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车间会议室管理制度

一、总则：为什么要定这份制度？

咱们车间的会议室，别看面积不大，可它是生产协调会、工艺讨论会、安全培训课的“主阵地”。我在车间干了十多年，见过因为会议室被临时占用导致紧急会议推迟的，见过投影仪故障影响培训效果的，也见过会后满地废纸没人收拾的。这些问题说小不小——耽误的是工作进度，凉的是大伙儿的心。所以咱们定这份制度，不是为了“管”谁，是为了让会议室真正成为“好用、够用、大家爱用”的公共空间。

本制度适用于车间内所有固定会议室（含1号小会议室、2号大会议室及临时改造的会议区域），覆盖车间全体员工、外聘协作人员及经审批的外部访客。核心目标就三个：第一，规范使用流程，避免资源争抢；第二，保障设施完好，延长使用年限；第三，营造舒适环境，提升会议效率。

二、谁来管？各角色的责任清单

要让会议室“转”得顺，得先把“谁该干啥”理清楚。就像机器运转需要齿轮配合，会议室管理也得靠行政组、车间主管、使用人三方联动。

2.1行政组：总管家

行政组是会议室的“大管家”，主要管三件事：

第一是资源统筹。所有会议室使用必须通过行政组登记（线上用车间OA系统，线下填《会议室使用申请表》），行政组每天早班会前会更新《当日会议室使用表》，贴在各会议室门口，避免“撞车”。我记得去年有回技术组和质检组同时占了2号会议室，最后差点吵起来，后来行政组加了“预约冲突提醒”功能，这种情况再也没发生过。

第二是设施维护。行政组每月组织一次“设备体检”——查投影仪清晰度、麦克风收音、空调制冷制热、座椅螺丝松紧，发现问题立刻联系维修组。上次发现1号会议室的白板笔没水了，行政组第二天就买了新的，还贴心地配了板擦清洁剂。

第三是监督考核。每月统计各班组的“规范使用得分”，比如是否按时归还钥匙、会后是否清理到位、设备有无人为损坏，得分和月度绩效挂钩，但咱们说清楚：扣钱不是目的，要是哪个班组连续三个月满分，行政组请大伙儿喝凉茶！

2.2车间主管：第一责任人

每个班组的主管是会议室使用的“第一责任人”。举个例子，要是你们组约了下午2点的会，主管得提前10分钟到现场检查——投影开没开、白板擦干净没、空调温度是不是26℃（车间规定的节能温度）。上次装配组的王主管就吃了亏：他们组用会议室做5S培训，结果投影线没插好，等参会的工人都到齐了才发现问题，王主管自己掏腰包给大伙儿买了冰棍赔不是。

另外，主管还要管“会议纪律”。咱们车间工人实在，有时候开着会就聊起昨晚的球赛了，这时候主管得敲敲桌子：“先把事儿说完，散会后再聊！”要是遇到外单位来交流，主管更得盯着——别让人家觉得咱们车间没规矩。

2.3使用人：直接责任人

咱们每个参会的员工都是“直接责任人”。最简单的，你坐的椅子会后得摆回线框里（地面画了黄线）；你用的马克笔，用完得盖紧笔帽（上次笔干了，气得质检组老张直跺脚）；你带的资料，散会得全带走（上周在沙发缝里翻出三张工艺图纸，可把技术组急坏了）。

还有个细节：手机得调静音。上个月安全科开事故分析会，有个小伙子手机响了，还是《最炫民族风》的铃声，全场人都扭头看他，后来他在例会上做了检讨——多尴尬啊！

三、怎么用？从预约到收尾的全流程指南

“怎么用会议室”听着简单，可门道不少。我把它拆成“预约-准备-开会-收尾”四步，咱们一步步说。

3.1第一步：提前预约，避免“抢地盘”

原则上，使用会议室得提前24小时预约（紧急会议提前2小时）。预约流程分三步：

填单：用车间OA系统选“会议室预约”模块，填清楚使用时间（精确到分钟）、参会人数、设备需求（比如是否需要投影、扩音）、会议主题（涉及必威体育官网网址内容要标“内部”）。

审批：班组长先审，主要看是否必要（比如5个人的会没必要用20人会议室）；再由行政组审，看时间是否冲突。

确认：审批通过后，系统会发提醒到申请人手机，同时生成“电子准入码”（参会人扫码才能开门）。要是临时取消，得提前2小时通知行政组，不然算“占坑”，下次预约优先级降一级。

上周有个新来的小李，没预约就直接带客户去了2号会议室，结果刚好和安全演练时间冲突，客户在走廊等了半小时，最后还是行政组协调了小会议室才解决。后来小李说：“这规矩看着麻烦，其实是帮咱们省事。”

3.2第二步：会前准备，细节见水平

提前15分钟到会议室准备，这是基本要求。要做的事儿分三类：

设备检查：先开投影，看看画面清不清楚；试麦克风，离20厘米说话能不能听清；开空调，调26℃（冬天20℃）；检查插座，别让笔记本电脑“断电罢工”。上次工艺组开会，投影仪灯泡烧了，好在他们提前15分钟到，及时换了1号会议室的备用机，没耽误事儿。

物料摆放：桌椅按会议类型摆——汇报会用“课桌式”，讨论会用“U型”，培训用“扇形”；纸笔放在座椅右手边（左撇子可以调整）；瓶装水标签朝外，杯口朝内（避免洒水）；如果是外单位会议，要准备