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员工离职流程与资料交接规范

一、引言

员工离职是组织人才流动的正常现象，规范的离职流程与完善的资料交接，不仅有助于保障公司业务的连续性与数据资产的安全，也能为离职员工提供清晰的指引，维护双方的合法权益，展现公司的专业素养与人文关怀。本规范旨在明确离职各环节的操作标准与责任，确保离职过程有序、高效、合规。

二、离职流程

（一）离职申请与沟通

1.书面申请：员工若有离职意向，应提前以书面形式（通常为《员工离职申请表》）向其直接上级提交离职申请，注明拟离职日期及简要离职原因。试用期员工及正式员工的提前通知期，应遵循国家相关劳动法律法规及公司劳动合同的约定。

2.初步沟通：直接上级在收到离职申请后，应尽快与员工进行正式沟通。沟通目的在于了解员工离职的真实原因，判断是否存在挽留的可能性与必要性，并向员工说明公司的离职流程及相关规定。

3.离职面谈：对于决定离职的员工，人力资源部可根据情况安排离职面谈。面谈重点在于收集员工对公司管理、企业文化、工作环境等方面的反馈与建议，为公司改进工作提供参考。面谈记录应予以必威体育官网网址。

（二）离职审批

1.逐级审批：《员工离职申请表》需经直接上级、部门负责人（如需）、相关职能部门（如涉及关键岗位或特殊项目）及人力资源部按公司规定的审批权限进行逐级审批。审批过程中，各级管理者应签署明确意见。

2.审批结果通知：离职申请获得最终批准后，由直接上级或人力资源部及时将审批结果通知离职员工，并与其协商确定最终的离职日期。此日期原则上不应早于员工提出申请的法定通知期。

（三）工作及资料交接

离职员工在确定的离职日期前，须完成所有工作及资料的交接。此环节由直接上级负责监督与协调，确保交接工作的质量与完整性。具体交接规范详见本文第三部分。

（四）离职手续办理

1.物品归还：离职员工须向行政或相关部门归还公司财物，包括但不限于办公设备（电脑、手机、U盘等）、办公用品、工牌、门禁卡、公司文件、涉密资料、借阅的图书资料等。相关部门应在《离职物品交接清单》上签字确认。

2.费用结算：结清与公司的各项往来费用，如借款、差旅费预支等。财务部门负责审核并出具结清证明。

3.社保公积金停缴：人力资源部根据员工离职日期，按规定办理社会保险及住房公积金的停缴手续。

4.离职证明开具：员工办妥所有离职手续后，人力资源部应为其开具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。

（五）薪资结算与档案转移

1.薪资结算：公司将按照国家法律法规及劳动合同约定，在规定的薪资发放日，结算并支付离职员工的应得薪资、未休年假工资（如适用）等。

2.人事档案：对于档案由公司保管的员工，人力资源部应在员工离职后，根据其要求或国家规定，协助办理档案转移手续。

3.社会保险与公积金转移：人力资源部应向员工提供社会保险及住房公积金的缴费凭证，以便员工办理后续的转移接续手续。

三、资料交接规范

资料交接是离职流程中至关重要的一环，直接关系到后续工作的顺利开展。所有交接均应遵循“当面交接、逐项核对、书面确认”的原则。

（一）交接原则

1.完整性原则：确保所有与工作相关的资料、信息、工具、权限等均得到全面、完整的交接，不得有遗漏或隐匿。

2.准确性原则：交接的资料内容必须真实、准确，数据无误，状态清晰。

3.及时性原则：在规定的离职日期前完成全部交接工作，避免因交接延迟影响工作。

4.安全性原则：对于涉密信息、核心数据的交接，须严格遵守公司必威体育官网网址规定，确保信息安全。

（二）交接内容与要求

1.工作文件资料

*纸质文件：包括各类报告、计划、方案、合同、协议、客户资料、会议纪要、技术文档、操作手册等。应整理成册，列出清单，注明文件名称、份数、存放位置等。

*电子文件：包括存储在电脑、服务器、云端等位置的各类文档、表格、图纸、邮件、项目资料等。应将其整理到指定文件夹，并确保接收人能够顺利访问。重要的邮件往来，应进行导出或告知接收人关键邮件线索。

*交接要求：逐项清点，双方在《工作文件资料交接清单》上签字确认。对于重要或敏感纸质文件，建议进行复印存档或扫描成电子档备份。

2.电子数据与系统权限

*电子数据：除上述电子文件外，还包括数据库信息、代码、设计稿、测试用例等。需确保数据的完整性和可用性，并告知数据存储路径及访问方式。

*系统权限：离职员工应配合IT部门或相关负责人，注销或移交其在公司各类业务系统、办公系统、项目管理工具中的账户及权限。

*交接要求：电子数据交接需有明确的清单和路径说明；系统权限变更需有记录，确保账户安全。

3.实物资产

除本流程第二部分第（四）条提及的公司财物外，还包括负责保管的项目样品、客户赠品、钥匙等。交接时需对照清单，检查物品状态，确认无误后签字。