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机关单位文件管理工作规范指南

一、总则

机关单位文件管理是机关日常工作的重要组成部分，是保障政令畅通、提高工作效率、维护机关历史真实面貌的基础性工作。为进一步规范我单位文件管理行为，确保文件的规范形成、安全流转、有效利用和科学归档，依据国家有关法律法规和上级主管部门相关规定，结合我单位实际，特制定本指南。

文件管理工作应遵循以下基本原则：

1.统一规范原则：文件的格式、流转、归档等均应符合国家及本单位统一标准。

2.准确高效原则：确保文件内容真实准确，流转及时高效，满足工作需要。

3.安全必威体育官网网址原则：严格执行必威体育官网网址规定，严防文件失泄密事件发生。

4.全程管理原则：对文件的形成、办理、流转、归档、销毁等环节实行全过程控制。

5.依法管理原则：遵守国家关于档案管理、必威体育官网网址、信息公开等方面的法律法规。

二、文件的形成与拟制

文件拟制是文件管理的起始环节，直接关系到文件质量和后续工作的顺畅。

1.内容要求：文件内容应符合党和国家的方针政策、法律法规，紧密结合工作实际，做到观点明确、条理清晰、文字精炼、数据准确、格式规范。

2.格式规范：严格按照《党政机关公文处理工作条例》及本单位公文格式细则执行。包括文种的正确选用（如决定、通知、报告、请示、函等），标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送机关等要素的规范标注。

3.起草与审核：文件起草人应深入调研，确保内容的真实性和可行性。初稿完成后，需经部门负责人审核，重要文件应进行集体讨论或征求相关部门意见。审核重点包括：是否符合政策法规、是否需要会签、内容是否准确、格式是否规范、文字表述是否恰当等。

三、文件的审核与签发

文件的审核与签发是保证文件质量和权威性的关键环节。

1.审核程序：拟制完成的文件，应按规定程序送审。一般文件由部门负责人审核；重要文件或涉及多个部门职责的文件，需由分管领导审核；特别重要的文件，须报请主要领导审核。审核人应对文件内容、格式、政策合规性等负审核责任。

2.会签要求：文件内容涉及其他部门职责范围的，必须经过相关部门会签。会签部门应认真研究，明确意见并签署负责人姓名和日期。

3.签发权限：文件审核无误后，按照领导分工和权限进行签发。未经签发的文件不得印发。签发人应在发文稿纸上签署明确意见、姓名和日期。

四、文件的登记与分发

文件的规范登记与分发是确保文件有效流转和追溯的基础。

1.编号登记：正式印发的文件，应由单位办公室（或指定的文件管理部门）统一编号、登记。登记项目包括：文号、标题、发文机关、成文日期、份数、分发范围、签收人等。

2.印制规范：文件印制应保证清晰、整洁，符合格式要求。涉密文件须在符合必威体育官网网址要求的场所印制。

3.分发传递：文件分发应严格按照分发范围进行，确保及时、准确送达。传递涉密文件须通过机要渠道或符合必威体育官网网址规定的方式进行，并履行签收手续。内部流转文件可通过内部办公系统或指定人员传递。

五、文件的流转与办理

文件流转与办理是文件发挥效用的核心环节，应做到及时、规范、高效。

1.收文处理：收到外来文件（包括上级来文、同级单位函件、下级单位请示报告等），应由办公室（或指定部门）统一签收、登记、拟办。拟办人应根据文件内容和职责分工，提出初步办理意见，报相关领导批示。

2.传阅与承办：文件应根据领导批示及时传阅或分办给承办部门（或承办人）。传阅文件应严格按照传阅范围和顺序进行，不得随意扩大传阅范围或横传。承办部门（或承办人）应在规定时限内认真办理，并将办理结果及时反馈。对有明确时限要求的文件，必须按期办结。

3.领导批示件管理：领导在文件上的批示，是重要的工作指令，应严格执行。承办部门应将批示件的落实情况及时向批示领导汇报。

4.催办与督办：对重要文件或领导批示件，办公室（或指定部门）应进行跟踪催办，确保文件得到及时处理。督办工作应注重实效，及时了解办理进展，协调解决问题。

六、文件的整理与归档

文件整理归档是保存机关工作历史、服务后续工作的重要保障。

1.整理原则：文件整理应遵循“遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。

2.分类组卷：根据文件的来源、内容、文种等特征，按照单位档案分类方案进行分类、组卷。卷内文件应按规定顺序排列，并编写页号。

3.归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。具体参照本单位档案管理办法执行。

4.归档时限：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时整理，定期向单位档案室归档。一般应在次年上半年完成上一年度文件的归档工作。

5.交接手续：文件归档时，归档部门与档案室应办理交接手续，填写《档案交接文据》，双方签字确认。

七、文件的保管与