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建筑设计院项目档案管理办法

第一章总则

第一条为规范本院项目档案管理工作，确保项目档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥项目档案在企业经营、技术传承、工程建设及后续服务中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本院实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称项目档案，是指本院在承接各类建筑工程设计（含规划、勘察、咨询、监理等）项目过程中，从项目立项、招投标、合同签订、方案设计、初步设计、施工图设计、施工现场服务、竣工验收直至项目后评价等各个阶段形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括文字、图纸、图表、计算书、声像、电子数据等。

第三条项目档案管理是本院管理工作的重要组成部分，是衡量本院管理水平和设计质量的重要标志。全院各部门及全体员工均应遵守本办法，认真做好项目档案的形成、积累、整理、归档和利用工作。

第四条项目档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级负责：院级层面统一领导，明确管理部门，各生产部门、项目组分级落实管理责任。

（二）全过程管理：项目档案管理应贯穿于项目实施的全过程，与项目设计工作同步进行。

（三）真实性与完整性：归档的文件材料必须真实反映项目设计的实际过程和成果，保证齐全、完整。

（四）规范化与标准化：项目档案的收集、整理、编目、保管、利用等工作应符合相关规范和标准。

（五）安全必威体育官网网址：严格执行必威体育官网网址规定，确保项目档案的安全和信息必威体育官网网址。

第二章管理机构与职责

第五条本院综合管理部（或指定专门档案室，下同）是项目档案管理的职能部门，负责全院项目档案的统一管理、指导和监督。其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本院项目档案管理规章制度。

（二）负责全院项目档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。

（三）指导和督促各生产部门、项目组做好项目文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。

（四）组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。

（五）负责对各部门项目档案管理工作进行检查、考核与评比。

第六条各生产所（部）是项目档案形成和预归档的直接责任单位，应指定专人（可兼职）负责本部门项目档案的日常管理工作，其主要职责包括：

（一）督促本部门项目负责人和设计人员按规定及时收集、整理项目文件材料。

（二）负责本部门项目档案的预验收和向院综合管理部（档案室）移交工作。

（三）协助院综合管理部（档案室）开展档案业务培训和检查工作。

第七条项目负责人是项目档案工作的第一责任人，对本项目档案的完整性、准确性和及时性负全面责任，其主要职责包括：

（一）组织、指导本项目组人员在设计全过程中形成和积累各类文件材料。

（二）负责对本项目文件材料的收集、整理和预归档工作进行审核，确保其完整、准确、系统。

（三）在项目完成后规定时间内，组织完成项目档案的整理，并向本部门档案管理员办理移交手续。

第八条设计人员（包括各专业设计人、校核人、审核人）负责本岗位形成的文件材料的收集、整理、校对，并对其真实性、准确性和完整性负责，按规定及时向项目负责人移交。

第三章项目档案的形成与收集

第九条项目文件材料的形成应符合国家和行业有关工程技术规范、标准和本院质量管理体系要求，确保文件材料的规范性、有效性和可追溯性。

第十条项目文件材料的收集范围应全面覆盖项目各个阶段，主要包括但不限于：

（一）立项审批阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目申请报告及相关审批文件等。

（二）合同阶段：项目合同、补充协议、中标通知书等。

（三）勘察测绘阶段：勘察报告、测绘成果、地质灾害评估报告等。

（四）设计阶段：

1.方案设计：方案设计文件、评审意见及答复、相关批文等。

2.初步设计：初步设计文件、计算书、评审意见及答复、初步设计批复等。

3.施工图设计：施工图设计文件（含各专业图纸、说明）、计算书、施工图审查意见及答复、人防、消防等专项审查意见及回复等。

（五）施工服务阶段：设计交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、现场服务记录、技术核定单等。

（六）竣工验收阶段：竣工验收报告、业主反馈意见、项目总结等。

（七）其他：与项目相关的重要会议纪要、来往函件、获奖证书、专利证书等。

第十一条收集工作应及时进行，与设计工作同步。设计人员在完成阶段性工作后，应将形成的文件材料及时整理，交项目负责人汇总。

第十二条归档的文件材料应为原件（特殊情况可提交具有法律效力的复印件，并注明原件存放处），手续齐全，字迹清楚，图样清晰，签字盖章完备。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第四章项目档案的整理与编目

第十三条项目档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于查阅和利用。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、