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商务合同审批与归档管理模板

一、模板概述与核心价值

商务合同是企业经营活动中明确双方权利义务、防范法律风险的重要载体。本模板旨在规范合同从起草到归档的全流程管理，通过标准化操作步骤、结构化工具清单及关键风险提示，帮助企业提升合同审批效率、保证条款合规性、实现档案可追溯，同时满足内部审计与外部监管要求，适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的采购、销售、服务、租赁等各类商务合同管理场景。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

企业内部业务部门（如采购部、销售部、市场部）、法务部门、行政管理部门及管理层（部门负责人、分管副总、总经理等）。

（二）适用合同类型

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、服务提供、渠道合作等；

合作类合同：联合研发、项目共建、代理协议等；

其他商务合同：租赁、运输、必威体育官网网址、劳动合同补充协议等。

（三）典型应用场景

新合同签订：业务部门与外部合作方初次合作，需通过审批流程明确条款后签署；

合同续签：到期合同需重新评估合作条款，履行续签审批流程；

合同变更/解除：履行过程中需调整条款或提前终止合同，需提交变更/解除申请并审批；

合规审计：内部审计或外部监管机构要求提供合同台账及审批记录时，可通过归档档案快速调取。

三、标准化操作流程详解

本流程涵盖合同从“发起”到“归档”的全生命周期，共分6个核心步骤，各环节需明确责任主体、动作要求及输出成果，保证流程闭环管理。

步骤一：合同起草与发起

责任主体：业务部门经办人（如销售专员、采购专员）

操作说明：

需求对接：与合作方沟通合同核心条款（标的、数量、价格、履行期限、违约责任等），获取合作方基础信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

模板选择：根据合同类型，优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）；无标准化模板时，需参考行业通用范本或由法务部门协助起草；

内容填写：按模板要求完整填写合同信息，保证关键要素无遗漏（如合同编号、签约主体、金额、日期、附件清单等）；

发起审批：在合同管理系统（如OA系统）或纸质《合同审批单》中合同草案，按审批流程提交至部门负责人审核。

输出成果：合同草案（含电子版/纸质版）、《合同审批单》（明确合同类型、金额、关键条款摘要）。

步骤二：部门内部审核

责任主体：业务部门负责人

审核重点：

业务真实性：合同内容是否符合部门年度计划/项目需求，合作方背景是否经过初步尽职调查；

商务条款合理性：价格、付款方式、交付周期等是否符合公司商业政策，是否存在成本风险；

数据准确性：合同金额、数量、日期等关键数据是否与业务单据（如订单、报价单）一致。

操作说明：

审核通过：在审批系统中“通过”，流转至下一环节（法务审核）；

审核不通过：注明修改意见（如“价格需重新谈判”“交付周期延长10天”），退回经办人修改后重新发起。

输出成果：部门负责人审核意见（电子签批/纸质签字）。

步骤三：法务合规审查

责任主体：法务部门（或外聘律师）

审查重点：

主体资格：合作方是否为合法存续的企业，是否具备相应资质（如行业许可证、安全生产证等）；

条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；

权责对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否公平合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否有利于公司；

风险提示：识别潜在法律风险（如知识产权归属、必威体育官网网址范围、不可抗力条款等），并提出修改建议。

操作说明：

审查通过：出具《法务审查意见书》（电子/纸质），标注“同意签署”或“附修改条件后签署”；

审查不通过：列出具体法律风险点及修改条款（如“违约责任需明确具体赔偿标准”“争议解决建议约定由公司所在地法院管辖”），退回业务部门与对方协商修改后重新提交。

输出成果：《法务审查意见书》（含审查结论及修改意见）。

步骤四：管理层审批

责任主体：根据合同金额/重要性分级审批（示例分级标准供参考）：

合同金额/类型

审批人

金额≤10万元

部门负责人+分管副总

10万元＜金额≤50万元

分管副总+总经理

金额＞50万元或重大战略合同

总经理+董事会/股东会

审批重点：

战略匹配：是否符合公司整体发展战略（如新市场开拓、核心供应商合作等）；

成本效益：投入产出比是否合理，是否超出预算；

资源协调：是否涉及跨部门资源调配（如生产、财务、人力等），需提前沟通确认。

操作说明：

审批通过：在审批系统中签署“同意意见”，流转至用印环节；

审批不通过：注明决策理由（如“超出年度预算”“与公司战略不符”），流程终止，退回业务部门。

输出成果：管理层审批意见（电子签批/纸质签字）。

步骤五：合同用印与签署

责任主体：行政部（用印管理岗）、业务部门经办人

操作说明：

用印申请：审批通过后，经办人向行政部提交《