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总经理助理工作职责

一、岗位基本信息

1.岗位名称：总经理助理

2.直接上级：总经理

3.直接下级：无（根据企业规模可增设相关辅助岗位）

4.所属部门：总经理办公室

5.岗位定位：作为总经理的核心辅助岗位，承担着上传下达、协调统筹、事务处理、信息筛选等关键职能，是保障总经理工作高效开展、推动企业整体运营顺畅的重要枢纽，需具备高度的责任心、出色的沟通能力与全局意识，确保各项工作精准落地、高效推进。

二、核心工作职责

（一）行政事务统筹管理

1.日常办公事务处理

负责总经理日常办公环境的维护与管理，包括办公设备（电脑、打印机、投影仪等）的日常检查、故障报修与维护协调，确保设备正常运行；定期整理办公区域，保持环境整洁、有序，为总经理营造高效的办公氛围。

承担总经理日常办公用品的采购、申领与管理工作，建立办公用品库存台账，实时监控库存余量，提前预判需求，避免出现物资短缺情况；严格把控采购成本，选择性价比高的供应商，确保办公用品质量符合办公需求。

处理总经理的日常邮件、信函、传真等文件，按照紧急程度与重要性进行分类整理，及时呈送总经理批阅；对于需要回复的文件，根据总经理的批示意见，协助完成回复内容的起草与发送，并做好后续跟踪，确保信息传递及时、准确。

2.会议组织与管理

负责总经理主持或参与的各类会议（包括高层管理会议、部门协调会议、项目专项会议、外部合作会议等）的筹备工作，提前与参会人员确认会议时间、地点，发送会议通知及相关资料（议程、汇报材料、数据报表等），确保参会人员提前了解会议内容；根据会议需求，做好会议室预订、布置（桌椅摆放、名牌制作、设备调试等）工作，准备会议所需的文具、茶水等物资。

担任会议记录员，在会议过程中准确、完整地记录会议内容，包括会议决议、待办事项、责任部门/人、完成时限等关键信息；会议结束后，及时整理会议纪要，经总经理审核确认后，分发至相关参会人员，并督促落实会议决议事项，定期向总经理反馈事项进展情况。

统筹安排总经理的年度、季度、月度会议计划，与各部门沟通协调会议需求，合理规划会议时间，避免会议冲突；对会议资料进行归档管理，建立会议档案，便于后续查阅与追溯。

3.文件与档案管理

负责总经理签发文件的起草、审核、校对工作，确保文件内容准确、表述规范、逻辑清晰，符合企业规章制度及相关法律法规要求；协助总经理对文件进行审批流程的跟进，及时将审批结果反馈给相关部门，确保文件按时下发执行。

建立健全总经理办公室文件管理制度，对各类文件（包括内部管理制度、外部合作协议、报告、函件等）进行分类、编号、登记管理，明确文件的收发、传阅、归档流程；严格控制文件的借阅权限，做好借阅登记与归还跟踪，防止文件丢失或泄密。

负责企业重要档案（如企业营业执照、资质证书、股权文件、重大合同等）的保管工作，建立档案台账，定期对档案进行检查、清点、维护，确保档案的完整性与安全性；根据档案管理规定，对超过保管期限的档案进行鉴定与销毁处理，履行相关审批手续。

（二）信息沟通与协调

1.内部沟通协调

作为总经理与各部门之间的沟通桥梁，及时传达总经理的工作指示、决策部署及相关要求，确保信息在各部门间准确、快速传递；同时，主动收集各部门的工作进展情况、存在的问题与需求，及时向总经理汇报，为总经理决策提供参考依据。

协调解决各部门之间工作衔接过程中出现的矛盾与问题，促进部门间的协作配合，提高工作效率；对于涉及多个部门的重点工作或项目，协助总经理制定工作推进计划，明确各部门职责分工，跟踪工作进展，及时协调解决工作中遇到的困难，确保工作按计划顺利完成。

定期组织召开部门协调会议，总结前期工作进展，部署后续工作任务，倾听各部门意见与建议，共同探讨解决工作中存在的问题，形成工作合力，推动企业整体工作目标的实现。

2.外部沟通协调

负责与企业外部相关单位（如政府部门、合作伙伴、客户、供应商、金融机构、媒体等）进行沟通对接，建立并维护良好的合作关系；根据总经理安排，代表总经理参加外部会议、商务洽谈、考察调研等活动，准确传达企业意图，展示企业良好形象。

协助总经理处理外部合作中的相关事务，包括合作协议的初步洽谈、沟通协调合作过程中的问题、跟进合作项目的进展情况等；及时向总经理反馈外部合作动态及相关信息，为总经理制定外部合作策略提供支持。

应对外部单位的来访、咨询等事宜，做好接待工作，安排来访人员的行程，组织相关部门人员与来访人员进行交流洽谈，妥善处理来访事宜；对于重要来访，提前制定接待方案，报总经理审批后执行，确保接待工作规范、有序、高效。

（三）日程安排与事务提醒

1.日程规划与安排

全面了解总经理的工作重点与需求，结合企业整体工作安排，为总经理制定科学、合理的年度、季度、月度、周及每日工作计划与日程表；根据工作的紧急程度与重要性，对总经理的日程