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集团运营管理部2013年3月28日专业系统建设之——集团运营会议总结分享

Part1会议目的会议组织会议创新Part2Part3

第一部分：会议目的决策：解决分层决策及团队决策问题沟通协调：解决团队信息沟通与整体协调问题最终目的是提升运营效率，实现“快周转”2、会议目的：1、会议定义：会议是集众人之智慧、使个人思考力得以放大的机制，也是统一组织认识，使众人之力得以凝聚的机制。企业会议主要体现经营决策、业务讨论、行政管理、总结培训等工作过程。

3、会议成本：（1）时间成本：参会/组织/协调/服务（2）直接成本：场地/差旅/食宿/设备/文档（3）效率损失：与会人员离开工作岗位小贴士：时间成本=参会人数X（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议服务人员工作时间）

覆盖项目的全周期覆盖公司管理的其他方面运营会议体系运营决策会运营总结会项目立项会投资决策会项目启动会项目专项决策会阶段成果审查会项目周例会月度运营会季度运营会年度运营会项目后评估会非运营会议体系月度沟通会集团办公会公司部门周例会其他临时会议

集团2013年度经营工作会议会议目的会议周期分析当前的宏观政策，回顾2012年经营工作，制定经营策略，部署重点工作，明确公司后续经营战略及工作指导原则。要素内容参会人员会议议程新年第一个月；持续2天时间会议组织运营管理部集团高管、总部副总及以上人员、分公司管理层；专题培训；年度主题报告；总部各部门年度工作报告；分公司年度经营报告；集团高管总结发言。会后追踪会议纪要发送与会人员及相关部门；会议决议由运营管理部执行监督；会前准备1、集团总部各职能部门年度工作报告于会前三个工作日提交；2、各分公司年度经营报告于会前三个工作日提交。；

准备第二部分：会议组织一、会前二、会中三、会后关键词控制跟进工作量50%20%30%

1、目的：

（1）使工作人员明确分工，按时保质完成任务；

（2）使与会者明确开会时间、地点、会议议程等；一、会前准备2、内容：

（1）软件：会议准备会、人员分工、会议通知的发布、会议议程的确定等；

（2）硬件：会议场地布置、设备调试、会餐地点等；3、开始标志：会议召集部门召开第一次会议准备会。4、结束标志：按照会议流程，完成会议彩排工作。

人员分工：职责共担时，避免出现工作交叉混乱现象；个人需对所承工作的工作量需有正确的预估，避免出现前松后紧的现象。会前准备示例一：注意案例分析（1）甲与乙共同承担某一任务，具体由甲负责，乙协助，中途甲因为其他重要工作而将任务临时交与乙负责，但因为乙对任务情况的不熟悉及甲交接的不清楚而导致该任务的完成时间一拖再拖，最终影响了其他工作的正常进行。（2）甲承担某项工作，由于事前对工作量的严重估计不足，导致在完成任务的过程中，出现前松后紧的现象，最后加班加点才将工作完成。解决思路：在接到任务的同时，就应该准备好预备方案；解决思路：事先与有经验的同事进行交流，对工作量进行预估，宁可前紧后松的安排工作。

会议通知：注意会议预通知与正式通知的区别；注意案例分析预通知的格式

正式通知的格式会议目的：

（1）在预通知中，只需要说明时间、地点即可，目的是提醒领导预留时间；（2）预通知一般采用OUTLOOK中邮件的形式发送。（1）在正式通知中，需要说明5W:Why--会议目的When--会议时间Where--会议地点Who--参会人员What--会议议题1A：Attention--注意事项（2）正式通知一般采用OUTLOOK中会议的形式发送。会议预通知与正式通知的区别：预通知正式通知

与外部合作单位的沟通协调：与对方沟通的方式、方法；需要领导出面协调沟通的问题，主责人应该主动寻求领导的协助；注意案例分析（1）甲同事在与物业公司对接的过程中，对方的工作人员屡次拒绝配合工作，理由是他们的直属领导没有指派。导致出现很多次的重复的电话沟通及同事的工作效率降低等现象。解决思路：（1）工作时需要换位思考，站在别人的角度上思考，寻找解决问题的方法；（2）明确对接人，沟通过程中诱之以利，动之以情，晓之以理，让别人感觉到你的诚意。

会前准备小结：关键工作项：工作分解，人员分配；对外沟通、协调；各部门、分公司会议资料的收集

二、会中控制1、目的：

（1）保证会议按时召开、按时结束；

（2）保证与会人员达成统一意见，会议决议的快速执行；2、内容：

（1）报告时间的控制、会议议程控制；

（2）会议记录；3、开始标志：与会人员开始签到4、结束标志：主持人宣布会议