文件管理制度通报.docxVIP

第1篇

尊敬的全体员工：

为加强公司文件管理，提高工作效率，确保文件安全，维护公司形象，现将公司文件管理制度通报如下：

一、文件管理制度的目的

1.规范公司文件管理工作，确保文件管理的科学性、系统性和规范性。

2.提高文件处理效率，确保文件及时、准确地传达至相关部门和人员。

3.保护公司商业秘密，防止文件泄露，维护公司合法权益。

4.促进公司内部沟通与协作，提高公司整体管理水平。

二、文件管理范围

1.公司内部文件：包括公司规章制度、工作计划、项目报告、会议纪要、内部通知等。

2.外部文件：包括政府文件、行业规范、合作伙伴文件、客户文件等。

3.电子文件：包括电子邮件、即时通讯记录、电子文档等。

三、文件管理制度内容

1.文件分类

（1）按文件来源分类：内部文件、外部文件。

（2）按文件性质分类：规章制度、工作计划、项目报告、会议纪要、内部通知等。

2.文件编号

（1）文件编号由文件类别、年份、序号组成。

（2）文件编号由公司文件管理部门统一编制。

3.文件登记

（1）文件管理部门负责对收到的文件进行登记，包括文件名称、来源、编号、密级、接收人等信息。

（2）登记信息应准确、完整，便于查询。

4.文件分发

（1）文件管理部门根据文件性质和密级，确定文件分发范围和接收人。

（2）文件分发应确保文件安全，防止文件泄露。

5.文件保管

（1）文件管理部门负责文件保管，确保文件安全、完整。

（2）文件保管应按照文件性质和密级进行分类存放。

6.文件归档

（1）文件管理部门负责文件归档，确保文件归档及时、准确。

（2）文件归档应按照文件性质和密级进行分类，便于查询。

7.文件销毁

（1）文件管理部门负责文件销毁，确保文件销毁安全、彻底。

（2）文件销毁前，应确认文件已无使用价值，并报公司领导审批。

8.文件必威体育官网网址

（1）公司内部文件，根据文件性质和密级，分为绝密、机密、秘密三个等级。

（2）员工应严格遵守文件必威体育官网网址制度，不得泄露公司商业秘密。

（3）文件管理部门负责监督文件必威体育官网网址工作，确保文件安全。

四、文件管理责任

1.文件管理部门负责公司文件管理工作的组织实施，确保文件管理制度的有效执行。

2.各部门负责人对本部门文件管理工作负总责，确保文件管理的规范、高效。

3.员工应自觉遵守文件管理制度，提高文件管理意识，共同维护公司文件安全。

五、奖惩措施

1.对认真执行文件管理制度，成绩显著的部门和个人，给予表彰和奖励。

2.对违反文件管理制度，造成文件泄露、丢失等后果的，依法依规追究责任。

六、附则

1.本制度自发布之日起施行。

2.本制度由公司文件管理部门负责解释。

3.本制度如有未尽事宜，由公司文件管理部门另行制定补充规定。

敬请全体员工严格遵守文件管理制度，共同维护公司文件安全，为公司发展贡献力量！

特此通报。

公司文件管理部门

年月日

第2篇

一、通报背景

为进一步加强我单位文件管理，规范文件收发、传阅、归档等工作，提高文件处理效率，确保文件安全，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等法律法规，结合我单位实际情况，特制定本通报。

二、文件管理原则

1.坚持集中统一管理原则，确保文件安全、完整、准确。

2.坚持分级负责、逐级审批原则，明确文件管理责任。

3.坚持依法管理、规范操作原则，确保文件处理合法、合规。

4.坚持便捷高效、服务为本原则，提高文件处理效率。

三、文件管理范围

1.机关内部文件：包括公文、通知、报告、请示、函、纪要等。

2.外部文件：包括上级机关文件、下级机关文件、同级机关文件、其他单位文件等。

3.专用文件：包括合同、协议、证书、报表、资料等。

四、文件管理职责

1.文件管理部门：负责文件收发、传阅、归档、销毁等工作。

2.文件收发人员：负责文件接收、登记、分发、传递等工作。

3.文件传阅人员：负责文件传阅、回收、登记等工作。

4.文件归档人员：负责文件整理、归档、保管、查询等工作。

5.文件销毁人员：负责文件鉴定、销毁等工作。

五、文件管理流程

1.文件收发

（1）接收文件：文件收发人员接到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、接收日期等。

（2）分发文件：文件收发人员根据文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。

（3）传递文件：文件传阅人员负责将文件传递至下一级单位或个人。

2.文件传阅

（1）传阅范围：文件传阅人员根据文件性质和内容，确定文件传阅范围。

（2）传阅方式：文件传阅人员可采用纸质文件传阅或电子文件传阅。

（3）传阅期限：文件传阅人员应在规定期限内完成文件传阅。

3.文件归档

（1）归档范围：文件归档人员根据文件性质和内容，确定文件归档范围。

（2）归档要求：文件归档人员应确保文件完整、准确、