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合同履行催告函签订流程指南

作为从业八年的企业法务专员，我参与过百余份催告函的全流程操作。从最初对着模板抓耳挠腮，到现在能快速定位关键节点，我深刻体会到：一份有效的催告函，既是维护权益的”预警信号”，更是后续法律行动的”证据基石”。今天就结合真实案例，用最接地气的语言，把这套经过实战验证的流程拆解给大家。

一、前期准备：像考古一样梳理履约脉络

每次接到”需要发催告函”的需求，我做的第一件事不是开电脑写模板，而是搬个板凳坐进业务部办公室——毕竟他们才是一线接触合同履行的人。记得去年处理某设备采购合同催告时，业务经理拍着合同说”对方拖了半个月”，但等我翻出送货单才发现：对方确实晚了5天，但其中3天是因为我们临时变更了收货地址。这提醒我：前期准备的核心是”还原事实真相”，而不是急着下结论。

1.1确认合同核心条款

我会先从档案室调出原始合同，重点标注三个部分：

第一是”履约义务条款”，比如设备采购合同里的”XX型号设备应于验收后5个工作日内完成安装调试”；服务合同里的”每月15日前提交上月服务报告”。这些具体的义务描述，是判断对方是否违约的”标尺”。

第二是”履行期限条款”，特别注意是否有分期履行、附条件履行的约定。曾经遇到过供应商以”甲方未支付首期款”为由抗辩延迟交货，结果一查合同，支付首期款是我们的义务，但交货义务是独立于付款的——这时候催告函就得明确区分责任。

第三是”违约责任条款”，比如”每逾期一日按合同总金额0.5%支付违约金”，这不仅关系到催告函里的责任提示，更是后续索赔的计算依据。

1.2梳理履约证据链

这一步需要像拼拼图一样收集材料：

己方履约证明：比如支付凭证（银行回单要注意备注”XX合同X期款”）、验收单（双方签字的纸质版比电子确认更有证明力）、通知记录（微信要保留完整对话，邮件要查看发送状态）；

对方违约证据：延迟交货的物流信息截图（注意要能显示收发时间）、未提交报告的系统记录（最好导出加盖对方系统章）、沟通记录（特别注意对方承认延迟的聊天记录，比如”货还在路上，可能要晚3天”这种明确表述）。

去年有个案例让我印象深刻：对方以”疫情管控”为由拒绝履约，结果我们调出当时的物流信息，显示货物根本没进入管控区域——正是前期完整的证据梳理，让这份催告函有了”硬底气”。

1.3明确催告核心目标

这一步常被新手忽略，但其实决定了催告函的”力道”。是单纯提醒对方履约？还是要求对方书面说明延迟理由？或者开始计算违约金？需要和业务部门确认三个问题：

“我们希望对方什么时候完成履约？”（比如”请于收到本函后7日内完成安装”）

“如果对方继续拖延，我们下一步计划是什么？”（是发律师函、暂停付款还是直接起诉？）

“是否需要保留协商空间？”（比如有些长期合作客户，可能在催告里加一句”如有客观困难可联系XXX协商”）。

之前处理经销商合同催告时，业务部明确”希望维持合作”，所以我们在函件里特意加了协商条款，最后对方不仅补了货，还主动提出调整下季度合作方案——这比直接威胁起诉有效得多。

二、内容撰写：每句话都要”站得住脚”

准备工作做到位，撰写环节就像在搭建框架。我习惯把催告函分成”帽子-身体-尾巴”三部分，每部分都有明确的写作逻辑。

2.1标题与主送对象：细节决定效力

标题要直接点明主题，比如”关于XX合同（编号：XXX）履行事宜的催告函”。注意不要用”催款函”“警告函”这类模糊表述，因为法院审查时会关注函件是否明确指向具体合同义务。

主送对象必须写全称，是公司就写营业执照上的全称，是个人就写身份证上的姓名。曾经吃过亏：对方公司改名了但没通知我们，结果函件寄到旧名称地址被退回，后来补寄新名称时已经过了催告期——现在我都会先查企业信用信息公示系统确认必威体育精装版名称。

2.2引言部分：用事实引出目的

开头不宜太生硬，我一般会写：“我司与贵方于XX日签订《XX合同》（编号：XXX），根据合同约定，贵方应履行以下义务：（逐条列明）。经核查，贵方当前履约情况如下：”。

这里要注意两点：一是合同签订时间可以写”XX日”，但别写具体年份（避免对方以”超过诉讼时效”抗辩）；二是”核查”二字很关键，暗示我们有备而来，不是随意发函。

2.3履约情况回顾：用证据说话

这部分是催告函的”心脏”，必须客观具体。我习惯用”时间轴+证据”的方式：

“202X年X月X日，我司按约支付首期款50万元（银行回单编号：XXX）；

202X年X月X日，贵方应交付首批设备（合同第X条约定），但截至本函发出日，我司仅收到部分货物（物流单号：XXX显示未妥投）；

202X年X月X日，我司业务经理张某通过微信（聊天记录截图见附件）询问交付进度，贵方工作人员李某回复：‘因工厂排期问题，需延迟至X月X日’（微信昵称：XXX，微信号：XXX）。”

注意要避免主观评价，比如不说”贵方恶意