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采购需求及预算审批流程模板

一、适用范围与场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织内部常规采购需求及预算的审批管理，涵盖物资采购（如办公用品、生产原材料、设备等）、服务采购（如咨询、设计、运维等）、工程采购（如小型修缮、改造等）场景。特别适用于需遵循规范化内控管理、明确权责划分、控制采购成本的单位，排除应急采购（需启用紧急采购流程）及涉及国家安全、秘密的特殊采购。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与提报

需求部门发起申请

需求部门根据业务需求（如新增设备、补充耗材、服务外包等），填写《采购需求及预算审批表》（见模板表格），详细说明采购内容、规格参数、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息。

需求部门负责人（*）对采购必要性、需求合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

附送支撑材料

需提报以下材料（根据采购类型选择）：

物资采购：市场询价记录（至少3家供应商报价）、技术参数说明、库存清单（避免重复采购）；

服务采购：服务方案、供应商资质预审文件（如营业执照、相关资质证书）；

工程采购：工程量清单、设计图纸、预算编制说明。

（二）采购部审核与预算校验

需求合规性审核

采购部（*）重点审核：

采购内容是否符合公司年度采购计划；

规格参数是否明确、可量化（避免“类似设备”“优质服务”等模糊表述）；

是否存在可替代的内部资源或更优方案（如租赁vs采购、内部调配vs外部采购）。

预算准确性校验

采购部结合市场行情、历史采购数据、供应商数据库，对预算金额进行合理性评估：

若预算明显偏离市场价（如高于/低于均价15%），需需求部门补充说明或重新报价；

若超出部门年度预算额度，需同步提报《预算调整申请表》。

审核通过后，采购部在审批表“采购部意见”栏签字，转交财务部。

（三）财务部预算与合规性复核

预算匹配性审核

财务部（*）核对：

采购预算是否纳入年度/季度预算总额，是否对应正确的预算科目（如“办公费”“原材料”“固定资产”等）；

预算调整申请是否符合公司《预算管理办法》规定的调整条件（如业务量大幅变动、政策变化等）。

财务合规性检查

审核采购方式是否符合规定（如达到公开招标金额标准的，是否履行招标程序；小额采购是否采用比价、询价方式）；

检查付款方式、发票类型等是否符合财务制度（如预付款比例是否≤30%，需提供等额保证金等）。

复核通过后，财务部在审批表“财务部意见”栏签字，根据采购金额分级报送管理层审批。

（四）管理层分级审批

根据采购金额及重要性，实行分级审批（示例，具体额度需结合企业实际调整）：

一级审批（小额采购）：预算金额≤5万元，由分管副总（*）审批，重点关注需求必要性及预算合理性；

二级审批（大额采购）：5万元＜预算金额≤20万元，由总经理（*）审批，需审核采购对公司经营成本、业务效率的影响；

三级审批（重大采购）：预算金额＞20万元或涉及核心设备/战略服务，提交总经理办公会或董事会集体审议，需附采购可行性分析报告。

审批通过后，管理层在对应审批栏签字确认；审批不通过的，需注明原因并退回需求部门整改。

（五）审批结果反馈与采购执行

结果通知

采购部收到最终审批结果后，1个工作日内反馈至需求部门：

审批通过：通知需求部门确认采购细节，启动采购流程（如招标、询价、定向采购等）；

审批不通过：说明退回原因（如预算超标、需求不明确），需求部门整改后重新提报。

采购过程留痕

采购部需严格按照审批通过的采购方式执行，保留供应商报价记录、谈判纪要、合同文本等资料，保证“审批-采购-合同”一致。

（六）归档与闭环管理

采购完成后，采购部将《采购需求及预算审批表》、采购合同、验收报告、发票等资料整理成册，提交档案管理部门（*）归档，保存期限不少于3年（固定资产类保存不少于5年）；

财务部根据审批表及合同条款办理付款，保证资金支付与审批流程匹配。

三、标准化审批表单模板

采购需求及预算审批表

基本信息

申请编号

[由采购部按年度统一编制，如CG-2024-X]

申请部门

申请人

联系方式：

申请日期

年月日

采购类型□物资采购□服务采购□工程采购□其他（请注明：________）

预算科目

[参照公司会计科目填写，如“管理费用-办公费”]

预算总额（元）

大写：____________________小写：￥_________________________

采购需求明细

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

交付时间

备注（如供应商建议）

1

年月日

2

年月日

…

审批流程

部门/岗位

审批意见

签字

日期

需求部门负责人

年月日

采购部审核

经理（*）

年月日

财务部复核

经理（*）

年月日

分管副总审批

（若适用）

年月