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采购订单标准化处理流程含审批与发货跟踪单填写示例

一、适用范围与应用场景

本标准化处理流程适用于各类企业（含制造业、贸易公司、服务机构等）的采购部门，针对日常采购订单从创建到收货全流程的规范操作。特别适用于需要多部门协作（如采购部、财务部、仓库部、供应商）的场景，旨在通过标准化流程减少操作随意性，提升订单处理效率，保证采购信息准确传递，同时为后续财务结算、库存管理及供应商绩效评估提供数据支撑。当企业面临采购订单审批流程混乱、发货跟踪信息滞后、收货与订单不符等问题时，采用本流程可有效解决痛点。

二、标准化处理流程详解

（一）采购需求提报与订单创建

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、预算金额及用途说明，经部门负责人审批后提交至采购部。

供应商选择与询价：采购部根据采购申请单内容，通过合格供应商名录或公开询价方式确定供应商，确认物料单价、交货周期、付款条件等关键信息。

订单创建：采购专员在ERP系统或采购管理软件中创建采购订单，录入以下核心信息：

订单基本信息：订单号（自动）、订单日期、供应商全称及纳税人识别号、采购部门、收货仓库/地址、联系人及电话；

物料明细：物料编码、名称、规格型号、单位、采购数量、单价（含税/不含税）、金额（=数量×单价）、税率、价税合计；

其他条款：交货日期、质量标准、包装要求、运输方式、费用承担方（如运费、保险费）、违约责任等。

注：订单创建后需经采购部负责人审核，保证信息与采购申请单及供应商确认信息一致。

（二）订单审批流程

采购订单需根据金额、物料类型等触发不同层级的审批，保证采购合规性。以某制造企业为例，审批层级

部门级审批：采购部负责人审核订单的合理性（如需求匹配、预算控制），审核通过后提交至财务部。

财务审批：财务部审核订单的付款条款是否符合财务制度、价格是否公允、发票类型（增值税专用/普通发票）是否明确，审核通过后提交至分管副总。

分管副总审批：对于单笔金额≥5万元的订单，需分管副总审批，重点评估采购对生产/经营的影响及供应商资质的可靠性。

审批操作：审批人在系统中通过/驳回订单，驳回时需注明具体原因（如“超预算”“供应商资质不全”），采购部根据原因修改后重新提交审批。

（三）订单下达与供应商确认

订单下达：最终审批通过后，采购部通过ERP系统或邮件将采购订单正式发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面（盖章）或系统内确认订单信息。

供应商反馈：供应商确认订单后，需反馈预计生产/备货周期、发货时间、物流方式（如自提/送货）等信息，如有异议（如交期延迟、价格调整），需在确认期内提出，双方协商一致后更新订单内容。

关键动作：采购专员需留存供应商确认记录（如盖章扫描件、系统回执），作为后续发货依据。

（四）发货跟踪与物流信息记录

发货提醒：在供应商预计发货日前3天，采购专员通过电话或邮件向供应商确认是否已发货，并获取物流单号。

发货跟踪单填写：供应商发货后，采购专员立即填写《发货跟踪单》（模板见第三部分），记录以下信息：

订单关联信息：订单号、供应商名称、物料名称及规格、采购数量；

发货信息：实际发货日期、物流公司名称、物流单号、发货数量（如分批发货，需注明批次及数量）、运输方式；

物流跟踪：每日在物流官网或系统中查询物流状态（如“运输中”“已到达目的地”），更新预计到货时间（ETA）；

异常记录：如物流延迟、货物破损、到货数量不符等情况，需在“异常说明”栏详细记录并同步至仓库部及财务部。

信息同步：发货跟踪单实时更新至共享平台（如企业ERP系统），保证仓库部、财务部等相关部门可随时查询。

（五）收货确认与差异处理

到货验收：仓库部根据发货跟踪单信息，在货物到达后24小时内组织验收，核对以下内容：

数量核对：实收数量与发货数量、订单数量是否一致；

质量检验：按采购订单约定的质量标准（如国标、行标或供应商提供的技术参数）进行检验，出具《到货检验报告》；

包装与标识：检查包装是否完好，标识（物料名称、规格、批次号等）是否清晰。

差异处理：

数量差异：实收数量多于订单数量，需联系供应商确认是否补货或退货；少于订单数量，需供应商补发或折价处理；

质量差异：检验不合格的物料，仓库部拒收并填写《不合格品处理单》，采购部通知供应商限期退换货，同时扣减供应商绩效评分；

物流异常：如货物破损、丢失，采购部协同物流公司进行责任认定，要求责任方赔偿。

系统入库：验收合格后，仓库部在ERP系统中办理入库手续，《入库单》，同步更新库存信息，并将入库单复印件提交至财务部。

（六）订单归档与结算

单据整理：采购专员将采购订单、供应商确认回执、发货跟踪单、到货检验报告、入库单等单据按订单号分类整理，扫描存档（电子档案保存期≥3年，纸质档案