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XX
XXXX院标准
XX/B002-4-2021
文书档案建档规范
202104—20发布2021-06-01实施
XXXX院发布
刖百
本规范根据《归档文件整理规则》的有关规定削定，为《XX学院档案管理工作
标准》的组成部。
本规范为第一次制定。
本规范由XX学院办公厅提出并负责解释。
本规范由XX学院批准。
本规范起草部门：XX学院办公厅。
本规范主要起草人：XX
XXXX
文书档案建档规范
1总则
1.1为加强XX学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充发挥文书档
案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。
1.2本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的
归档范围和质量要求以及归档文件的类与整理、档案接收等。
2规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
D3JT22-2000(归档文件整理规则)。
DA/T1—2000(档案工作基本术语)
3术语
3.1立档单位(fondsconstitutingunit)
构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
3.2文书档案(administrativearchives)
指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。
3.3文件(record；document)
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的
信息记录。
3.4原件(originaldocument)
最初产生的区别于复制件的原始文件。
3.5复制件(copy；duplicateddocument)
与原件内容相同的复制品。
3.6文稿(draft；manuscriot)
文件起草过程中形成的历次稿件，可为草稿和定稿两种。
3.7文本(text；version)
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可为正本、副
本、试行本、修订本、各种文字文本等。
3.8手稿(manuscripts)
6文件材料归档范围和质量要求
6.1归档范围
6.1.1凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭
证作用的文件材料均应归档保存。
6.1.2院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、Bo
6.2不归档范围
xx学院文件材料不归档范围详见附录Co
6.3质量要求
6.3.1归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。
6.3.2归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件
应予复制，并与原件一并归档。
6.3.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
6.3.4未翻译的文件，应译出中文标题，附简短的内容提要。
7归档文件的分类与整理
7.1归档文件的分类
xx学院归档文件一般采用年度一问题机（构）一保管期限的方
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