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预算规划与费用审批框架工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本框架适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的预算规划与费用审批管理，尤其适合需规范资金流向、控制成本、提升资源使用效率的场景。典型应用包括：

日常运营预算：如行政部门办公费、人力资源部招聘费、财务部审计费等固定支出预算；

专项项目预算：如新产品研发项目、市场推广活动、设备采购项目等临时性大额支出预算；

部门年度预算：各业务部门基于年度目标编制的收入、成本、费用综合预算；

费用报销审批：员工因公支出（如差旅费、招待费、采购费等）的事后报销与资金核销流程。

二、全流程操作指南

（一）预算规划阶段

1.预算编制启动

操作说明：

（1）单位管理层每年10月底前下达下一年度预算编制通知，明确预算目标（如成本降低率、收入增长目标）、编制范围（覆盖所有部门及业务线）、时间节点（如11月15日前提交初稿）；

（2）财务部组织预算编制培训，讲解框架要求、数据口径、模板使用方法，解答各部门疑问。

责任主体：财务部牵头，各部门负责人配合。

输出成果：《年度预算编制通知》《预算编制培训材料》。

2.部门预算草案编制

操作说明：

（1）各部门根据单位战略目标、历史支出数据（如近3年费用明细）、下一年度业务计划（如新增项目、人员编制调整），采用“零基预算法”或“增量预算法”编制本部门预算草案；

（2）预算需细化到具体项目（如“差旅费”分解为“国内差旅”“国际差旅”）、季度/月度分解、金额测算依据（如“市场推广费”包含广告投放费、活动策划费，参考行业报价及历史效果数据）；

（3）部门负责人审核预算草案的合理性与必要性，签字确认后提交财务部。

责任主体：各部门负责人及预算编制专员。

输出成果：《部门预算明细表》（含项目名称、预算金额、测算依据、责任人）。

3.预算汇总与平衡

操作说明：

（1）财务部收集各部门预算草案，汇总形成《单位年度预算总表》，按部门、费用类别（如人工成本、运营费用、资本支出）分类统计；

（2）财务部结合单位整体资源（如可用资金、融资计划）、战略优先级（如重点保障研发投入），对各部门预算进行初审，标注不合理或超支项目（如某部门招待费同比增幅超50%，需补充说明）；

（3）组织召开预算评审会，由管理层、财务部、各部门负责人共同审议预算草案，对争议项目（如市场部推广费与销售部预期目标匹配度）进行协商调整，达成一致后形成《年度预算（审议稿）》。

责任主体：财务部、管理层、各部门负责人。

输出成果：《单位年度预算总表》《年度预算（审议稿）》《预算评审会议纪要》。

4.预算审批与下达

操作说明：

（1）《年度预算（审议稿）》经单位最高决策机构（如总经理办公会、董事会）审批通过后，正式形成《年度预算批复》；

（2）财务部向各部门下达《年度预算批复》，明确预算总额、关键项目限额（如“研发部设备采购费≤50万元”）、调整规则（如季度内预算调整需提前15个工作日申请）；

（3）各部门在预算范围内开展业务，超出预算的支出需按“超预算审批流程”办理。

责任主体：财务部、管理层、各部门。

输出成果：《年度预算批复》《部门预算分解通知书》。

（二）费用审批阶段

1.费用发生与申请

操作说明：

（1）员工因公支出前，需确认费用是否在部门预算范围内，如为预算内支出，填写《费用报销申请单》；如为超预算支出，需先填写《超预算申请表》说明原因（如突发市场活动）；

（2）《费用报销申请单》需注明费用类型（如差旅费）、金额、发生日期、消费事由、附件清单（如发票、行程单、会议通知），并由申请人签字确认。

责任主体：费用申请人、部门负责人。

输出成果：《费用报销申请单》《超预算申请表》（如适用）。

2.部级初审

操作说明：

（1）部门负责人收到申请后，重点审核：①费用是否符合部门年度预算；②消费事由是否真实、必要（如“招待客户”需注明客户名称、洽谈目的）；③附件是否完整、合规（如发票抬头为单位全称、印章清晰）；

（2）初审通过后，部门负责人在《费用报销申请单》上签字，提交至财务部；初审不通过的，退回申请人并说明理由。

责任主体：部门负责人。

输出成果：初审通过的《费用报销申请单》。

3.财务部复审

操作说明：

（1）财务部收到申请后，重点审核：①票据合法性（发票是否在有效期内、税务监制章是否齐全）；②金额计算准确性（如报销总额=发票金额+补助金额）；③预算匹配度（如“办公费”是否超出月度预算限额）；④是否符合单位费用标准（如差旅费住宿标准按职级划分：经理级≤500元/晚）；

（2）复审通过后，财务专员在申请单上签字，标注“已审核”；复审不通过的，注明原因（如“发票抬头错误”）并退回申请人。

责任主体：财务部审核专员。

输出成果：复审通过的《费用报销申请单》。

4.分级审批

操作说明：

根据