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公务出差费用报销标准流程

一、出差前：申请与审批是前提

任何公务出差行为，均应遵循“事前申请、分级审批”的原则，这是确保出差必要性、控制差旅成本的第一道关口。

1.填写《出差审批单》：出差人员需提前填写制式的《出差审批单》，清晰注明出差事由、出差地点（精确到城市）、出差时间（起止日期）、拟乘坐的交通工具（如飞机、火车、汽车等）、出差人数、随行人员（如有）以及预计的各项费用（如交通费、住宿费、伙食补助费等）。此单是后续报销的重要依据之一，务必信息准确、完整。

2.明确审批权限：根据企业内部管理规定及出差人员的职级、出差事由的重要性、预计费用金额等因素，《出差审批单》需按规定层级报请相关负责人审批。通常，普通员工出差由部门负责人审批，部门负责人出差或涉及重大项目、高额费用的出差，需报请更高级别领导审批。未经批准的出差，其费用原则上不予报销。

3.预算意识：在申请阶段，出差人员应结合目的地、行程安排及单位差旅标准，对费用做出合理预估，培养预算意识。审批人在审批时，也会对预算的合理性进行考量。

二、出差期间：规范行为与凭证收集

出差期间的行为规范与原始凭证的完整获取，直接影响后续报销的顺利与否。

1.费用发生的合规性：出差人员应严格按照审批的行程和预算执行，本着节约高效的原则选择交通工具和住宿。各项费用的发生必须与公务出差直接相关，严禁虚报冒领。

2.交通费用标准：

*交通工具选择：根据出差人员级别、出差距离及任务紧急程度，选择合适的交通工具。一般而言，长途可选择飞机经济舱、火车硬卧/软卧/高铁二等座等；短途可选择汽车、火车硬座等。超标准乘坐交通工具需事前获得更高级别领导批准，否则超额部分需个人承担或按标准报销。

*票据获取：乘坐飞机需索取电子客票行程单及登机牌（部分单位要求）；乘坐火车、汽车需索取正规发票或车票。通过网络平台购票的，需同时保留订单信息截图作为辅助凭证。

3.住宿费用标准：

*住宿选择：应选择安全、经济、便捷的酒店住宿，优先考虑协议酒店（如有）以获取更优惠价格。住宿费标准通常按出差目的地（如一线城市、二线城市、其他地区）及出差人员级别设定上限。

*票据要求：住宿费发票必须是合规的增值税发票（或普通发票，视单位财务要求），发票抬头应为单位全称。同时，需保留住宿水单，水单应显示入住日期、退房日期、房间类型、单价、总价等信息，以佐证住宿的真实性和费用的合理性。

4.伙食补助费与市内交通费：

*伙食补助费：一般按出差自然天数计算，按规定标准包干使用，无需提供发票。部分单位可能要求在特定情况下提供餐饮发票，需提前了解。

*市内交通费：指在出差目的地城市内的交通费用。可选择按标准包干补助，或凭合规发票实报实销（需符合单位规定的标准和范围，如出租车票、地铁票、公交票等）。若单位提供了公务用车或统一安排了市内交通，则不再享受市内交通补助。

5.其他费用：如确因公务需要发生的业务招待费、会议注册费等，需提前请示并获得批准，事后凭合规票据报销，并在票据上注明事由、参与人员等信息。

6.特殊情况处理：如遇行程变更、突发事件导致费用超支或产生额外费用，需及时向单位领导汇报并说明情况，事后提供相关证明材料，按单位规定流程处理。

7.原始凭证的保管：出差期间，务必妥善保管所有与差旅相关的原始凭证（发票、车票、行程单、水单等），确保票据的完整性、清晰性和合法性。避免票据遗失、污损，以免影响报销。

三、出差结束后：及时整理与规范报销

出差结束后，应尽快整理报销单据，按照规定流程提交报销申请。

1.及时整理报销单据：出差人员应在出差结束后规定期限内（通常为返回后一周或半个月内），整理所有出差费用的原始凭证。

2.填写《费用报销单》：根据单位提供的《费用报销单》格式，逐项、准确、清晰地填写。内容包括：报销部门、报销日期、报销人、出差事由、出差起止日期、出差地点、附件张数等。

3.粘贴原始凭证：将整理好的原始凭证（按费用类别或时间顺序）整齐粘贴在《费用报销单》后或粘贴单上，注意不要遮盖票据关键信息（如发票代码、号码、金额、开票日期、开票单位章等）。粘贴应平整、牢固，便于翻阅和审核。

4.附件材料准备：除原始票据外，还需附上经审批的《出差审批单》复印件。如有特殊情况说明、费用超支审批单等，也一并附上。

5.逐级审核与审批：

*部门负责人审核：报销人将填写完整、附件齐全的《费用报销单》及相关凭证提交给部门负责人。部门负责人对出差的真实性、费用发生的合理性及票据的完整性进行初步审核。

*财务部门审核：经部门负责人审核通过后，报销单据提交至财务部门。财务人员将对以下内容进行专业审核：

*合规性：费用标准是否符合单位规定，是否有超标准、超范围的费用；票据