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人事档案管理制度

一、总则

人事档案是记录员工个人经历、政治面貌、业务能力、工作表现等情况的原始资料，是企业进行人力资源规划、绩效考核、职称评定、劳动关系处理的重要依据，更是员工个人职业发展的“成长印记”。一套科学规范的人事档案管理制度，不仅能保障员工权益，更能为企业人才管理提供精准的数据支撑。

1.1制度目的

本制度旨在通过规范人事档案的收集、整理、保管、利用及归档流程，确保档案信息的真实性、完整性与安全性；明确各部门及人员在档案管理中的职责，避免因管理疏漏导致的信息失真或隐私泄露；同时，通过高效的档案服务，为企业人才选拔、培训开发、劳动关系协调等工作提供可靠依据，助力员工与企业共同成长。

1.2适用范围

本制度适用于企业全体在职员工、离职未超过规定年限的员工（如3-5年）、退休员工及特殊岗位（如涉密岗位）离职后仍需保留档案的人员。涵盖从员工入职前背景调查材料，到在职期间各类考核、培训、奖惩记录，直至离职后劳动关系终止证明等全生命周期的档案管理。

1.3基本原则

真实为准：档案内容须基于客观事实，严禁伪造、篡改或隐瞒关键信息（如学历造假、工作经历虚增）。

完整为基：档案应覆盖员工职业轨迹的关键节点，避免重要材料缺失（如劳动合同、社保缴纳记录）。

安全为要：档案保管需采取物理与电子双重防护，防止丢失、损毁或非法查阅。

必威体育官网网址为纲：档案涉及员工隐私（如身份证号、薪资信息），非经授权不得向任何第三方披露。

二、管理职责划分：谁来管？

人事档案管理绝非单一部门的“独角戏”，而是需要人事部门、档案管理员、业务部门协同配合的“团队战”。明确各主体职责，是确保制度落地的第一步。

2.1人事部门：统筹与监督者

企业人力资源部（或综合管理部）是人事档案管理的责任部门，主要职责包括：

制定、修订并解释本制度，确保符合《企业档案管理规定》《劳动合同法》等法律法规要求；

监督档案日常管理工作，定期组织档案质量检查（如每季度抽查20%档案）；

审批档案查阅、复制、转递等特殊操作，对违规行为提出处理意见；

推动档案数字化转型，协调技术部门开发或维护电子档案管理系统。

2.2专职档案管理员：执行者与守护者

企业需配备1-2名专职档案管理员（可由人事专员兼任，但需经过档案管理专业培训），具体职责包括：

负责档案的收集、整理、装订、编号及日常保管，确保档案按类别有序存放；

建立档案接收、查阅、转递登记台账，记录操作时间、人员、内容等关键信息（如“202X年X月X日，张某查阅李某202X年度考核表”）；

定期检查档案保管环境（如温湿度、防火防潮设备），发现虫蛀、霉变等问题及时处理；

对电子档案进行备份（如本地硬盘+云端存储），防止数据丢失；

解答员工关于档案内容的咨询（如“我的职称评定材料是否已归档？”），但不得泄露非本人档案信息。

2.3业务部门：配合与提供者

各业务部门（如财务部、技术部）是档案材料的重要来源，需履行以下职责：

员工入职时，配合提供岗位要求的背景调查材料（如前单位离职证明）；

在职期间，及时提交员工考核结果、培训证书、奖惩文件等材料（如季度考核结束后5个工作日内移交）；

员工离职时，提供离职审批表、竞业限制协议、经济补偿协议等终止劳动关系的证明文件；

对本部门产生的档案材料真实性负责（如部门负责人需签字确认考核结果）。

三、全生命周期管理：从“收”到“归”的每一步

人事档案管理的核心在于全流程把控，从材料收集的“第一关”，到最终归档的“最后一公里”，每个环节都需细致入微。

3.1收集：把好档案“入口关”

档案收集是管理的起点，材料是否全面、及时，直接影响档案的使用价值。需重点关注以下三类材料：

3.1.1入职与基础类材料

员工入职时，需收集：

身份证明材料：身份证复印件（需核对原件）、户口本复印件（非必需，但部分岗位需户籍信息）；

学历与资质材料：学历/学位证书复印件（需通过学信网验证）、职业资格证书（如CPA、PMP）；

劳动关系材料：劳动合同（含试用期协议）、岗位说明书、必威体育官网网址协议、竞业限制协议；

背景调查材料：前单位离职证明（需加盖公章）、无犯罪记录证明（特殊岗位如财务、安保）；

其他材料：员工登记表（含联系方式、紧急联系人）、入职体检报告（健康岗必需）。

特别提醒：若员工因特殊原因（如证书丢失）无法提供原件，需提交书面说明并附相关佐证（如学信网学历验证报告），避免因材料缺失影响后续职称评定或社保办理。

3.1.2在职动态类材料

员工在职期间，需持续收集反映职业发展的动态材料：

考核与评价：年度/季度考核表（含自评、上级评价、综合得分）、绩效面谈记录、晋升/降职审批表；

培训与开发：内部培训结业证书、外部培训合同及费用报销单、专业技术人员继续教育记录；

奖惩与权益：表彰文件（如“年度优秀员工”证书）、违纪处理决定书（需员