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文书管理规则

□总则

第一条目的

为使文书管理制度化，以进文书处理之品质及效率，特订定本规则

第二条范围

本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司含（事业

部、业务执行部

门）与外界来往的文书包（括电报）及关系企业含（公司内）各部门间来

往文书包（含签呈），自收发（）文至归档全部过程之办理与控制

□承办部门

第三条总收发部门

总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，

各公司工（厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理总收发部门负

责文书之收受及发送

第四条管理部门

一（）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往

的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、

资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最

高主管部门为管理部门

二（）各公司工（厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地

之经理室或管理处或（总务部门）为管理部

三（）关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室

以上部门为管理部门

（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登

记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理

者，管理部门不得受理

第五条主办及会办部门

一（）文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如

有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门

二（）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门

□行文

第六条行文类别

一（）函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关

系企业各公司间及公司内各部门间行文使用

二（）公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用

三（）便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使

用

（四）签呈：下级对上级有所请示或报告时使用

五（）电报：业务处理须以电报行文时使用

六（）表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依

实际需要印为固定格式使用

七（）其他：

1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门

诉讼审议委员会规定程序实施

2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文

第七条行文名义、署名及印信借用

一（）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：

1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：

属政策性或影响公司重大权益的行文

2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：

对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府

及其所属一级机构等之行文

3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章

①对省政府、市政府所属二级机构等的行文

②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文

③对税务、金融机关的行文

④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文但（本款第六项另

有规定者从其规定）

4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章

对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文

营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对

客户、厂商之行文。

5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。

营业、资材、工务等部门于类规章规定的核决权限或授权范围内对

客户、厂商的行文。

第八条行文的判行权限

一（）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。

二（）以总经理署名行文者，除总管理处部室、中心代表公司对外

行文得由经理主（任）判行者外，应送公司总经理室转呈总经理判

行。

三（）以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。

（四）以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。

五（）以部门名义行文者，应由部门主管判行。

六（）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。

七（）因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公

司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经