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常用公文格式范本及撰写技巧汇编

在机关、企事业单位的日常办公中，公文扮演着不可或缺的角色。它是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要载体，其规范性、准确性和高效性直接关系到公务活动的质量和效率。一份格式规范、逻辑清晰、语言精炼的公文，不仅能准确传达意图，更能体现发文单位的专业素养和工作作风。

本文旨在梳理常用公文的标准格式，并结合实践经验总结撰写技巧，为广大公文撰写者提供一份实用的参考指南，助力提升公文处理能力与水平。

一、公文的基本构成要素

无论何种类型的公文，通常都包含以下基本构成要素（部分要素根据公文种类和实际需要有所取舍）：

*份号：涉密公文应当标注份号。

*密级和必威体育官网网址期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和必威体育官网网址期限。

*紧急程度：紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。

*标题：由发文机关名称、事由和文种组成。

*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。

*附件说明：公文附件的顺序号和名称。

*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

*附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。

*附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。

*抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。

*页码：公文页数顺序号。

二、常用公文格式范本及撰写技巧

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是最常用的公文之一。

格式范本：

[发文机关标志]

发文字号：[例如：X办发〔2024〕X号]

_________________________

关于[事由]的通知

[主送机关全称或规范化简称]：

[正文]

为[目的依据]，根据[相关文件或会议精神，可选]，现就[具体事项]通知如下：

一、[分事项一及具体要求]

（一）[子项1]

（二）[子项2]

二、[分事项二及具体要求]

[其他需要说明的事项，如工作要求、联系方式等，可选]

特此通知。

[发文机关署名]（印章）

[成文日期年月日]

（联系人：XXX联系电话：XXXXXXX）（此为附注，根据需要添加）

抄送：[抄送机关]。

[印发机关]2024年X月X日印发

撰写技巧：

1.标题明确：事由要清晰，让人一看就知道通知的核心内容。例如“关于举办XX培训的通知”，而非“重要通知”。

2.主送准确：明确通知的对象，是发给下级机关、平级机关还是相关单位。

3.正文清晰：

*开头：简明扼要说明发文的原因、目的或依据。

*主体：这是通知的核心，要把需要周知或执行的事项逐条写清楚、写具体。比如时间、地点、内容、参加人员、要求等要素，务必明确无歧义。多用“一是、二是、三是”或“第一、第二、第三”等序数词，使条理清晰。

*结尾：常用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等。

4.语气得体：根据通知的性质和内容，语气可严肃（如指示性通知）或平和（如告知性通知）。

（二）报告

适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

格式范本：

[发文机关标志]

发文字号：[例如：X报〔2024〕X号]

_________________________

关于[工作/情况]的报告

[主送机关全称]：

[正文]

[开头：简述报告的起因或目的，概括报告的主要内容。例如：根据您单位X月X日询问/为做好XX工作，现将有关情况报告如下：]

一、[工作开展情况/事件经过/主要成绩]

（一）[具体工作1完成情况、采取的措施、取得的成效]

（二）[具体工作2完成情况、采取的措施、取得的成效]

二、[存在的主要问题与不足]（实事求是，不回避问题）

（一）[问题1及表现]

（二）[问题2及表现]

三、[下一步工作打算/改进措施/处理