价、价格有效期（如遇市场波动是否调整）；

交付：交付时间、地点、运输方式、风险转移节点；

验收：验收标准（国标/行标/约定标准）、验收期限、异议处理流程；

付款：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）、账户信息；

违约责任：逾期交付、质量不达标、付款违约的赔偿标准（如按日违约金）。

法务部对合同条款的合法性、严谨性（如歧义条款、责任划分）进行审核，提出修改意见，采购专员根据意见修订合同。

输出成果：《通用采购合同（草案）》《法务审核意见单》

（四）合同审批：履行内部合规程序

责任人：采购部、财务部、法务部、分管领导、总经理

操作说明：

采购部初审：确认合同内容与采购需求、谈判结果一致，审批权限内由采购经理签字；超权限则流转至下一环节。

财务部审核：重点审核付款方式是否符合财务制度、价格是否合理、质保金比例是否适当（一般不低于5%-10%），审批通过后签字。

法务部终审：对合同法律风险进行最终把关，保证无法律漏洞，审核通过后签字。

领导审批：根据合同金额及企业权限设置，由分管领导（如副总）或总经理最终审批（例如：10万元以下分管领导审批，10万元以上总经理审批）。

注意事项：审批环节需在3个工作日内完成，紧急采购可启动“绿色审批通道”，但事后需补齐流程。

输出成果：《合同审批签批单》（各环节签字确认）

（五）合同签订与盖章：生效必备环节

责任人：采购专员、行政部（盖章）、法务部（存档）

操作说明：

采购专员核对审批完成的合同文本与原件是否一致，确认无误后提交至行政部。

行政部根据《合同审批签批单》加盖企业公章（或合同专用章），合同自双方签字盖章之日起生效（若约定生效条件需满足条件后生效）。

采购专员将正本合同至少一式两份（甲乙双方各执一份），复印件分发至需求部门、财务部、法务部存档。

输出成果：生效采购合同正本、分发的合同复印件

（六）合同履行与跟踪：保证采购目标达成

责任人：需求部门、采购专员

操作说明：

交付跟踪：采购专员实时跟踪供应商交付进度，若遇延迟（如不可抗力、生产问题），及时与供应商沟通并反馈至需求部门，协商解决方案。

验收执行：需求部门根据合同约定标准组织验收，填写《验收单》（见附表2），需注明验收结果（合格/不合格）、数量、质量问题等，采购部、财务部（参与大额验收）签字确认。

付款执行：财务部根据《验收单》《合同审批签批单》及付款节点安排付款，质保期满无质量问题后