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外贸企业合同管理规范模板

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本公司外贸合同（以下简称“合同”）的管理流程，明确各部门在合同管理中的职责，防范和控制合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国对外贸易法》及其他相关法律法规，并结合本公司实际情况，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于本公司与境外客户、供应商、服务商等签订的各类国际贸易合同，包括但不限于销售合同、采购合同、代理合同、服务合同、运输合同、保险合同等。公司各部门及员工在从事与外贸合同相关的活动时，均须遵守本规范。

第三条基本原则

合同管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及相关国际公约、惯例的规定。

（二）审慎性原则：合同签订前应进行充分的调查、评估和谈判，确保合同条款严谨、可行，风险可控。

（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低合同成本，提高履约效率。

（四）权责明确原则：明确各部门及相关人员在合同管理各环节中的职责与权限，确保责任落实到人。

（五）全程管理原则：对合同的起草、评审、签订、履行、变更、解除、归档等进行全过程跟踪与管理。

第二章合同的准备与评审

第四条客户与供应商管理

（一）业务部门在与新客户或供应商建立合作关系前，应协同风控部门（或指定人员）对其进行必要的背景调查，包括但不限于企业资质、商业信誉、经营状况、履约能力等。

（二）建立客户与供应商档案，动态更新其信用信息。对于重要或大额合同的合作方，应进行更深入的信用评估。

第五条合同前期准备与谈判

（一）业务部门根据市场需求、订单意向或采购计划，启动合同前期准备工作。明确合同标的、数量、质量、价格、交付方式、支付条件、违约责任等核心要素。

（二）对于复杂或重大合同，应组织相关部门进行集体谈判。谈判过程中应做好记录，重要事项应形成书面纪要。

（三）充分了解国际贸易术语（如INCOTERMS?规则）、国际结算方式、运输条款、保险条款等在外贸合同中的应用，并根据实际情况选择适宜的条款。

第六条合同文本的拟定

（一）合同文本应优先采用公司制定的标准合同范本。标准合同范本由法务部门（或指定法律顾问）会同业务部门制定和修订。

（三）合同文本一般应包括以下主要内容：当事人基本信息、鉴于条款、标的、数量与质量、价格与支付、交付与运输、保险、检验与验收、违约责任、不可抗力、争议解决方式、合同生效与终止、通知与送达等。

第七条合同评审

（一）所有外贸合同在正式签订前必须经过评审。评审流程根据合同金额、风险等级等因素设定，至少应包括业务部门、财务部门、法务部门（或指定审核人员）的评审。

（二）业务部门评审：主要审核合同商务条款的真实性、可行性、完整性，以及合作方的信用状况。

（三）财务部门评审：主要审核合同价款、支付方式、汇率风险、税务影响等财务相关条款的合规性与经济性。

（四）法务部门评审：主要审核合同条款的合法性、严谨性，风险点识别与防范措施，以及争议解决条款的有效性。

（五）评审过程中，相关部门应提出明确的评审意见。对评审意见不一致的，由业务部门牵头协调解决，必要时提交公司管理层决策。评审通过后，方可进入签订流程。

第三章合同的签订

第八条合同的审核与批准

（一）合同文本经评审通过后，业务部门应按照公司授权审批权限，报请相关负责人审批。审批人应对合同的整体风险和关键条款进行最终把关。

（二）未经评审和批准的合同，任何部门和个人不得擅自签订。

第九条合同的签署

（一）合同应在双方权利义务明确、所有条款达成一致，并经有权人批准后签署。

（二）签署人应为本公司法定代表人或其授权委托的代理人。授权委托代理人须持有有效的《授权委托书》。

（三）合同签署应使用公司正式印章（公章或合同专用章）。印章的使用应符合公司印章管理规定。

（四）提倡采用书面形式签订合同。对于采用电子签名的，应确保其符合《中华人民共和国电子签名法》及相关规定，保证其真实性、完整性和不可否认性。

（五）如合同有附件（如技术协议、质量标准等），应与主合同一并签署，并作为合同不可分割的组成部分。

第十条合同的生效

（一）合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效，法律法规另有规定或合同另有约定的除外。

（二）合同生效后，业务部门应及时将合同副本分送相关执行部门。

第四章合同的履行与监控

第十一条合同履行的跟踪与管理

（一）合同生效后，业务部门为合同履行的主要责任部门，负责全面跟踪合同履行情况，确保各方严格按照合同约定履行义务。

（二）建立合同履行台账，记录合同编号、名称、对方当事人、主要条款、履行进度、收付款情况、争议情况等信息，定期更新。

（三）对于合同履行中的重要节点（如备货