项目管理进度协调会议记录表.docVIP

适用场景与价值

在项目执行过程中，当出现进度滞后、资源冲突、需求变更或跨部门协作障碍时，项目管理进度协调会议记录表可作为标准化工具，帮助团队高效梳理问题、明确责任、跟踪落实。适用于项目经理、部门负责人及核心成员参与的定期或临时协调会议，既能保证会议信息传递的准确性，也为后续进度复盘、风险管控提供依据，避免因信息遗漏导致的执行偏差。

会议记录全流程操作指南

一、会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心议题

项目经理需提前梳理当前项目关键节点（如里程碑交付、测试阶段、资源调配等），识别进度偏差点（如某模块开发延迟3天、设计图纸未按时提交等），明确本次会议需解决的核心问题（如“确定延迟原因及赶工措施”“协调设计部与开发部资源冲突”），并提前1-2天告知参会人员。

通知参会人员并收集材料

通过邮件或即时通讯工具向参会人员（如项目经理、研发组长、测试主管、市场代表等）发送会议通知，包含时间、地点、议题及需提前准备的进度说明材料（如个人/部门周报、风险清单、资源需求表等），保证参会者有备而来。

准备会议记录工具

指定专人（如项目助理*小李）担任记录员，提前打印纸质模板或准备电子文档（如Excel、Word），熟悉表格结构；同时准备好投影仪、白板等设备，用于展示项目进度甘特图、风险矩阵等可视化材料，辅助讨论。

二、会中记录：聚焦要点，精准留存

会议基本信息登记

会议开始后，记录员首先填写表格基础项：会议名称（如“项目V2.0版本进度协调会”）、会议时间（年/月/日上/下午:-:）、会议地点（如“3楼会议室”“腾讯会议号X”）、主持人（项目经理）、记录人（小李），以及参会人员名单（需标注“核心成员”“列席人员”等角色）。

逐项记录议题与讨论内容

按照会议议程，逐项记录每个议题的讨论过程：

当前进度汇报：由负责人简述模块进展（如“前端开发完成80%，后端接口联调延迟”），并附上数据支撑（如计划完成率85%，实际70%）；

问题与风险分析：记录偏差原因（如“后端人员*因突发任务导致人力不足”“第三方接口文档未提供，阻塞联调”），以及潜在风险（如“若延迟超过5天，将影响整体测试节点”）；

讨论与争议点：客观记录各方意见（如“研发部申请增加1名开发人员”“市场部建议优先完成核心功能，非核心模块延后”），避免主观评判。

明确决议事项与责任分工

对每个议题的结论进行固化，重点记录：

决议内容：如“同意增加开发人员王四加入项目，下周三到位”“第三方接口文档需在周五17:00前提供，由对接人跟进”；

责任人：明确每个行动项的直接负责人（避免使用“相关负责人”等模糊表述，需具体到姓名*）；

完成时限：精确到日期和时间节点（如“2024年X月X日18:00前”“下周一上午12:00前”）；

所需资源：如“需采购2台测试设备，预算由*审批”。

确认记录准确性

会议结束前，记录员需宣读会议记录重点，特别是决议事项、责任人及时限，参会人员核对并确认无误后签字（或电子确认），避免后续争议。

三、会后跟进：闭环管理，保证落地

整理与分发记录

会议结束后24小时内，记录员整理会议记录，补充完善细节（如补充未记录的讨论要点、修正笔误），形成最终版，通过邮件发送给所有参会人员及相关方（如项目发起人、客户代表），并抄送存档。

更新项目跟踪工具

项目经理根据会议记录，及时更新项目计划（如甘特图时间节点）、风险登记册（新增风险及应对措施）、任务管理系统（如Jira、飞书多维表格中新增行动项），保证线上信息与会议记录一致。

跟踪行动项落实

责任人需按时反馈行动项进展（如通过每日站会简报、周报同步），记录员每周汇总行动项完成情况，在下次会议中优先汇报未完成项，形成“计划-执行-检查-处理”的闭环管理。

会议记录模板表格

项目名称

项目V2.0版本开发

会议编号

PM001

会议时间

2024年5月20日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室

主持人

项目经理（）

记录人

项目助理（小李）

参会人员

研发组长（赵四）、测试主管（）、市场代表（周六）、产品经理（吴七）

缺席人员

*（注明原因，如“因出差请假”）

序号

议题

当前进度/问题描述

讨论内容

决议事项

责任人

完成时限

备注

1

前端开发进度滞后

计划5月18日完成90%，实际完成75%；主要因UI设计稿频繁修改导致返工。

产品经理：需求变更未走正式流程；研发组长：已增加1名开发人员支援。

1.需求变更需提交《变更申请表》，由产品经理审核，每日17:00前冻结需求；2.研发组长调整排期，优先完成核心模块。

产品经理研发组长

5月22日18:00前5月21日12:00前

冻结需求后每日同步修改次数

2

测试环境资源冲突

测试环境被项目A占用，导致接口测试无法启动，影响原定5月23日测试计划。