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工程资料归档标准操作流程SOP

引言

工程资料是工程项目建设全过程的真实记录与重要成果，是工程竣工验收、质量追溯、后期维护以及企业运营管理的核心依据。规范、高效的工程资料归档管理，不仅体现了工程项目管理的专业水准，更对企业的持续发展和风险防控具有不可替代的作用。本标准操作流程（SOP）旨在明确工程资料归档的具体要求、责任分工及操作步骤，确保归档资料的完整性、准确性、系统性和安全性，为企业运营与项目管理提供坚实的信息支撑。

1.归档范围与分类

1.1归档范围界定

工程资料归档范围应覆盖工程项目从立项审批、勘察设计、招投标、施工建设、监理监督到竣工验收及竣工后评估等各个阶段形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录。

1.2资料分类原则

归档资料应按照工程项目的专业性质、建设程序、形成阶段及文件内容的内在联系进行科学分类。通常可分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件及其他应归档文件。每大类下可根据需要进一步细分至属类和子类，确保分类清晰，便于检索。

2.归档职责分工

2.1项目负责人

对项目资料的真实性、完整性和及时性负总责，组织协调项目各参与方的资料管理工作，督促相关人员按要求完成资料的收集、整理与移交。

2.2技术负责人/资料主管

具体负责工程资料归档的技术指导和审核工作，确保资料的规范性、准确性和系统性，组织编制或审核项目资料归档计划，并监督执行。

2.3各专业工程师/施工员

负责本专业或本岗位在工程建设过程中形成的各类原始资料、过程记录的及时收集、初步整理、核对与提交，确保资料与工程进度同步。

2.4档案管理员

负责接收、验收归档资料，对符合要求的资料进行分类、编目、著录、保管和提供利用；对不符合要求的资料，有权退回并要求整改。

3.归档操作流程

3.1文件收集与积累

*及时性：工程资料应随工程进度同步形成、收集和积累，避免事后补做或遗漏。各相关人员在每项工作完成后，应立即将形成的文件材料整理好，交资料管理部门或指定人员。

*完整性：确保收集到的文件材料齐全，包括正文、附件、审批件、会签件等。对于成套性文件，务必保持其完整性。

*准确性：收集的文件材料内容应真实反映工程实际情况，数据准确，签名盖章手续完备，字迹清晰。

3.2文件整理与编目

*组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。案卷不宜过厚，一般不超过规定厚度。

*编目：对每个案卷进行编目，包括案卷题名、卷内文件目录、备考表等。案卷题名应简明扼要，准确概括卷内文件内容。卷内文件目录应按文件排列顺序填写，包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等。

*编号：按照档案管理规定，对案卷进行统一编号，确保每个案卷有唯一的标识。

3.3文件审查与验收

*自检：资料形成部门或个人在提交归档前，应对整理好的资料进行自查，确保符合归档要求。

*审核：技术负责人或资料主管对提交的归档资料进行审核，重点检查资料的完整性、准确性、规范性及组卷质量。

*验收：档案管理员对通过审核的资料进行最终验收。验收合格的，办理交接手续；验收不合格的，应提出整改意见，退回原提交部门或个人限期整改后重新提交。

3.4移交与归档

*交接手续：归档资料验收合格后，移交方与接收方应办理正式的交接手续，填写《工程资料移交清单》，双方签字盖章，各执一份。

*电子文件归档：电子文件应与纸质文件同步归档。归档的电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相关电子档案管理规范要求，包括存储载体的选择、元数据的著录等。

3.5档案保管与利用

*库房管理：档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求，配备必要的温湿度调控设备和消防器材。

*日常管理：建立档案管理台账，定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损或褪色的档案应及时修复或复制。

*利用服务：严格执行档案借阅制度，办理借阅手续。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。档案利用结束后，及时归还。

4.归档质量要求

*真实性：归档资料必须是工程建设过程中直接形成的原始记录，严禁伪造、变造。

*完整性：归档资料的种类、份数、页数应齐全完整，符合归档范围的要求。

*规范性：文件材料的格式、书写、装订、签章等应符合国家及行业相关标准规范的要求。

*系统性：归档资料应按照一定的规律进行分类、组卷和排列，形成有机整体。

5.相关文件与记录

*《XX公司工程档案管理办法》

*《工程资料分类与编码规则》

*《工程资料移交清单》

*《档案借阅登记表