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公司文件档案管理标准模板

前言

文件档案是企业运营的重要资产，规范化的档案管理能够保障信息的安全、完整与高效利用，同时为决策提供数据支撑。本模板旨在统一公司文件档案的管理标准，明确全流程操作规范，保证档案管理的系统性、规范性和可追溯性，适用于公司各部门及各类文件档案的管理工作。

一、适用范围与核心应用场景

本模板适用于公司内部各类文件档案的管理，涵盖行政、人力资源、财务、业务、法务等各部门形成的具有保存价值的纸质及电子文件。具体应用场景包括：

制度文件管理：公司章程、管理制度、流程规范等文件的归档与调用；

合同协议管理：业务合同、合作协议、必威体育官网网址协议等法律文书的全生命周期管理；

项目资料管理：立项文件、项目计划、验收报告、成果交付物等项目过程资料的存档；

人事档案管理：员工入职资料、劳动合同、绩效考核、培训记录等人事信息的整理与保管；

财务票据管理：发票、报销单、财务报表、审计报告等财务凭证与文档的归集；

会议与活动管理：会议纪要、活动方案、总结报告等过程性文件的留存。

二、文件档案管理全流程操作步骤

（一）文件分类与编码规则制定

明确分类维度

根据部门职能、文件性质及使用频率，将档案分为一级类目和二级类目。例如：

一级类目：行政类（XZ）、人力资源类（RL）、财务类（CW）、业务类（YW）、法务类（FW）；

二级类目：在一级类目下细分，如行政类下分为制度文件（XZ-01）、会议文件（XZ-02）、证照文件（XZ-03）等。

制定编码规则

采用“部门代码-年份-流水号”的编码格式，保证每份档案唯一可识别。示例：

行政部2023年制度文件第1份：XZ-2023-001；

人力资源部2024年员工劳动合同第15份：RL-2024-015。

（二）文件收集与初步整理

文件收集责任划分

各部门指定专人（档案专员）负责本部门文件收集，保证文件形成后3个工作日内完成初步整理；

跨部门协作形成的文件，由牵头部门负责收集，协办部门配合提供相关材料。

初步整理要求

清理重复、无效文件（如草稿、临时通知等无长期保存价值的文件）；

对纸质文件进行排序、装订（左侧装订，避免遮挡文字），检查完整性（如签字、盖章是否齐全）；

对电子文件进行格式统一（优先采用PDF、Word、Excel等通用格式），命名规范与编码规则一致。

（三）档案系统录入与归档移交

档案系统录入

登录公司档案管理系统，填写《文件归档登记表》（见表2），录入文件基本信息（名称、编码、形成部门、日期、页数、存放位置等）；

电子文件（若为纸质档案，需同步扫描电子版，扫描分辨率不低于300DPI，保证清晰可读）；

录入完成后提交审核，由部门负责人及档案管理员双重确认信息准确性。

归档移交

纸质档案：按编码顺序装入档案盒，盒外标注“部门代码-年份-起止编码”（如“XZ-2023001-020”），移交至档案室，双方签字确认《档案移交清单》；

电子档案：通过公司加密文件传输系统提交至档案数据库，档案管理员需核对文件完整性，保证与登记信息一致。

（四）档案保管与维护

存放环境管理

纸质档案：存放在专用档案柜中，库房保持干燥（湿度40%-60%）、通风（温度14-24℃），配备防火、防虫、防潮设备，定期检查（每季度1次）；

电子档案：存储于公司专用服务器，定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放（如总部与分公司互备），防止数据丢失。

档案状态更新

若档案内容变更（如制度修订、合同续签），需及时更新编码（如原编码“XZ-2023-001”修订后为“XZ-2023-001（修订1）”），并在系统中备注变更原因及日期；

对已超保管期限的档案，需启动鉴定流程（详见第六章），不得擅自处理。

（五）档案借阅与利用

借阅申请流程

借阅人填写《文件借阅申请表》（见表3），说明借阅事由、所需档案名称及编号、借阅期限（一般不超过5个工作日）；

部门负责人审核借阅必要性，涉密档案需经分管副总审批；

审批通过后，档案管理员核对借阅人权限，办理借阅登记（纸质档案签字领取，电子档案开通临时查看权限）。

借阅期间管理

纸质档案：借阅期间不得涂改、抽取、撤换、勾画，不得带出指定区域（如档案室），确需外带的需经分管副总批准并签署《档案外借责任书》；

电子档案：仅可在公司内部终端查看，禁止、转发，借阅权限到期自动失效。

归还与核销

借阅期满后，借阅人需及时归还档案，档案管理员检查档案完整性（如是否有损坏、缺页），确认无误后核销借阅记录；

若档案损坏或丢失，借阅人需承担相应责任（按公司《档案管理规定》赔偿）。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定流程

每年12月，由档案管理员牵头，联合法务专员、部门负责人组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估；

区分“继续保存”（如具有历史参考价值的合同）、“销毁”（如已过保存期的临时通知）两类，填