行政人员文书写作与档案管理教程.docxVIP

行政人员文书写作与档案管理教程

引言

在现代行政管理体系中，文书工作是连接各项事务、保障机构高效运转的关键纽带。行政人员作为文书工作的主要承担者，其文书写作能力与档案管理水平直接关系到信息传递的准确性、工作执行的效率以及组织历史的传承。本教程旨在结合实际工作需求，系统阐述行政文书写作的核心原则、常用方法及档案管理的规范流程与实用技巧，以期帮助行政人员提升专业素养，更好地适应岗位要求，为单位的规范化管理贡献力量。

上篇：行政文书写作

第一章：文书写作的基本原则与要求

行政文书不同于一般的个人文稿或文学创作，它具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的规范性和特定的时效性。因此，写作时必须遵循以下基本原则：

一、准确规范是生命线

准确，是指文书内容必须真实反映客观情况，数据可靠，观点明确，不能有丝毫含糊或歧义。这要求行政人员在写作前做足调研，核实信息来源。规范，则体现在格式、称谓、用语、编号等各个方面都必须符合国家相关规定及本单位的内部标准。例如，公文的眉首、主体、版记各要素的排布，都有其固定范式，不可随意更改。

二、简洁明了是效率的体现

行政工作节奏快，文书读者往往时间有限。因此，行文务必简洁，开门见山，直奔主题，避免冗余的客套和不必要的修饰。要用最精炼的语言表达最核心的意思，让读者能够迅速抓住要点。同时，逻辑要清晰，层次要分明，使文书的脉络一目了然。

三、得体适用是沟通的保障

文书是沟通的工具，其语言风格、表达方式必须与行文目的、发送对象以及所处的语境相适应。向上级机关请示工作，语言应谦逊、严谨；对下级布置任务，应明确、肯定；平行机关之间商洽事宜，则应平和、礼貌。要根据不同文种的特点和要求，选用恰当的语气和措辞。

第二章：通用文书写作流程与技巧

任何一篇合格的行政文书，都不是一蹴而就的，而是需要经过一个严谨的写作过程。

一、准备阶段：胸有成竹再动笔

首先要明确写作意图和目的：为什么写？写给谁？要达到什么效果？其次，要收集和整理相关的材料与依据，确保文书内容言之有物，符合政策规定。在此基础上，构思文书的整体框架和主要内容，必要时可以列出简要的提纲，明确各部分的逻辑关系。

二、起草阶段：力求内容完整、表达清晰

按照拟定的提纲进行初稿撰写。要注意将核心观点置于显著位置，如标题、开头或段首。叙事要完整，要素齐全；说理要充分，论据可靠；说明要准确，界限分明。遣词造句要反复斟酌，避免使用口语化、模糊不清或易产生误解的词语。对于涉及政策、法规的条文，应准确引用原文或官方解释。

第三章：常用行政文书撰写规范

行政文书种类繁多，以下选取几种行政人员日常工作中接触最为频繁的文书类型，介绍其撰写要点。

一、通知

通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等的常用文种。其特点是广泛性、周知性和指令性（部分通知）。

撰写时，标题应明确事由和文种，如“关于召开XX会议的通知”。主送机关要准确。正文开头应简明扼要地说明发文原因和目的；主体部分要清晰列出通知的具体事项、要求、时间、地点、责任人等要素；结尾可根据需要使用“特此通知”等结束语。内容务必具体、明确，便于执行。

二、请示

请示是下级机关向上级机关请求指示、批准时使用的公文。其写作必须遵循“一文一事”的原则，即一份请示只能针对一个问题或事项。

标题应明确请示的核心内容，如“关于申请XX经费的请示”。主送机关一般为直接上级机关，且只能有一个主送机关。正文开头应陈述请示的背景、原因和依据，理由要充分；接着清晰提出具体的请示事项，即希望上级批准什么、指示什么；结尾通常使用“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”等规范用语。行文语气应谦逊、诚恳。

三、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的文种。与请示不同，报告是阅件，不需要上级机关批复。

报告的种类包括工作报告、情况报告、专题报告等。正文开头可简要说明报告的缘由或依据。主体部分是报告的核心，应如实反映情况，详细阐述工作进展、取得的成绩、存在的问题、经验教训以及下一步工作计划等。内容要具体，数据要翔实，分析要客观。结尾常用“特此报告”。

四、函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。其特点是灵活性和广泛性。

函的标题通常为“关于XX（事项）的函”。主送机关为与事项相关的不相隶属机关。正文开头说明发函的目的和原因；主体部分清晰表达商洽、询问、答复或请求批准的具体内容；结尾根据函的性质使用“请予支持为盼”、“特此函询”、“特此函复”等。函的语言应平和、礼貌、简洁。

下篇：档案管理实务

第四章：档案管理的基本原则

档案是机关、团体、企事业单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值、经过整理归档的各